No estoy en la oficina, de verdad: cómo escribir un e-mail 'out of the office' que sea perfecto

En enero, Claire Davis empezó a comprar bañadores. En febrero, preparó vídeos para enviar a los clientes durante su ausencia. En abril, por fin, llegaron las vacaciones, y el día antes de su vuelo a Hawái, se sentó a escribir un mensaje indicando que no estaba en la oficina por primera vez desde que empezó su propio negocio hace seis años. "Mírate, qué profesional eres", pensó para sí misma Davis, consultora de carreras para profesionales de la medicina en Spokane (Washington), mientras redactaba el mensaje. Al pulsar el botón, "me sentí libre".

La sensación de libertad duró aproximadamente una hora. Mientras hacía cola para almorzar con sus amigos, empezaron a llegarle mensajes frenéticos. De alguna manera, había configurado inadvertidamente su respuesta automática para enviar mensajes de spam a todos los que le habían enviado un correo electrónico desde 2016.

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Algunos, como los contactos cercanos que le estaban enviando mensajes de texto, habían sido inundados con cientos de mensajes iguales, uno por cada correo electrónico que le habían enviado. "Fue horroroso", recuerda. Calcula que los mensajes llegaron a decenas de miles de personas.

Te vas de vacaciones. Lo único que queda por hacer es desbloquear el mensaje mágico que te liberará de tu bandeja de entrada —y, por extensión, de tu vida laboral—. Entonces, ¿por qué es tan difícil?

Acertar con la configuración es solo el comienzo. ¿Haces una broma, compartes algo sobre tu vida personal? ¿Cómo consigues que la gente te deje en paz sin que se sientan abandonados o molestos? ¿Juzgan la duración de tu ausencia? Tal vez ni siquiera merezca la pena intentar desconectarse.

"Queremos ese tiempo libre, pero a la vez nos sentimos presionados y culpables"

"Queremos ese tiempo libre, pero al mismo tiempo nos sentimos tan presionados y culpables", explica Ariane Ollier-Malaterre, profesora de la Universidad de Quebec en Montreal que estudia cómo los trabajadores gestionan la división entre el trabajo y la vida personal.

La agonía no es culpa nuestra, opina. Los lugares de trabajo modernos esperan que sus trabajadores siempre estén localizables, y la pandemia parece haber acortado las expectativas de los tiempos de respuesta a los mensajes. Se asume que, al trabajar desde casa, lejos de los ojos de los supervisores, deberíamos estar al menos a un clic de distancia. Una encuesta realizada por la empresa de software en la nube Qualtrics a principios de este año reveló que el 49% de los encuestados trabajaba al menos una hora al día mientras estaba de vacaciones.

El correo electrónico avisando que no está en la oficina puede ser su escudo, sostiene la Dra. Ollier-Malaterre. No te disculpes por tomarte un tiempo libre. Elimina las notificaciones de correo electrónico de tu teléfono, o borra la aplicación del todo si eres lo suficientemente valiente.

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Dicho esto, si tiendes a darle vueltas a los asuntos de trabajo mientras estás de vacaciones, echar un vistazo a tu bandeja de entrada puede merecer la pena, añade. "A veces te sentirás mejor porque puedes ver que nada se está quemando", justifica Ollier-Malaterre.

Brian Brown utilizó durante mucho tiempo la plantilla estándar para su mensaje indicando que no está en la oficina, tratando de impregnarlo de un mensaje silencioso de "No, de verdad, no estoy". Normalmente no funcionaba.

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Cuando los compañeros de trabajo recibían su correo electrónico indicando que estaría ausente unos días, "lo siguiente que recibías era un segundo mensaje que decía: 'Oye, pero necesito esto con urgencia'", cuenta el trabajador de 33 años de una empresa de software fiscal en Lehi, Utah.

