Las habilidades tecnológicas que todo empleado debe tener hoy en día

En el mundo laboral actual, ya no basta con saber lo básico de Word y Excel. Una explosión de tecnologías analíticas, organizativas y de comunicación está transformando todos los aspectos del trabajo de oficina. Ya sea en ventas, marketing, gestión de proyectos, diseño u otros muchos campos, los empresarios esperan de ellos que manipulen y analicen datos y los integren en presentaciones ingeniosas. Y como el trabajo a distancia se ha convertido en la norma, también hay que conocer las funciones avanzadas de la colaboración en línea.

"No hay debate sobre si la tecnología es solo un facilitador o no, realmente es una fuente de disrupciones, de cambios, de valor, dentro de las organizaciones", afirma el decano de la Columbia Business School, Costis Maglaras. "Y como resultado, tiene que haber unos conocimientos básicos que la gente debe llevar consigo, aunque no vayan a dedicarse a la tecnología como tal".

¿Cuáles son las habilidades tecnológicas que necesitan los empleados de hoy en día?

La Digital Worker Survey (encuesta a los trabajadores digitales) de 2022 de la empresa de investigación y asesoramiento tecnológico Gartner reveló que el trabajador de oficina medio utiliza 11 aplicaciones en el trabajo, y el 17% utiliza 16 o más.

Algunas de estas habilidades pueden aprenderse en el trabajo, pero muchos empleadores esperan que los trabajadores ya tengan esas competencias al incorporarse, a menudo con aplicaciones específicas de gran renombre, según Julia Pollak, economista jefe del mercado de empleo en línea ZipRecruiter.

Entonces, ¿cuáles son las habilidades tecnológicas que necesitan los empleados de hoy en día y qué aplicaciones deben conocer para hacer su trabajo? Hemos preguntado a empresarios, agencias de empleo, consultores, educadores y otros profesionales para averiguarlo.

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Interpretar datos

Las empresas generan cada vez más datos sobre ventas, productividad y otros aspectos del negocio, y esperan que los trabajadores estén al día con los programas informáticos que dan sentido a todas esas cifras.

Según Joe Mariano, analista de Gartner, Power BI, de Microsoft Corp., y Tableau, propiedad de Salesforce, se han convertido en los principales programas de visualización de datos. El curso Power BI Essential Training, por ejemplo, fue el decimotercero más popular en LinkedIn Learning en 2022.

Con apuntar y hacer clic, y algunas sugerencias de inteligencias artificiales automatizadas, los trabajadores pueden combinar múltiples fuentes de datos —como hojas de cálculo, bases de datos o software de gestión de relaciones con los clientes— y convertirlas en tablas y otros gráficos. Los directivos pueden ver cómo se desglosan las ventas por región, mes, año o vendedor. Los urbanistas pueden construir mapas que muestren el flujo de personas por una ciudad a lo largo del día.

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Pero sigue siendo fundamental estar familiarizado con el software tradicional, como Microsoft Excel y Google Sheets, de Alphabet Inc. Además de las tareas habituales, Pollak, de ZipRecruiter, opina que los trabajadores necesitan conocer funciones avanzadas como las tablas dinámicas que permiten a las hojas de cálculo tradicionales hacer algunas de las cosas que hacen Power BI o Tableau, como producir automáticamente informes o gráficos comparando subconjuntos de datos extraídos de hojas de cálculo.

De hecho, el segundo curso más popular de LinkedIn Learning trataba sobre Excel, y este programa ocupa seis de los diez primeros puestos entre los cursos de ofimática que se imparten en la plataforma de aprendizaje en línea Udemy. Los programas de hojas de cálculo, ya sean de Microsoft o de Google, estuvieron entre las principales habilidades que los miembros de LinkedIn añadieron a sus perfiles el año pasado, según Fisher.

