La avalancha de contratos ahoga a las asesorías jurídicas... y muchos CEO ni lo saben

Las asesorías jurídicas de las empresas están desbordadas. Su capacidad de atender las peticiones que reciben por parte del resto de departamentos de la compañía y hacer un seguimiento adecuado de todas las etapas de la vida de los contratos, el gran instrumento a través del cual articulan sus funciones legales, está significativamente por debajo de la carga de trabajo que tienen. Una circunstancia de la que, sin embargo, no parecen del todo conscientes la dirección corporativa y los equipos de negocio. La conclusión es clara: falta pedagogía interna por parte de los in house, pero también adoptar medidas que mejoren la eficiencia de la asesoría y engrasen los flujos de trabajo con otras áreas. Hay tarea por hacer.

Así lo pone de manifiesto el estudio Contratos y la brecha Legal-Negocio, elaborado por la consultora ODDS Legal —su informe "de despedida", pues cesa en sus operaciones tras su publicación— y cuyo contenido adelanta El Confidencial. El documento revela algunas circunstancias llamativas. La principal es que la saturación de los abogados internos provoca que estos dejen sin atender una de cada tres peticiones que les llegan desde otros departamentos. Un factor que, no obstante, se produce a pesar de que la asesoría jurídica ya no se involucra en el 30% de los contratos, cuya negociación y seguimiento ha sido derivada a negocio, sin la intervención de letrados.

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El origen de esta situación, según razona José María de la Jara, cofundador de ODDS Legal, está en el desconocimiento que tienen las direcciones de las compañías del trabajo que realizan sus abogados internos. "Definitivamente, falta pedagogía", asevera, pues las empresas no perciben el valor que para el negocio tienen los contratos, "y, si comercial no capta el valor de los mismos, tampoco querrá invertir tiempo en especificar qué es lo que necesita realmente en este texto jurídico". Por otro lado, continúa De la Jara, "si operaciones no entiende el valor de los contratos, tampoco entenderá por qué producirlos toma el tiempo que toma; los querrá más rápido e, incluso, alguno se preguntará si la operación realmente amerita involucrar a un abogado".

En este sentido, el informe, elaborado tras entrevistar a 72 responsables legales de empresas en España y Latinoamérica, revela que frente al más del 90% de abogados internos que señaló que los contratos son "extremadamente importantes" o "muy importantes", solo el 32% de directivos de otras áreas compartió esta valoración. En cambio, el 15% los desdeñó como "poco importantes"; el 19% dijo que eran "moderadamente importantes", y el 33%, solo "importantes". En conjunto, el estudio apunta a que la percepción del valor de los textos legales es casi un tercio más baja por parte de negocio que entre los integrantes de la asesoría jurídica.

Las asesorías jurídicas reciben, de media, casi 13 pedidos relacionados con alguna parte del proceso de la vida de los contratos a la semana. De ellos, son atendidos casi nueve —el 68%—, dejando pendientes más de cuatro —el 32%—. Unos resultados, no obstante, que experimentan una amplia variación según el sector de actividad en que se mueva la empresa, siendo los equipos legales de farmacéuticas y el sector salud los que tienen más presión de pedidos, seguidos de las corporaciones dedicadas al comercio. Los in house que dejan una mayor proporción de solicitudes pendientes son los del sector del transporte y las infraestructuras (más de la mitad); los que menos, los del mundo tecnológico —solo una de cada cinco—.

Esta "avalancha" de contratos, según lo califica el estudio, se debe a que el resto de áreas de negocio entiende que todo lo relativo a los contratos es tarea de los abogados. Y no es así, como reflexiona Mercedes Carmona, directora legal para Iberia y EMEA de BD. "La reacción automática de otros equipos es trasladar los contratos a los abogados. Los ven como documentos enteramente legales, pero hay que educarles y enseñarles las implicaciones comerciales, financieras y operativas que estos tienen para el negocio", asevera para el estudio.

¿Falta confianza entre Legal y Negocio?

La situación descrita se produce incluso en un contexto en el que la asesoría jurídica ha dejado de involucrarse, de promedio, en casi un 30% de los contratos, una proporción que en el caso del sector de los alimentos y las bebidas roza el 40%. En el de la banca, las finanzas y los seguros, probablemente por la presión regulatoria y los riesgos a que están sometidas sus entidades, la supervisión del equipo legal es la mayor de todos los ámbitos analizados.

A pesar de que a muchos les puede sorprender que los in house se ausenten de tres de cada 10 contratos, José María de la Jara señala que esta circunstancia podría ser incluso positiva. "No importa tanto si la cobertura del servicio por parte de Legal es amplia o estrecha, si atiende el 100% o el 10%", argumenta el consultor, "lo más relevante es si la decisión de atender o dejar de atender algún tipo de contrato ha sido intencional y si esta ha venido precedida de trabajo de la mano del cliente interno". De hecho, que la asesoría jurídica se involucrara en muy pocos contratos estratégicos "podría ser una excelente noticia, siempre y cuando los departamentos involucrados cuenten con la guía necesaria para producirlos y negociarlos".

Ahí entran en juego los denominados playbooks, una suerte de guías que indican a las áreas corporativas los pasos a seguir para suscribir el contrato y qué elementos son negociables y en qué términos, y cuáles no. "Los playbooks son artefactos contractuales para valientes", comenta De la Jara, que considera que solo funcionan si existen "lazos de confianza" entre la asesoría jurídica y el cliente interno. "Solo quienes han seguido ese camino se atreven luego a delegar la negociación en ellos", obteniendo el efecto positivo para los abogados internos de ganar tiempo para invertirlo en otras tareas de mayor valor añadido.