Aumentó la longitud de su mensaje, adjuntando detalles sobre su paradero (su ciudad natal en el sur de California, un concierto de Tim McGraw, acampando sin servicio de telefonía móvil). También incluyó datos sobre los destinos. Anotó por qué los cañones que visitó en un día libre reciente le hacían pensar en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

En lugar de mensajes que le exigen cosas del trabajo, sus colegas y clientes ahora charlan con él sobre sus viajes. Siente que está más conectado con ellos, y que le ven como una persona, y "no como un robot 24/7", explica.

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El mensaje indicando su ausencia puede ser un lienzo emocionante para los trabajadores con alma de poeta. Aaron Konter, un antiguo aspirante a guionista, se incorporó al sector de la publicidad con la esperanza de hacer la escritura creativa con la que había soñado durante mucho tiempo. En cambio, los clientes querían que el trabajo se hiciera a su manera. Los supervisores recortaron drásticamente sus textos.

Entonces, este residente del área de Atlanta descubrió la libertad creativa que proporciona el correo electrónico indicando su ausencia de la oficina. "No necesito que nadie lo apruebe", se alegra. "Podía ser yo mismo".

El asunto de uno de sus mensajes reciente: "Aaron está OOO (Baby Baby)", en referencia a las siglas de 'Out of Office' (fuera de la oficina) y al éxito de los años 60 de Smokey Robinson and the Miracles. En otras, ironiza sobre lo adictos que somos todos a la tecnología e implora al destinatario que cree un tablero de visión para intentar manifestar lo que busca de él. Y termina con "con amor, Aaron".

"Este soy yo", dice de sus mensajes. "Y si no te gusta, no pasa nada".

Algunos mensajes de ausencia de la oficina hieren sensibilidades. Un empresario que se indignó por una respuesta automatizada de un vendedor que decía que estaba surfeando en la costa de Francia. Mientras tanto, el empresario y su equipo se apresuraban a cerrar un proyecto atrasado que requería la ayuda del proveedor.

Opinión

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Según Erica Dhawan, consultora de liderazgo con sede en San Petersburgo, Florida, y autora de un libro sobre comunicación digital, para evitar que tu mensaje caiga en saco roto, utiliza un lenguaje que asuma que no conoces bien al destinatario y que este tiene más poder que tú.

Recomienda también componer el mensaje con solo dos o tres frases, porque ser breve indica respeto por el tiempo del destinatario. Incluye un contacto de emergencia e indica cuándo volverás. Pero siéntete libre de cubrirte, compartiendo públicamente una fecha que te dé un poco de tiempo extra a tu regreso.

Si sigues teniendo problemas para activar el contestador de vacaciones, tienes ayuda disponible. La oficina de marketing turístico de Islandia acaba de lanzar una campaña en línea protagonizada por tres caballos que se pasean por un teclado gigante en el oeste del país, con majestuosas cascadas de fondo. El galimatías que escriben sus pezuñas está disponible para que cualquiera pueda utilizarlo como mensaje indicando que no está en la oficina.

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Sigríður Dögg Guðmundsdóttir, jefa de la unidad de marketing, me asegura que las plantillas de respuesta fuera de la oficina disponibles en el sitio web de Visit Iceland realmente han sido generadas por los caballos, aunque los humanos las corrigen para asegurarse de que no aparezcan accidentalmente palabrotas en ningún idioma en los mensajes.

El texto de los caballos envía un mensaje, dice, y ese mensaje es: "estoy de vacaciones".

Ir a por todas, ya sea con un 'toque equino o no', podría funcionar. Al fin y al cabo, Davis —la consultora profesional que envió a miles de sus contactos el mensaje indicando que se iba de vacaciones— solo se encontró con un par de docenas de correos electrónicos cuando volvió a casa tras dos semanas en Hawái.

"Me dejaron disfrutar esas vacaciones", dice. "Sin molestarme en absoluto".

*Contenido con licencia de 'The Wall Street Journal'