Crear presentaciones atractivas

Junto con Excel u hojas de cálculo, es esencial que los trabajadores conozcan otros programas ofimáticos tradicionales: Word o Google Docs, por ejemplo, y PowerPoint o Google Slides, dice Art Markman, vicerrector de formación continua y profesional de la Universidad de Texas en Austin. Pero, de nuevo, los empleadores no solo quieren que la gente sepa lo básico de cómo configurar un documento o una presentación de diapositivas, sino que esperan que los trabajadores conozcan las características avanzadas de los programas.

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"La gente tiene ahora mayores expectativas cuando recibe un documento o una presentación", dice Pollak. "Quieren que cuente una historia convincente. Quieren que tenga un aspecto profesional". En una presentación, eso puede significar añadir animaciones para ilustrar una idea, en lugar de imágenes estáticas. En el tratamiento de textos, los empleadores pueden querer formatos avanzados como enlaces entre secciones de documentos, pone como ejemplo Pollak, así como familiaridad con funciones de colaboración como compartir y comentar.

Una de las cosas más importantes que sabía que tenía que reforzar era mi capacidad de presentación", cuenta Melissa Barron, graduada en Administración de Empresas en 2022 por la Universidad de Texas en Austin, que trabaja en el departamento de estrategia del gigante de la alimentación H-E-B. "Y para eso hay que elaborar muchas presentaciones sofisticadas, como por ejemplo, una presentación de la empresa". Eso implica crear muchas presentaciones sofisticadas en Microsoft PowerPoint, con funciones avanzadas como vídeos y colores personalizados. A veces recurre al programa de diseño gráfico online Canva para crear gráficos.

Dominar las herramientas de comunicación

Las herramientas para organizar reuniones a distancia —como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Slack, de Salesforce Inc.— han despegado desde la pandemia. Pero muchos trabajadores solo conocen los rudimentos de estos programas.

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"En el caso concreto de Microsoft Teams, la gente utiliza el chat y las reuniones sin problemas", afirma Mariano. "Lo que no están haciendo es utilizar los servicios más avanzados", como los canales para discutir temas o proyectos específicos dentro de un equipo. Afirma que los empleados también deben saber cómo vincular otras apps a estos programas de reuniones para poder compartir archivos y gestionar proyectos.

Además, los empresarios quieren que los empleados conozcan las funciones avanzadas de una de las aplicaciones de comunicación más venerables: el correo electrónico. La gestión del correo —como la elaboración de listas, el envío de correos masivos y la redacción de líneas de asunto eficaces— es otra de las habilidades más destacadas en los perfiles de LinkedIn. La comunicación es la habilidad más destacada en el índice de habilidades de ZipRecruiter, con Microsoft Outlook en el 20º puesto.

Gestionar proyectos

Los programas de organización y planificación facilitan la coordinación del trabajo gracias a funciones como la gestión de tareas, el control del tiempo y el uso compartido de archivos.

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Por ejemplo, una empresa de marketing puede automatizar los flujos de trabajo para que, cuando una persona complete una tarea, se avise automáticamente a la siguiente. Estos programas enlazan con otras aplicaciones y servicios, como Google Drive, para que los trabajadores puedan acceder a los documentos pertinentes directamente desde el software de gestión. Y pueden hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea para evaluar la productividad o determinar la facturación a los clientes.

Melissa Barron, por ejemplo, utiliza el software de gestión de proyectos Asana. El conocimiento del programa fue una de las habilidades tecnológicas más frecuentemente añadidas a los perfiles de LinkedIn en 2022. El software de planificación Trello, propiedad de Atlassian, también estaba en la lista. Otras aplicaciones destacadas, según Mariano, son ClickUp y Smartsheet. La gestión de proyectos es la quinta certificación tecnológica más popular, según Credly, un servicio de Pearson PLC que los proveedores de educación en línea utilizan para gestionar sus programas de credenciales digitales.

