Los mejores trucos y funciones secretas para convertirte en el rey de Slack en tu trabajo

Sin duda alguna es la plataforma de moda entre las pequeñas startups y las grandes compañías tecnológicas. En los últimos tiempos, Slack se ha convertido en la herramienta colaborativa a través de la cual se comunican los equipos de las empresas, tanto entre los integrantes de los propios departamentos como con los compañeros de otras divisiones. Tanto es así, que son muchas las firmas del mundo de la tecnología que ya valoran si los candidatos que aspiran a ocupar un puesto de trabajo en sus plantillas saben o no manejar esta herramienta. Pero, ¿realmente saben sacarle todo el partido posible a Slack? ¿Qué nos puede permitir esta plataforma de comunicación que aún no sabemos?

Repasamos algunas funciones y trucos que suelen pasar desapercibidos para los usuarios y corporaciones que han incorporado este programa a su día a día, y que resultan sumamente útiles tanto para aquellos momentos en los que no queremos distracciones como para realizar búsquedas de mensajes de forma más eficiente.

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Activar el modo ‘No molestar’

Durante la jornada laboral, como bien sabemos, hay momentos en los que necesitamos estar sumamente enfocados en una tarea concreta y es mejor no tener ningún tipo de distracción. Y sin embargo, si algún compañero necesita algo de nosotros, ya sea hacernos una consulta o pedirnos que le enviemos un documento, el chat de Slack nos avisará de que alguien nos requiere.

Para conseguir estar totalmente focalizados en la actividad que estamos realizando, podemos silenciar esta herramienta durante un tiempo. Al lado del nombre del canal en el que estemos, encontraremos una campana donde clicar y determinar durante cuánto tiempo queremos evitar las notificaciones, ya sean 20 minutos o 4 horas.

No obstante, si estamos esperando algún mensaje al que debemos prestar mucha atención, siempre podemos activar la opción que permite que las notificaciones solamente se activen cuando los mensajes incluyan determinadas palabras clave. Si por ejemplo estás esperando la indicación de tu jefe para que vayas a su despacho para tener una reunión, puedes ir a preferencias y en notificación encontrarás la opción ‘Keywords’ donde podrás poner una palabra como “despacho” o “reunión”, o incluso frases enteras para que la aplicación te avise solamente si el mensaje lo incluye.

Guarda los mensajes más relevantes

Todos aquellos que ya usen Slack sabrán que una de las peculiaridades más destacadas de esta plataforma en su versión gratuita, es que tan solo se pueden buscar y visualizar los 10.000 mensajes más recientes del espacio de trabajo. Esto implica que si algún mensaje es sumamente relevante para uno de los grupos en los que estamos, tendremos que actuar para que no se pierda.

Una de las opciones que ofrece esta plataforma es mandarnos esos mensajes a nosotros mismos para que podamos tenerlos a mano por si más adelante tenemos que recurrir a ellos. Otra posibilidad es establecer una chincheta, para que todos los miembros del grupo tengan acceso a ese texto, independientemente de cuántos mensajes se hayan acumulado más tarde o del tiempo que haya transcurrido.

En este sentido, muchos no saben que dentro de Slack se pueden buscar aquellos mensajes que incluyan términos muy concretos. Se trata de una funcionalidad que puede resultar sumamente útil si hemos perdido de vista algún comentario importante de nuestros compañeros o un enlace que pasaron y que llegado el momento necesitamos. Para ello, solamente tendremos que hacer, al igual que en navegador Chrome, pulsar Ctrl + F en los ordenadores con sistema operativo Windows, y en los de Apple pulsando Command + F. Así aparecerá la caja de búsqueda donde escribir el término que estamos buscando.

De la misma forma, para evitar que un descuido nos acabe pasando factura, una de las herramientas que podemos utilizar dentro de Slack es la que nos permite marcar ciertos mensajes como no leídos. Así, aparecerá en los canales que se encuentran en la barra de la izquierda, y sabremos que tenemos asuntos pendientes que consultar. Para ello, si quieres marcar la línea exacta en la que te quedaste leyendo los mensajes de un determinado canal tienes que clicar sobre ella mientras mantienes pulsada la tecla Alt de tu teclado. Una vez que lo hayas hecho, verás como aparece una línea roja que te indica exactamente donde te quedaste leyendo.

Saca el máximo partido al Slackbot

Una de las grandes ventajas que presenta Slack respecto a otras herramientas colaborativas y de comunicación dentro de las compañías, es que incorpora su propio bot, que no es otra cosa que un chat que mantenemos con nosotros mismos. Como ya hemos comentado, esto nos sirve para guardar mensajes que puedan tener mucha importancia para nosotros, pero igual nos puede servir para programar ciertos recordatorios de mensajes que debemos mandar a otros usuarios, a ciertos canales o realizar ciertas tareas.

Para ello, solamente tendremos que mandarle un mensaje que ponga “/recordar” (siempre que tengamos Slack configurado en castellano), seguido de aquello que tenemos que hacer. Por ejemplo: “/recordar a @InmaPerez mandar el informe de datos”. Muy fácil y sencillo.

Utilizar Google Drive en Slack

Esta es una de las opciones más atractivas que ofrece esta herramienta y resulta sumamente útil, puesto que el entorno de trabajo de Google es cada vez más usado por los usuarios individuales y por las compañías. Debes saber que existe la posibilidad de acceder a los documentos que tengamos almacenados en la nube de Google Drive, crear nuevos, compartir los ya existentes e incluso realizar cambios en los mismos, directamente desde el espacio de trabajo de Slack.

Para ello, tendremos que acceder al Directorio de Aplicaciones de nuestra cuenta de Slack y conectar Google Drive con esta plataforma, para que así tengamos la opción, entre otras muchas, de pulsar el botón + que aparece al lado de la caja de texto, y podamos crear directamente un nuevo documento de Drive en el que poder trabajar con el resto de usuarios del canal.

Avisa al resto de los usuarios del grupo

Para trabajar en equipo Slack es una herramienta sumamente útil puesto que permite que, sin necesidad de avisar a todo el mundo, que el aviso de un mensaje nuevo llegue a todos los usuarios que estén presentes en un canal. Si bien en otras plataformas es necesario mencionar a cada uno de los implicados, en este caso solamente bastará con utilizar una serie de comandos para que todos sepan que hay una nueva notificación.

Para ello tenemos que utilizar, antes del mensaje, @canal para notificárselo a todas las personas del canal, estén o no conectadas; @aquí para que el aviso llegue a los usuarios conectados en ese momento; y @todos para que el mensaje se haga extensible a todos los usuarios presentes en un mismo espacio de trabajo, por lo que debe de escribirse en el canal #general que siempre se crea.

También, para hacer partícipes a todos los miembros de un canal, otra de las posibilidades que ofrece Slack es realizar votaciones. Además, de una forma totalmente sencilla. Para ello, solamente tendremos que escribir “/poll” y nos saldrán las distintas opciones para configurar esa encuesta entre las personas presentes en ese grupo.

Como puedes ver, innumerables herramientas que han hecho que, por méritos propios, Slack se haya convertido en una plataforma fundamental para garantizar una correcta comunicación en los entornos de trabajo en equipo. Solamente tendrás que prestar atención a estas y otras muchas disponibles, para convertirte en el auténtico experto en Slack de tu oficina.