Las reuniones de trabajo cuestan (mucho) dinero: consejos para hacerlas productivas

'Invitación a Zoom a las 13:30. Reunión'. Seguro que ha recibido hace poco un mensaje como este, dirigiéndole a un link, llamada o para citarle a un encuentro, pero siempre para una reunión de trabajo.

Cada vez las empresas hacen más reuniones de trabajo y duran más tiempo. De hecho, muchísimo más: se registra una subida del 252% en el tiempo dedicado a reuniones; y el número de reuniones semanales ascendió un 153%, según el estudio Work Trend Index de 2023 elaborado por Microsoft. Grandes empresarios piensan que tanta reunión resulta absurda y poco productiva. Y no solo eso, estos encuentros cuestan más dinero del que cree a la compañía.

Aunque no se pare a pensarlo, las reuniones no son gratis. En Canadá, el gigante del comercio electrónico Shopify ha puesto cifras a este gasto. De acuerdo con los cálculos de la compañía, una reunión estándar de 30 minutos con tres empleados puede costar entre 700 y 1.600 dólares (entre 645 y 1.475 euros).

Ante este coste, según informa Bloomberg, decidió eliminar 12.000 reuniones en un año, o lo que es lo mismo, 322.000 minutos de reuniones. De este modo, Shopify implantó una calculadora a través de Google Calendar, y el resultado fue que, por cada uno, la empresa se gasta de media cerca de 2.000 dólares (1.840 euros) en las reuniones con un ejecutivo. ¿El objetivo? Que los empleados fuesen conscientes del alto precio de estos encuentros.

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No es el único que pone cifras al gasto por reuniones. Un estudio de la consultora laboral Otter.ai advierte que las grandes multinacionales malgastan 100 millones de dólares (unos 92 millones de euros) al año en reuniones innecesarias. Ángela Martínez-Mora, de la consultora Melt Group, apunta que, en estas juntas laborales, hay coste en las infraestructuras tecnológicas, desplazamientos y materiales, además del precio/hora.

"El coste/hora en función del cargo se dispara, no solo el salarial. Pero, ya no es solo el coste económico, el coste de oportunidad genera frustración a los equipos. Hay que meter en las reuniones a las personas con valor añadido. Te meto a ti que me cuestas 2, pero me generas 4", expresa Miguel Ángel Romero, CEO de la consultora de HRCS.

El tiempo personal del empleado también cuesta, y ahora es mayor. "Es necesario para reducir los costes una buena planificación de las reuniones, una buena optimización en el uso de las plataformas y herramientas y, por supuesto, no solo reducir su frecuencia y duración, sino también optimizar la planificación y ejecución de estas", asegura Martínez-Mora.

¿Y por qué nos da ahora por reunirnos tanto?

El covid tiene, en cierta medida, la culpa. Con la 'excusa' de que no es necesaria la presencialidad en la oficina, los encuentros laborales son excesivamente más frecuentes ¿El teletrabajo ha tenido algo que ver? "Definitivamente, sí", sentencia Martínez-Mora.

En aquel entonces, fue necesaria una compensación en forma de reuniones por falta de interacción presencial. Facilitó convocar reuniones virtuales y la flexibilidad de que sean de tipo online permite hacerlas en cualquier momento, lo cual no tiene por qué ser positivo. "Desde la pandemia, somos muy dados a la videollamada. Antes, si yo no iba a verte, no se hacía", dice Romero.

Desde Melt Group señalan también que creció la necesidad de querer mantener el contacto. "A raíz del covid, las reuniones incrementaron por la falta de contacto entre los empleados. Al haber estado confinados en casa, era una necesidad hacer más reuniones por no perder esas relaciones laborales con los compañeros de trabajo". Esta tendencia de juntarnos desde cualquier parte continúa. Por tanto, nos encontramos ante un problema económico, de tiempo y de cantidad, a los que se une el de productividad, tanto en el propio encuentro como para sus empleados.

"A raíz del covid, las reuniones crecieron por la falta de contacto entre los empleados. Era una necesidad hacer más reuniones"

Reuniones improductivas e innecesarias

Ya que la reunión tiene un coste, lo mejor es no perder el tiempo, pero la productividad en ellas es una asignatura pendiente. No solo aquí o en Canadá con el caso Shopify. Romero comenta que la poca productividad en las juntas laborales es común en algunas empresas japonesas, en las que "convocan a mucha gente y no se decide nada", y pone de ejemplo a Fujitsu. La empresa de software juntaba 10-12 personas en cada reunión, en la que los empleados iban y se ponían a trabajar en ellas. En EEUU también, incluso los mayores directivos mundiales se aburren de tanta reunión.

