El TS fija que es la empresa y no el directivo quien debe probar gastos y dietas ante Hacienda

A fin de comprobar la veracidad de desplazamientos, gastos de viaje, dietas, restaurantes o alojamientos de directivos y administradores a efectos del IRPF, Hacienda debe dirigir su solicitud de información a la empresa y no al propio afectado. Así lo determina el Tribunal Supremo en una reciente sentencia en la que reitera su posición ante la insistencia del fisco en pretender que el requerimiento al empleado con funciones de dirección o administración sustituya o haga innecesario la solicitud a la compañía. "No cabe alterar las reglas esenciales de distribución de la carga de la prueba", aseveran los magistrados, solo por "la mera constatación de la posición que ostenta el preceptor de las dietas en la empresa pagadora".

En el caso enjuiciado, el Supremo analiza el recurso de casación presentado contra una resolución del Tribunal Superior de Justicia (TSJ) de Galicia. El fallo impugnado defendió, dando la razón al TEAR, que cuando el receptor de las dietas es administrador o ejecutivo con capacidad de decisión en la empresa, "la aplicación del principio de facilidad de la prueba hace que deba entenderse que dicho perceptor es el que mejor se encuentra en disposición de acreditar cualquier hecho que fuere necesario al respecto", al contar con las facilidades propias de la condición de socio o administrador.

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En su sentencia, el Tribunal Supremo recuerda que, conforme a lo dispuesto en la legislación sobre el IRPF, con carácter general, las dietas y asignaciones destinadas a resarcir los gastos de locomoción, manutención o estancia en los que incurre un trabajador están sujetos a gravamen. Ahora bien, quedan excluidos aquellos que no retribuyen el trabajo del empleado, sino que suplen o indemnizan los gastos que este ha tenido que afrontar por motivo del viaje. Los costos contemplados, y que deben justificarse, son hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, siempre que se pernocte en un municipio distinto al del lugar de trabajo y del que constituya la residencia de perceptor, siempre que no excedan los 26,67 euros (los que lo superen tienen la consideración de rendimientos del trabajo). El pagador deberá acreditar el día y el lugar del traslado, así como su motivo o razón.

La Administración no puede hacer recaer sobre el contribuyente "un deber que le resulta ajeno" por mandato legal

Entrando al fondo del asunto, el alto tribunal razona que las reglas sobre la carga de la prueba determina que, en principio, es el contribuyente quien debe acreditar las circunstancias determinantes de la no sujeción al impuesto de determinadas cuantías. Sin embargo, en el caso de los gastos de manutención, la normativa ha atribuido al pagador-retenedor una obligación con la AEAT en virtud de los principios de disponibilidad y de la facilidad probatoria, como es "la acreditación del día y el lugar del desplazamiento y su razón o motivo". De este modo, no solo debe presentar declaración de las cantidades retenidas o pagos a cuenta realizados, sino también declaración negativa cuando no hubiera procedido a la práctica de los mismos, obligaciones desarrolladas en el artículo 108 del Reglamento del IRPF.

En aplicación del artículo 34.1.h) de la Ley General Tributaria (LGT), asimismo, cabe concluir que la AEAT no puede exigir al contribuyente la aportación de datos que ya deben constarle en su documentación. Como es al retenedor-pagador a quien se le impone el deber de acreditar los gastos de manutención, la Administración no podrá hacer recaer sobre el contribuyente "un deber que le resulta ajeno" por mandato legal. Por tanto, y en sentido contrario, corresponde a Hacienda la carga de la prueba de acreditar que dichas asignaciones si están sujetas al IRPF, si así lo pretendiera, dado que ya cuenta con toda la información documental al efecto, no pudiendo trasladar esta carga al contribuyente. En todo caso, si el pagador no acredita suficientemente la realidad de los desplazamientos, el directivo o administrador podrá valerse de todos los medios probatorios para demostrarlos.

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"Hechas las anteriores matizaciones, ha de concluirse que no es al empleado al que corresponde probar la realidad de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia a los efectos de su no sujeción al IRPF, sino que la Administración para su acreditación deberá dirigirse al empleador en cuanto obligado a acreditar que las cantidades abonadas por aquellos conceptos responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar, por motivo o por razón del desarrollo de su actividad laboral", concluye el Supremo.

En el caso enjuiciado, concluyen los magistrados, Hacienda se dirigió al afectado sin apuntar otra justificación que su condición de administrador (razón suficiente, para el fisco, para que la prueba recayera sobre él) y sin especificar en su comunicación que le requería en condición de tal (la petición de información de le hizo a título individual). Sin embargo, el Tribunal Supremo entiende que para elevar las exigencias de información por su papel de administrador, la AEAT debió constatar que por sus funciones específicas en la sociedad tenía la capacidad de probar la veracidad de los gastos de manutención y que, además, tendría que haberle advertido que se dirigía a él en tal condición.