¿No quieres que tu jefe te meta en un grupo de WhatsApp del trabajo? Avisa antes

Si no quieres que tu jefe te incluya en un grupo de WhatsApp para temas laborales, debes avisar previamente de ello. Esta es la conclusión a la que parece haber llegado la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en una resolución dictada hace unos días, en la que multa a una empresa por haber metido a una trabajadora en un chat con otros compañeros para poder llevar a cabo los trámites necesarios para desarrollar el Plan de Igualdad. Antes de eso, la empleada había indicado que solo se podían poner en contacto con ella vía correo electrónico, y en ningún caso a través de su teléfono particular, pero ante la falta de respuestas a los correos y la urgencia del tema, la compañía decidió crear el grupo y agilizar el proceso. Una decisión que, a ojos de la AEPD, supuso una vulneración de los derechos de privacidad de la mujer.

En el texto, el organismo aborda de nuevo una cuestión polémica, y es si las empresas pueden llevar a cabo este tipo de decisiones sin el consentimiento de la plantilla. Hasta ahora, la propia entidad había avalado esta conducta, siempre y cuando se cumplan una serie de condiciones, como que los integrantes del grupo sean única y exclusivamente trabajadores de la compañía, que los mensajes que se intercambien se refieran estrictamente a cuestiones laborales y no haya comunicación fuera del horario, entre otras exigencias. De hecho, en enero de este mismo año, la AEPD dio la razón a una compañía que creó un grupo de WhatsApp sin el consentimiento de los empleados porque cumplía con estos criterios.

La resolución generó bastante polémica entre los expertos de protección de datos, ya que suponía un giro a la postura de la Agencia, que en los últimos años venía defendiendo la ilegalidad de incluir a personas en chats sin su permiso. Ninguna de esas resoluciones, sin embargo, estaban vinculadas al ámbito laboral, hasta que en enero, la entidad analizó el primer caso relacionado con el trabajo y consideró que, en este escenario, no se incumple la ley de privacidad, ya que el contrato laboral actúa como base legitimadora y justifica el comportamiento (siempre y cuando se cumplan los límites mencionados anteriormente).

AEPD: este tipo de conflictos se deben resolver caso por caso

En todo caso, pocas semanas después (y tras el revuelo generado en el sector), la AEPD volvió a pronunciarse y matizó que el criterio desarrollado en su resolución no debía adoptarse de forma generalizada, ya que este tipo de conflictos se deben resolver caso por caso. Ahora, la entidad da más pistas sobre cuáles son los criterios a seguir y desliza que la negativa previa es un elemento crucial a tener en cuenta en estos supuestos.

Grupo: 'Comisión de Igualdad'

En la resolución, la AEPD analiza la reclamación de una empleada que fue incluida por un superior en un grupo de WhatsApp sin su consentimiento. El objetivo de este grupo, integrado por un total de cuatro personas —incluyendo a la demandante— era gestionar el desarrollo del Plan de Igualdad de la compañía, un trámite obligatorio que debía realizar la organización en los siguientes cuatro meses. La mujer ya había manifestado a la empresa su deseo de solo ser contactada vía correo electrónico, y en ningún caso a través de su teléfono personal a través de llamadas o alguna aplicación de mensajería. Y así lo hizo la compañía en un principio, pero ante la falta de respuesta por parte de la empleada y la urgencia del tema que debían tratar, decidió iniciar el contacto vía WhatsApp "con la finalidad de cumplir los plazos establecidos para la empresa en la implantación y desarrollo del Plan de Igualdad".

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Durante el proceso ante la AEPD, la empresa alegó que en todo momento actuó con la creencia de estar respetando la normativa vigente y defendió que, en caso de ser sancionada, el castigo debía de ser un mero apercibimiento (un aviso). Al fin y al cabo, razonó, en ningún momento hubo intención de dañar a la trabajadora y la exposición de los datos personales fue muy limitada, ya que en el grupo había únicamente cuatro personas.

En la misma línea, la organización recordó que el motivo de su decisión no fue otro que cumplir con la ley. "Se trata de una infracción totalmente puntual y excepcional, motivada por la necesidad de formar al comité de empresa para el cumplimiento de la legislación vigente", subrayó. Además, en el momento en el que la mujer expuso su queja, el grupo se eliminó, se instó a los compañeros a borrar el número de teléfono de la empleada y, como extra, la compañía mandó una carta a la reclamante en la que le trasladó sus disculpas y se comprometió a no repetir esa conducta.

Sin embargo, la AEPD rechaza que el castigo se deba reducir a un simple apercibimiento. En la resolución, admite la culpabilidad de la empresa, cuya actuación "implicó una pérdida de control de los empleados sobre uno de sus datos de carácter personal, así como que fuera facilitado al resto de integrantes de dicho grupo". Para el organismo, esto se traduce en una brecha de seguridad de datos personales, "al haberse añadido el número de teléfono móvil particular de la reclamante y los números de teléfono móviles particulares de otros a un grupo de WhatsApp (...) Esta circunstancia, ha motivado que dichos números de teléfonos móviles hayan quedado expuestos y hayan podido ser conocidos por el resto de los integrantes", indica.

La ausencia de respuesta por parte de la mujer a los correos electrónicos no es excusa para crear un grupo sin su permiso

En la misma línea, la Agencia señala que la ausencia de respuesta por parte de la trabajadora a los correos electrónicos "no justifica que la empresa creara un grupo de WhatsApp al que posteriormente añadió el número de teléfono móvil particular de la reclamante y los números de teléfono particulares de otros dos empleados al mismo, facilitando dichos datos de carácter personal al resto de integrantes del grupo".

Por último, descarta que las medidas adoptadas por parte de la empresa para subsanar los daños ocasionados a la empleada resten gravedad a su conducta, ya que estos no se produjeron de forma espontánea, "sino tras la recepción del acuerdo de inicio de expediente sancionador". El único atenuante que admite es la cooperación por parte de la empresa durante todo el proceso. En todo caso, al tratarse de dos infracciones leves, la AEPD fija una multa de cuantía mínima: 1.500 euros.