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Inundado de emails: cómo gestionar tu Gmail para evitar perder tu día con spam
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QUE NO TE DEN LA VARA

Inundado de emails: cómo gestionar tu Gmail para evitar perder tu día con spam

Dedicar un tiempo a fijar filtros por remitente o por palabras así como para diferenciar un correo personal o de una lista de distribución te ahorrará mucho tiempo y trabajo con tu mail

Foto: Un usuario accede a Gmail. (iStock)
Un usuario accede a Gmail. (iStock)

¿Alguna vez te has parado a pensar cuánto tiempo pierdes a diario revisando tu correo? Multiplícalo por los 30 días del mes o por los 365 días del año y te darás cuenta del tremendo desperdicio de tiempo. Ahora, para ese derroche de tiempo hay solución, que pasa por dedicarle unos pocos minutos a optimizar la configuración de tu bandeja de entrada, para que solo pasen por delante de tus ojos los correos realmente importantes.

Foto: Gmail. (Foto: Unsplash)

Una de las maneras de poder dar más o menos importancia a un email que te aguarda en tu bandeja de entrada es saber si viene de una lista de distribución o no. Si es un email dirigido únicamente a ti, sin tener en cuenta las posibles copias ocultas que no conocerás nunca, probablemente le quieras prestar más atención que si se ha enviado a más gente, por la probabilidad de que sea publicidad u otro tipo de contenido.

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¿Cómo puedes ver fácilmente si un email viene o no de una lista de distribución? Si pinchas en la tuerca en la esquina superior derecha de Gmail y seleccionas Configuración, casi abajo del todo de la pantalla tienes la opción Indicadores personales. Si la activas, al lado del asunto de los emails verás una única flecha (>) si es un email personal o dos flechas (>>) si viene de una lista. No es una solución perfecta, porque por las copias ocultas entre los personales se pueden colar emails que realmente no son personales, pero es un primer paso para hacer criba.

Los mensajes importantes, en primer orden

El siguiente paso puede pasar por acabar con el clásico orden de los correos en la bandeja de entrada, simplemente por orden de entrada, y dar prioridad a los que de verdad son importantes. ¿Cómo? De nuevo, accediendo a la opción de Configuración, aunque en esta ocasión tienes que acudir a la pestaña Recibidos.

Desde aquí puedes seleccionar el tipo de bandeja de entrada que ves cada vez que accedes a Gmail, dando prioridad a los mensajes importantes, no leídos y destacados. Puedes optar por una de las anteriores opciones o combinarlas todas con el tipo de bandeja de entrada Prioritarios. Si eliges esta última opción, en tu bandeja de entrada primero verás los mensajes importantes y no leídos, luego los destacados, tras estos puedes colocar los no leídos pero no importantes o los emails con una etiqueta concreta y finalmente verías los que no caen en ninguno de los grupos anteriores.

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Para que todo lo anterior funcione como debe, recuerda tener activa la opción de marcadores de importancia, especialmente la que dice “Usar mis acciones anteriores para predecir qué mensajes son importantes para mí”. Esta opción permite Gmail pueda predecir por tus acciones qué mensajes son importantes (porque has interactuado anteriormente con el mismo remitente, porque es email personal…) y clasificarlos como tal, para que se muestren primero.

Los filtros y etiquetas son tus mejores aliados

Todo lo anterior te ayuda a tener una bandeja de entrada lo más ordenada posible, huyendo de las categorías predeterminadas cuyos filtros en ocasiones no funcionan todo lo bien que deberían. Por eso, la mejor opción es crear etiquetas y asignarlas automáticamente a los que correos que nos lleguen con el uso de filtros personalizados.

En este punto las opciones son diversas, ya que podemos usarlas para marcar correos de trabajo, personales, de reservas de viajes o entradas… La creación de las etiquetas, que pasa únicamente por darles un nombre y si acaso anidarlas a otras etiquetas, se hace desde la pestaña Etiquetas de la configuración de Gmail. Es en Filtros y direcciones bloqueadas donde nos vamos a tener que emplear más a fondo para que las etiquetas sean realmente útiles.