Jeff Bezos, el fundador de Amazon, siempre ha sido partidario de minimizar el número de reuniones, además de incrementar su eficiencia. Según el multimillonario, para combatir la falta de productividad, cuanta más gente se meta en la reunión, menos productiva y más larga. ¿Y cómo medirlo? A través de pedir pizzas. Él lo llama la 'regla de las dos pizzas'. Nunca hay que asistir a un encuentro en la que dos pizzas no sean suficientes para que coman los empleados reunidos.

A Bezos le acompaña Richard Branson, el creador de la marca Virgin, que para hacer las reuniones laborales ágiles obliga a sus miembros a quedarse de pie. "Existe un riesgo significativo de que demasiadas reuniones resulten contraproducentes. La constante interrupción para asistir a reuniones puede fragmentar la jornada laboral, reduciendo la capacidad productiva de los empleados", indica Martínez-Mora. Aunque Romero insiste en que el dilema no reside en el número de reuniones. "El problema no es la cantidad, sino que hemos perdido el foco. No sabemos a lo que vamos y sales de ellas sin objetivo", expresa Romero.

"Existe un riesgo significativo de que demasiadas reuniones resulten contraproducentes"

Consejos para hacer encuentros productivos

Junto a 'las pizzas de Bezos' y el 'estar de pie de Branson', aquí van algunos consejos para que las reuniones sirvan de algo:

1. Pensar si están los que tienen que estar: concretar quién realmente debe estar presente, para no hacer perder el tiempo al empleado. Si hay alguien a quien hay que decirle algo breve, decírselo en cinco minutos, no obligarle a estar en una reunión de hora y media, que no le aportará nada. "Es crucial equilibrar el tamaño del grupo con la necesidad de inclusión y diversidad de perspectivas", subraya Martínez-Mora.

2. Concretar para qué vamos: ir con un listado, apuntar lo importante, tener un orden y, sobre todo, "no salirse del guion".

3. Preparación previa: las reuniones productivas deben ser planificadas con anterioridad para que, en el momento de la cita, el objetivo sea claro. Romero lo resume con "ve con los deberes hechos". La falta de preparación puede llevar a que haya personas que monopolicen la reunión ante la poca organización de los demás. Esto deriva al siguiente consejo.

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4. Manejar los tiempos: "la desventaja más grande es el tiempo invertido", comenta Martínez-Mora. Hay que controlar los tiempos de cada uno, porque se anula a gente que aporta valor y el otro destroza la reunión al solo intervenir él. Ante el problema de la excesiva duración, los expertos brindan algunos trucos: si has hecho reuniones de ese estilo y sabes que se prolongan, ponla una hora antes. "La hora es esencial. A última hora no la pongas", dice Romero.

Además, es fundamental la puntualidad. Si un miembro del encuentro llega tarde, hace perder tiempo al resto y los temas se tendrán que abordar más rápido. No hay que olvidar que las responsabilidades laborales siguen fuera de esa reunión.

5. Para el jefe, confiar en la independencia del empleado: "Si eres jefe, que tu trabajador 'tire millas' solo. No le tengas reunido todo el rato", aclara Romero. Las reuniones deberían ser para llegar a acuerdos y a un trabajo coordinado, no para examinar al empleado.

Los encuentros laborales deberían ser para llegar a acuerdos y a un trabajo coordinado, no para examinar al empleado

6. Para el empleado, saber decir que no: si al trabajador no le viene bien asistir a la reunión, que lo diga. Un encuentro laboral debe ser de mutuo acuerdo entre todos los participantes para que a todos les venga lo mejor posible.

Dicho esto, desde Melt Group llaman a la tranquilidad, ya que reunirse no tiene por qué ser sinónimo de perder el tiempo. "Las reuniones son prácticas si existe una colaboración entre los participantes. Hay ventajas evidentes: más número de opiniones, puntos de vista, ideas y conclusiones". Al final, se trata de que todos sean conscientes de lo que supone reunirse. El tiempo de la plantilla vale oro, y dinero también.