¿Qué negociar en el acuerdo de teletrabajo? Guía práctica para empresas y empleados

Se repite hasta la saciedad, pero es un hecho innegable: el teletrabajo ha venido para quedarse. Independientemente de la pandemia, muchas empresas han adoptado este sistema conjugándolo con la presencialidad habitual, obteniendo de este modo las ventajas de uno y otro modelo. Este tipo de soluciones, no obstante, está sujeto a una serie de exigencias legales. La normativa sobre teletrabajo, el Real Decreto-ley 28/2020, obliga a ambas partes a suscribir un acuerdo individual (es decir, con el empleado particular y no de manera colectiva) siempre y cuando los servicios a distancia se presten en un mínimo del 30% de la jornada mensual en un periodo de referencia de tres meses. Lo que equivaldría a un mínimo de dos días a la semana.

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Como indica la ley, el pacto debe recoger un contenido mínimo y concretar cómo va a configurarse el nuevo sistema de trabajo y cuáles van a ser las condiciones. Ahora bien, como indica Santiago Esperanza, gerente del área de Laboral en BDO Abogados, el documento que obliga a redactar la ley es "demasiado formalista, rígido y con muchos requisitos", lo que plantea numerosas dudas a empresas y empleados sobre qué contenido incluir y cómo. Estas son algunas claves.

Distribución del trabajo presencial y a distancia

Uno de los elementos más relevantes que deben plasmarse en el acuerdo es un inventario de los equipos y herramientas que necesita el empleado. Por ejemplo, ordenador, auriculares o silla de trabajo. También debe incluirse el horario o las reglas de disponibilidad obligatoria, si las hubiera. Y lo que es más importante: cómo va a distribuirse la jornada presencial y la remota. Es decir, qué cantidad de tiempo se va a prestar servicios desde casa y si se permite flexibilidad o hay rigidez.

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En este sentido, Esperanza recomienda huir de los acuerdos tipo y diseñar 'trajes a medida' dependiendo de la función o las labores del puesto. "Hay una práctica libertad total para diseñar el modelo. Se puede limitar a ciertos días al mes o distribuirse por un porcentaje en varios meses; depende de la idiosincrasia de cada empresa". Así, habrá compañías donde sea posible una mayor flexibilidad y con establecer que el 30% de la jornada mensual es teletrabajable es suficiente, mientras que los empleados serán los encargados de decidir cuándo operan desde casa. Si por el contrario las funciones son más estrictas en este sentido, Esperanza sugiere concretar el modelo. Incluso definiendo qué días a la semana se debe acudir presencialmente a la oficina.

Una figura que, para el abogado, no debe faltar en este tipo de acuerdos es la cláusula de reversibilidad. "Sirve para las dos partes, les permite revisar las condiciones si por una circunstancia eventual futura cambian las tornas y alguno se ve perjudicado", señala. Consiste en definir una serie de circunstancias en las que cualquiera de las dos partes pueda establecer la vuelta al trabajo presencial o un renegociado de la situación laboral.

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"Otra opción", agrega, "es establecer un límite temporal al contrato". "De este modo, se permite que ambas partes puedan volverse a sentar a negociar y solucionar de nuevo por escrito aquellas cuestiones que hayan generado problemas o que hayan interpretado los tribunales al analizar los distintos conflictos que les lleguen en el futuro".

Compensación de los gastos

Uno de los elementos más importantes y, al mismo tiempo, conflictivos es la compensación de gastos. La normativa obliga a determinar en el acuerdo la cuantía que debe abonar la empresa y los posibles costes, aunque no concreta cuáles pueden ser. "La mayoría de convenios colectivos que lo han regulado incluyen entre 15 y 65 euros mensuales en gastos de teletrabajo, aunque están pensados para empleados que están en remoto todo el tiempo", revela el abogado.