Muestra de que la confianza entre los in house y el resto de equipos aún tiene margen de mejora, es lo tarde en lo que estos son llamados a intervenir en numerosos contratos. Solo dos de cada 10 encuestados responden que "nunca" o "casi nunca" se les convoca después de lo que hubiera sido necesario. Al 35% le sucede "frecuentemente", "casi siempre" o "siempre".

Revisión de la asesoría jurídica

De acuerdo con el estudio de ODDS Legal, en cualquier caso, no todos los problemas de las asesorías jurídicas tienen un origen exógeno. Estos departamentos tienen trabajo por hacer para mejorar sus procedimientos y la gestión de sus flujos de trabajo. Unas medidas, expone De la Jara, que no solo les ayudarían a ganar eficiencia y eficacia, sino que también mejorarían la percepción que de ellas tienen otros departamentos. "Con tal de acercarse a los clientes internos, algunos departamentos legales han optado por no establecer procesos y, paradójicamente, esa flexibilidad puede terminar alejando a Legal de Negocio", reflexiona, pues "si los pedidos pueden llegar por e-mail, teléfono y WhatsApp es imposible captar los datos y rastrear los indicadores que la asesoría requiere para mostrar el valor de los contratos".

Un "cambio pequeño con gran impacto" en esa relación, señalan desde ODDS Legal, puede darse con los formularios de ingreso o intake. Estos requieren que el solicitante especifique realmente qué necesita del contrato, reduciendo el ida-y-vuelta con el negocio y permitiendo que los in house trabajen con información completa. Sin embargo, lejos de lo deseable, los datos muestran que el correo electrónico, la llamada telefónica y el WhatsApp —o sistemas de chat alternativos— siguen siendo las vías más empleadas para hacer llegar los encargos a los departamentos legales.

De lo que sí pueden presumir las asesorías jurídicas es de contar de forma generalizada con modelos para los contratos. De hecho, más del 70% aseguran que "muchos", "la gran mayoría" o "todos" tienen una plantilla, una de las vías más efectivas para aumentar la capacidad de producción del departamento sin tener que incrementar plantilla.

"Ciertos equipos, con mayor presupuesto, personal, herramientas y sofisticación, han logrado construir una verdadera máquina expendedora de contratos", describe el informe, que cita como ejemplo el caso de Carrefour España. Juan Riego, general counsel y secretario del consejo de la compañía, relata como su departamento "produce un altísimo nivel de trabajo self-service", pues han generado una base de más de 1.500 plantillas "para su uso directo por las unidades de negocio y que también sirve como biblioteca de documentos para el departamento legal". El resultado: la producción de 17.000 documentos automatizados cada mes, liberando a los letrados para las tareas de mayor valor añadido y complejidad.

Peor calificación obtienen las asesorías al ser preguntadas por si disponen de una librería de cláusulas. La función de estos ficheros es doble. Por un lado, detalla la consultora, capta la "inteligencia colectiva" de la organización en torno a los contratos, registrando las distintas variantes de las cláusulas más usuales —por ejemplo, las de resolución, responsabilidad o solución de disputas—. Por otro, "diseñar un contrato apalancado en una librería de cláusulas es como ensamblar un edificio de Legos", ejemplifica el documento, pues cada variante de una cláusula funciona como una pieza modular, que puede ser unida a las demás de acuerdo a las necesidades. Sin embargo, casi el 50% de los encuestados carecía de este recurso.

También al ser preguntados por si contaban con un playbook para los contratos, más de la mitad de los participantes en el estudio respondieron negativamente. El empleo de estos documentos, que explican las distintas variaciones de las cláusulas de un contrato empleando un sistema de semáforo, reduce el riesgo al que se expone la organización en las negociaciones.

Los autores del estudio, no obstante, prefieren ver el vaso medio lleno y señalan que es "alentador" que dos de cada cinco departamentos estén fomentando el autoservicio a través de guías de negociación.

La digitalización "apremia"

Finalmente, el estudio indica la necesidad de que las asesorías jurídicas sigan avanzando en su digitalización. "De poco sirve negociar y cerrar un buen acuerdo, si luego nadie lo puede encontrar", ironizan sus autores, que recomiendan el archivo digital de los contratos para almacenar, clasificar y mantener un "registro seguro". La situación general no es ni mucho menos dramática, pero sí llama la atención que uno de cada cuatro departamentos no brinde servicios referidos al archivo de los contratos.

Si bien en la actualidad la amplia mayoría de equipos trabaja con soporte digital, aun apoyándose en algunos casos también en papel, sin embargo el porcentaje promedio de contratos de la compañía que están archivados online baja al 82%. "Hay contratos antiguos que nunca fueron digitalizados, digitalizaciones que no se hicieron correctamente en su momento o empresas que fueron adquiridas y tenían un sistema de archivo incompatible", describe De la Jara, quien subraya, sin embargo, que la percepción de valor de los contratos por parte de Negocio es mayor si la asesoría abraza la tecnología.

Fruto de lo anterior, solo el 9,7% de los encuestados manifiesta no tener "nunca" problemas para encontrar algún contrato. Más del 20% aseguran verse en apuros en este sentido ya sea "frecuentemente", "casi siempre" o "siempre". Por ello, José María de la Jara recomienda realizar "auditorías periódicas" del archivo documental. "Como todo en la vida, la solución empieza por conocer dónde estamos parados. Hay que comenzar auditando el archivo y luego catalogarlos de una forma coherente con la cultura de la compañía, naturalmente en digital", expone; "aprendamos de todas las anécdotas de almacenes incendiados o inundados".