Posibilidades infinitas

Desde aquí lo primero que tenemos que hacer es crear un nuevo filtro y decidir cuáles serán los criterios que ha de cumplir un correo recibido para que se active. Podemos elegir desde el remitente, la dirección de correo entrante, el asunto, palabras presentes en el correo o si tienes adjuntos. El segundo paso es elegir la acción que se llevará a cabo cuando se reciba un correo que cumpla las condiciones que hemos establecido. Estábamos hablando de ponerles una etiqueta para gestionarlos en grupo, pero también podemos convertir esos correos en destacados, establecer que nunca sean marcados como spam, marcarlos como importantes…

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Las posibilidades aquí son infinitas, ya que podemos jugar con las etiquetas para personalizar la bandeja de entrada y que se le dé mayor visibilidad a los correos que tengan una etiqueta concreta. También puede ser útil para filtrar los correos no deseados que no llegan a nivel de spam, para que no desaparezcan por si solos en unos días. Para ello podemos hacer que los correos de un filtro se archiven directamente sin pasar por la bandeja de entrada. Si directamente no queremos ni verlos, marca de la misma la opción Eliminar.

Alimenta el filtro anti-spam para mejorarlo

Gmail, al igual que cualquier otro correo, cuenta con sus propios filtros anti-spam, sacando los correos no deseados de la bandeja de entrada y borrandolos automáticamente después de 30 días.

De todas maneras, este filtro no es perfecto, en ambos sentidos: de vez en cuando conviene echar un ojo a la carpeta de spam por si se ha colado algún correo que realmente era deseado, para desmarcarlo como spam y que los siguientes correos del mismo remitente no caigan en el mismo saco.

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Y por mucho que Google sea Google, siempre hay algún correo de spam que se les cuela y acaba en la bandeja de entrada. Muchos nos apresuramos a ni abrir el correo o a eliminarlo directamente, pero lo correcto sería marcarlo como spam. ¿Por qué? Para alimentar al sistema que cataloga los correos como spam, para que filtre próximos correos del mismo remitente o correos similares de otros remitentes.

Tras limpiar y filtrar, toca optimizar el espacio

Si ya has hecho todo lo anterior tendrás una bandeja de entrada bastante limpia ya, pero todavía hay algo más que puedes hacer. Si eres de los que recibe infinidad de emails al cabo de un día, apreciarás poder ver en una sola pantalla, sin hacer scroll, un buen número de ellos. Si no has tocado nada contarás con la vista predeterminada de Gmail, que hace que bajo el asunto de cada email sean los adjuntos que incluye cada email, haciendo que puedas ver menos mails.

Para ganar espacio y evitar distracciones, solo tienes que pinchar en la tuerca en la esquina derecha superior de la pantalla y seleccionar Densidad del contenido. La vista cómoda quitará de tu vista los iconos y nombres de los archivos adjuntos de cada email (también perderás el acceso directo a ellos, teniendo que hacer un clic más para abrirlos), mientras que la vista compacta además reduce el espacio entre emails.

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Recuerda que desde la opción Recibidos de la configuración puedes establecer cuántos correos de cada categoría quieres ver cómo máximo, pudiendo incluso no mostrar ninguno si no hay novedades. Desde General también se puede elegir el número máximo de correos que se ven por páginas, pudiéndose ampliar desde los 50 por defecto hasta 100.

¿Alguna vez te has parado a pensar cuánto tiempo pierdes a diario revisando tu correo? Multiplícalo por los 30 días del mes o por los 365 días del año y te darás cuenta del tremendo desperdicio de tiempo. Ahora, para ese derroche de tiempo hay solución, que pasa por dedicarle unos pocos minutos a optimizar la configuración de tu bandeja de entrada, para que solo pasen por delante de tus ojos los correos realmente importantes.

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