Automatizar las tareas

Por muy potente que sea cualquier software, su uso sigue requiriendo que alguien mueva el ratón y haga clic, a menudo usando los mismos botones e iconos una y otra vez. La automatización de procesos monótonos permite crear pequeños guiones, llamados robots, que se encargan de realizar tareas informáticas repetitivas. Por ejemplo, se puede programar un robot para que reproduzca los pasos que normalmente darían los humanos para enviar documentos o leer formularios e introducir la información en una base de datos.

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"La eficiencia es la clave", afirma Mike Steinitz, director ejecutivo de la consultora Robert Half. "¿Qué tenemos que hacer para ser más eficientes? Eso implica automatizar muchos procesos diferentes".

Los conocimientos necesarios para crear robots no son necesariamente complejos. Muchos utilizan un método denominado "no code" (sin código): basta con apuntar y hacer clic para seleccionar fuentes de datos, aplicaciones y tipos de acciones que vincular. La herramienta Power Automate de Microsoft, que no necesita código, fue el curso de ofimática que más creció en Udemy en 2022.

Programar un poco

Aún así, según el profesor de la Columbia Business School Ciamac Moallemi, a veces es útil que los empleados aprendan algo de programación. Explica, por ejemplo, que aunque Excel admite muchos tipos de análisis, a cierto nivel de complejidad, o cuando la cantidad de datos es demasiado grande, es más fácil hacer los cálculos en un lenguaje de programación como Python.

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Además, los trabajadores no tienen por qué ser expertos programadores, ya que pueden descargarse módulos de código abierto llamados paquetes, diseñados para realizar los análisis que necesitan. Python es el noveno curso más popular de LinkedIn Learning, según cuenta Fisher, y la Columbia Business School sostiene que más de la mitad de sus estudiantes utilizan Python en sus clases.

El Dr. Moallemi también recomienda SQL, un lenguaje para consultar bases de datos, que ocupa el puesto 15 en LinkedIn Learning. Con SQL, por ejemplo, puedes recuperar un subconjunto de datos que desees, como el número de clientes de determinadas edades que compran determinados productos en determinadas regiones.

Aprender a programar tiene otra ventaja, según el Dr. Maglaras: mejora la colaboración. Los conocimientos básicos de programación ayudan a los empresarios a trabajar con los programadores, científicos de datos y diseñadores de experiencia de usuario de sus equipos.

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Delegar trabajo a la IA

Con la explosión de herramientas como ChatGPT para generar texto y código, y Stable Diffusion y Midjourney para crear imágenes, cierto nivel experiencia con inteligencias artificiales está al alcance de todos.

Por ejemplo, Microsoft acaba de anunciar un servicio llamado Copilot que incorpora modelos de IA, incluido el GPT-4 de OpenAI —la tecnología subyacente a ChatGPT— en todas sus aplicaciones para el lugar de trabajo. Word y Outlook, por ejemplo, podrán generar texto automáticamente, basándose en la información de otros documentos. PowerPoint podría crear presentaciones basándose en las instrucciones en lenguaje natural de un usuario y en el material de otros documentos. Por su parte, Slack, de Salesforce, utilizará la tecnología de OpenAI para resumir conversaciones y ayudar a redactar mensajes.

Desde que se presentó ChatGPT el 30 de noviembre, los instructores de Udemy han lanzado más de 300 cursos sobre la herramienta, incluido su uso para resumir documentos y depurar código.

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Según Allie K. Miller, inversora y asesora en IA que dirigió negocios de IA en IBM y Amazon Web Services, la mayoría de la gente debería aprender principios de alto nivel de IA en una clase como AI for Everyone, del cofundador de Coursera Andrew Ng, y probar cualquier herramienta nueva que prometa ahorrar trabajo.

"Piensa en cosas que haces a menudo y aplica la IA a esa tarea para ver si puedes encontrar un 80% de aumento de la eficiencia en algo en lo que no quieres ser un experto", dice. "Por ejemplo, no quiero ser un experto redactor de correos electrónicos".

*Contenido con licencia de The Wall Street Journal