Por qué programar reuniones no es tan buena idea (y qué pasos debes seguir)

¿Quién no ha asistido a la clásica reunión de trabajo que se eterniza hasta el infinito sin llegar a ninguna conclusión? Mirabas la hora disimuladamente, deseando volver a tu puesto de trabajo a ser productivo de una vez. En otras ocasiones, sin embargo, las reuniones sirvieron para llegar a una conclusión o un fin, establecer un plan o señalar una fecha importante. En definitiva, son necesarias en los trabajos.

De hecho, una encuesta reciente confirmó que más de dos tercios de los empleados creen que las reuniones interfieren con su capacidad para realizar su trabajo. La mayoría informan sentirse abrumados por las reuniones constantes. Es por ello que quizá es buena idea establecer un tiempo que sea libre de reuniones para considerar quién debe acudir realmente a ellas y combatir la fatiga que ahora provoca Zoom.

Las investigaciones, señala un reciente artículo publicado en 'Psychology Today', han demostrado que las empresas con los ingresos más bajos tienden a clasificarse en dos grupos: las que tienen menos y las que tienen más reuniones. En otras palabras, es necesario encontrar un punto óptimo para que la información fluya pero sin pasarse con los horarios.

Quizá es buena idea establecer un tiempo que sea libre de reuniones para considerar quién debe acudir realmente a ellas y combatir la fatiga que ahora provoca Zoom

La evidencia reciente sugiere que el equilibrio ideal es acumular reuniones dos días a la semana, dejando tres días libres de reuniones. Y este cambio puede ser progresivo: el simple hecho de establecer un día libre de reuniones a la semana tiene beneficios increíbles. Un examen de 76 empresas con más de 1.000 empleados demostró que reducir las reuniones en un 20% mejoraba la productividad hasta en un 35% y también aumentaba la cooperación, reducía el estrés y mejoraba la felicidad de los empleados, en última instancia.

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Otro error que suele producirse es el de incluir más personas en lugar de menos. Los destinatarios suelen dudar en rechazar la invitación y al final acaban yendo demasiadas personas. Jeff Bezos implementó, con el fin de evitar esto, la llamada 'regla del equipo de dos pizzas' en Amazon, lo que significa que la cantidad de personas que trabajan juntas debería poder alimentarse con dos pizzas. Apoyando esta idea, la investigación ha identificado que cuando los empleados trabajan juntos, a menudo hay un "núcleo estratégico" dentro del grupo que representa un subconjunto de personas clave que tienen un impacto enorme en el desempeño del equipo.

Y, por supuesto, hay que tener en cuenta que llevamos dos años de pandemia y que muchos empleados que asisten a las reuniones se sienten agotados. Cuantas más reuniones se hagan por Zoom, más posible es experimentar fatiga. Debido a que la mayoría de las empresas continuarán teniendo reuniones virtuales hasta cierto punto, las organizaciones pueden beneficiarse al minimizar el agotamiento que puede acompañar a las reuniones virtuales.

Jeff Bezos implementó, con el fin de evitar que fueran demasiadas personas a las reuniones, la llamada 'regla del equipo de dos pizzas'

Un estudio reciente encontró que existe una solución simple para reducir la fatiga de Zoom y, en consecuencia, lograr que las personas participen más en las reuniones virtuales: no requerir que la cámara esté encendida durante todas las reuniones. De manera más general, debido a que los empleados a menudo encuentran que las reuniones virtuales constantes son más agotadoras que las reuniones en otros formatos, los jefes pueden beneficiarse al considerar otros formatos cuando sea apropiado, como el teléfono o el correo electrónico.

En conclusión, al tomar medidas para remediar la sobrecarga de colaboración, los líderes pueden sorprenderse de cómo la reducción de reuniones puede fomentar una verdadera colaboración.