Muchas reuniones son una pérdida de tiempo y así se las están cargando en EEUU

Gracias a todos por venir con tan poca antelación. Entremos en materia.

Cuando Reynolds American Inc. se preparaba para poner al día a su personal sobre sus planes de reestructuración en enero, desechó la posibilidad de convocar una reunión de 90 minutos en el ayuntamiento. En su lugar, publicó un vídeo de 10 minutos para que los empleados lo vieran.

Las reuniones son el nuevo hombre del saco corporativo. Los ejecutivos de Shopify Inc., Wayfair Inc. y otras empresas sostienen que los calendarios abarrotados —en parte un síntoma de del teletrabajo que redujo las reuniones rápidas y fortuitas— desperdician miles de horas y reducen la productividad.

¿Cuántas horas? Desde que a principios de enero se anunció la eliminación temporal de algunos tipos de reuniones, Shopify ha eliminado 12.000 eventos de los calendarios de sus empleados, lo que ha liberado unas 95.000 horas, según la empresa.

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"Empezamos el año con una limpieza útil, liberándonos de una cantidad absurda de tiempo de reuniones y desbloqueando una cantidad increíble de tiempo de creación", escribió a los empleados Kaz Nejatian, director de Operaciones de Shopify.

Las reuniones interminables y excesivas han sido durante mucho tiempo la pesadilla de la vida laboral. En el pasado, los empresarios probaron con reuniones sin sentarse o incluso dando un paseo para hacerlas más breves y productivas.

Son muchos los estudios que demuestran que el número de horas dedicadas a reuniones se disparó durante la pandemia. Utilizando datos recogidos de su suite de software empresarial, Microsoft Corp. descubrió que el número de reuniones semanales a las que asiste el usuario medio de Microsoft Teams se duplicó con creces de febrero de 2020 a febrero de 2022, mientras que la cantidad de tiempo dedicado a reuniones se triplicó con creces.

Así es. Tanto si los trabajadores tenían la capacidad como si no, se vieron inmersos en un frenesí de retomar temas, ponerse al día y aportar algo a la mesa, a menos que hubiera una parada brusca, en cuyo caso harían un plan para discutirlo en persona más adelante.

(Oh, espera, alguien ha levantado la mano).

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"El lunes pasado tuve 13 reuniones", explica Jennifer Wakefield, presidenta y directora general de Greater Richmond Partnership, una organización de desarrollo económico de Richmond (Virginia). La mayoría fueron de 30 minutos. En todo el día, de 7:30 a 18:00, tuvo dos descansos de 30 minutos. ¿Y cómo pasaba esos valiosos minutos? Se ponía al día con su correo electrónico.

Lo que más le molesta actualmente es una reunión semanal cuyo único propósito parece ser reunirse.

"Eso me vuelve loca", se queja. "A veces no son más que alguien contándonos tonterías. Si no hay un orden del día, no quiero ir".

Shopify canceló las reuniones de grupo recurrentes, prohibió la celebración de la mayoría de las reuniones en miércoles y ahora exige que las reuniones con 50 o más personas se produzcan solo los jueves en un periodo de seis horas delimitado para ello.

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Según un portavoz de Reynolds, la empresa tabacalera, que forma parte de British American Tobacco PLC, optó por enviar un video corto en vez de convocar la reunión mensual de enero porque no tenía suficiente información para compartir con el personal para justificar una reunión larga, y considera que el experimento fue un éxito.

"El año pasado recibimos varias buenas ideas sobre cómo simplificar nuestras comunicaciones y reducir las reuniones en la medida de lo posible", cuenta Chris Zona, responsable de Comunicación Interna de Reynolds, al principio del vídeo, que fue visto por The Wall Street Journal.

¿Una de las consecuencias de todas esas reuniones extra? Más trabajo por la noche. En otro estudio, Microsoft descubrió que la gente se conectaba a sus aplicaciones de trabajo entre las 20:00 y las 23:00, bien para celebrar más reuniones, sobre todo con colegas de zonas horarias diferentes, bien para terminar su trabajo.

"Cuando nos vimos abocados al teletrabajo, los jefes pensaban: '¿Cómo sé que la gente va a hacer su trabajo?', y la gente pensaba: '¿Cómo demuestro a mi jefe que estoy haciendo mi trabajo?'. Las reuniones se convirtieron en una respuesta a ambas preguntas", explica Jared Spataro, vicepresidente de Aplicaciones Empresariales y de Trabajo Moderno de Microsoft.

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Ahora, "la gente está sobrecargada", opina, lo que ha creado tensión entre trabajadores y directivos, una tensión que en su mayor parte no se ha resuelto.

"El peor tipo de reunión es aquella a la que te ves obligado a asistir sin ninguna razón en particular", sostiene Brian Frye, profesor de la Facultad de Derecho de la Universidad de Kentucky y profesor visitante en la Facultad de Derecho de Tulane. Cuenta que, en el ámbito académico, "a menudo se espera que estés allí, pero no tienes ningún interés en lo que está ocurriendo ni ninguna contribución que hacer. Todo el mundo se queja, pero los que se quejan son tan culpables como los demás".

Reducir el tiempo que se pasa en las reuniones y dedicar más tiempo al trabajo productivo se ha convertido en algo especialmente urgente para los ejecutivos a medida que se reducen las plantillas. Shopify, que ayuda a las empresas a crear sitios web de comercio electrónico, despidió a unos 1.000 trabajadores en julio. Y el director ejecutivo del minorista de muebles en línea Wayfair, que recientemente anunció 1.750 despidos, informó a sus empleados de que los recortes eran parte de un esfuerzo de reorganización "para ser más eficientes".

Entre otras cosas, afirmó: "queremos reducir el tiempo dedicado a reuniones".

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Sarah Williams cree que su empresa ha encontrado la fórmula adecuada. Williams es gerente de Marketing de Consumo en Stride Health Inc., que vende seguros de salud y otros beneficios a trabajadores autónomos. En 2021, Stride, que tiene unos 100 empleados, reinstauró los miércoles sin reuniones después de un experimento inicial en 2017.

Entre otras responsabilidades, dedica ese día en el que puede centrarse en su trabajo a analizar datos para las reuniones del resto de la semana sobre las campañas de marketing por correo electrónico que lleva a cabo la empresa, especialmente durante la temporada de inscripciones.

"La reunión del jueves y el viernes no serían tan eficientes si no tuviera los miércoles sin reunión para hacer el análisis", afirma Williams, que tiene su sede en Denver. "De lo contrario, creo que estaríamos dando vueltas a lo mismo y quizá cometiendo los mismos errores dos veces".

-Con la colaboración de Jennifer Maloney.

*Contenido con licencia de The Wall Street Journal.