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En todo caso, ante la falta de precisión, es recomendable revisar lo que dice el contrato o el convenio colectivo aplicable. Si no hubiera ninguna mención al respecto, la negociación entre ambas partes debe realizarse teniendo en cuenta que la regla general es que la organización se haga cargo tanto de los medios como de los gastos que genere el desarrollo de la actividad laboral. Esperanza subraya que este es un extremo relevante, ya que puede derivar en litigios, y aconseja a la empresa que, independientemente de la compensación que se decida, abra la vía al empleado para revisar la cuantía si a lo largo de la prestación de servicios tiene más costes.

Ahora bien, es importante señalar que si la organización se compromete a una determinada cuantía, debe cumplir con ello y no echarse atrás. Lo deja claro la ley de teletrabajo, que establece en su artículo 8 que los cambios que se hagan en el acuerdo deben ser por escrito "y por voluntad de ambas partes". Si se cambia unilateralmente, advierte el letrado, los tribunales podrían entender que la entidad está haciendo una modificación sustancial de las condiciones e invalidarlo.

Si la empresa se compromete a una determinada cuantía, debe cumplir con ello y no echarse atrás

En este sentido se pronunció la Audiencia Nacional en mayo de este año, cuando obligó a una compañía a cumplir con su palabra y abonar a los empleados una compensación por inscribirse al teletrabajo. La promesa se realizó justo antes de la pandemia, el 6 de marzo de 2020. Debido a las constantes noticias sobre el virus, la dirección mandó un 'e-mail' a la plantilla animándola a prestar servicios en remoto y ofreció a cambio una subida salarial de un euro la hora teletrabajada. Días después, y al ver que la situación obligaba a adoptar este modelo de forma indefinida, se pactó otro modelo de compensación. Sin embargo, la AN indica que la propuesta era una "oferta concreta y en firme de unas nuevas condiciones" y no una "mera encuesta", como argumentó la empresa, por lo que ambas partes estaban obligadas a cumplir su parte del trato.

Trabajar desde otro domicilio: ¿es posible?

En el caso de que el empleado quiera prestar servicios desde varios domicilios (el principal y una segunda residencia, por ejemplo), también debería plasmarse en el acuerdo para evitar conflictos en el futuro. Este puede ser, además, un punto importante para la compañía, en la medida en que debe cumplir con unas obligaciones de prevención de riesgos laborales, que en el teletrabajo se aplican sobre el lugar concreto donde el empleado presta servicios. "No hay limitación en la normativa del número de localizaciones, lo elige el empleado. Pero es recomendable incluirlo para que la empresa, si lo quiere, pueda analizar el puesto", resume Esperanza.

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En la misma línea, aconseja incluir este supuesto a los efectos de la cláusula de reversibilidad para que si el lugar desde donde ejerce el empleado no cumple con los mínimos de seguridad, pueda forzarse la vuelta a la presencialidad.

En remoto desde el extranjero

¿Qué pasa si el empleado quiere operar desde fuera de España? Es algo posible, siempre y cuando estén de acuerdo ambas partes, pero la compañía debe tener ciertos aspectos en cuenta, especialmente en lo que respecta al ámbito fiscal. Si el país de destino está dentro de la Unión Europea, probablemente las gestiones sean mínimas. Pero en Estados donde no hay convenios de cooperación, el abogado advierte de que lo más probable es que la empresa se tenga que dar de alta en la Seguridad Social para que el trabajador pueda cotizar en España. En todo caso, aconseja estudiar los requisitos que exige cada país y verificar si existen acuerdos bilaterales.

Aun así, advierte de que es un escenario complejo porque, normalmente, las normas internacionales están pensadas para empleados que son enviados al extranjero por orden de la empresa. En este supuesto, en cambio, es el empleado quien voluntariamente quiere operar fuera, así que quizá no son de aplicación. "Los tribunales tendrán que pronunciarse al respecto. En todo caso, sería necesario modificar la regulación", concluye.