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El método 1-3-5 para que tu tiempo sea mucho más productivo

A veces parece que el descanso es un sueño inalcanzable y es imposible llegar a completar todas las tareas que tenemos que hacer. Aprende a priorizar

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No existe la panacea para hacer mucho (y buen) trabajo en menos tiempo, solo tener una gran cantidad de buenos hábitos y sistemas de priorización puede producir el mejor de tus resultados. Ser más productivos consiste en saber qué hacer, cuándo y cómo en el menor periodo posible para maximizar los pocos minutos que solemos tener cada día. Esto significa que debemos elegir tareas que se alineen estratégicamente con los objetivos que queremos conseguir.

La regla 1-3-5 es una sencilla técnica para lograr llevar a cabo todas los quehaceres que nos hemos marcado. Consiste en escoger un número limitado de ocupaciones, concretamente en escoger una grande, tres medianas y cinco pequeñas. ¿Cuáles son las acciones más importantes que puedes tomar hoy y que te permitirán acercarte a tus metas en el menor tiempo posible?

Imagina las repercusiones de elegir qué es lo urgente (pero no importante) en lugar de centrarte solo en acciones notables. "El secreto para dominar el tiempo es centrarse sistemáticamente en lo fundamental y suprimir la necesidad", asegura Oliver Emberton, fundador de Silktide y escritor.

En qué consiste

Es muy sencillo. El número 1 hace referencia a la tarea más importante. Aquella que harías si únicamente pudieras hacer solo la más grande. El 3 son aquellas que debemos acabar. Y el 5 es para escoger otras que querrías hacer. Estas no han de ser relevantes, sino más bien las que no haya especial urgencia de cumplir.

Muchos de nosotros confundimos estar 'ocupados' con ser efectivos o eficientes

Lo ideal es no llenar esta lista completamente. Es mejor dejar libre un espacio de 3 y un par en la de 5 para así poder hacer frente a imprevistos que nos puedan surgir. La única inamovible y que hemos de hacer sí o sí antes de acabar la jornada es la que hemos escogido como 1. Una pequeña trampa para asegurarnos de cumplir con lo que nos hemos marcado es abordarla desde el primer momento, a no ser que requiera un espacio y momento concreto. De nada nos servirá decir que es primordial si empezamos por las menos importantes y llegamos al final del día sin haber terminado la que realmente es importante.

No te distraigas

Interrupciones como notificaciones, ruidos fuertes, redes sociales, alguien que llama a tu puerta, revisar los correos electrónicos de vez en cuando, interrumpen tu flujo y tu concentración. Son suficientes para desviar tu atención y hacer que tengas que volver a empezar. Te llevará tiempo reajustarte, en muchos casos hasta 25 minutos.

Tu vida sigue llena de trabajo mientras pierdes el tiempo alimentando tus distracciones. Las personas exitosas priorizan y se enfocan. Se desconectan de todo lo demás para realizar lo que realmente es importante. Ten cuidado con las actividades engañosas que te hacen perder el tiempo al disfrazarse de trabajo como: discusiones prolongadas con amigos, reuniones que parecen urgentes y no lo son...

"La vida es larga si sabes cómo usarla", aconsejó Séneca. Toma el control de tu tiempo y comienza a distribuirlo correctamente. Comienza por revisar tu rutina diaria. Realiza un seguimiento de tus actividades diarias durante un tiempo para ver claramente dónde lo estás gastando. Reuniones, llamadas telefónicas, emails, notificaciones, chats y muchas otras distracciones están constantemente dividiendo tu atención.

La mayoría de nosotros no tenemos ningún problema en estar ocupados, pero a menudo lo estamos en las cosas equivocadas

Registra todas tus citas, fechas límite... Analiza el tiempo real que dedicas a cada actividad y cuál crees que es la mejor cantidad para cada una. Prográmalo todo de antemano. Haz un plan y averigua qué está pasando en cada momento. Esto te ayuda a descubrir cómo estás gastando tu tiempo. Fíjate en dónde se pierden tus minutos y luego ordena tu rutina.

Olvida el trabajo

Ocupado no significa necesariamente productivo. Hacer muchas cosas te hace sentir como si estuvieras moviéndote rápidamente y siendo productivo en el proceso. Pero en efecto, no lo eres. Si te llevó mucho tiempo medir tu trabajo te sorprenderá lo poco valioso que es lo que estás haciendo.

Oliver Burkeman, de la 'BBC', afirma que "cuando estás ocupado, es más probable que se tomen malas decisiones de administración del tiempo, asumiendo compromisos que no puedes manejar o priorizando tareas insignificantes sobre otras cruciales. Una espiral viciosa entra en acción: tus sentimientos de ajetreo te dejan aún más trabajo que antes".

El número 1 hace referencia a la tarea más importante. El 3 son aquellas que debemos acabar. Y el 5 es para escoger otras que querrías hacer

Si empiezas tu día respondiendo correos electrónicos, podrías ser absorbido por una espiral de preguntas y responder a cada cosa que se te cruce. Sé proactivo y no te dejes atrapar en el modo reactivo.

"La mayoría de nosotros no tenemos ningún problema en estar ocupados, pero a menudo lo estamos en las cosas equivocadas", dice Angie Morgan , coautora de 'Spark: Cómo guiarte a ti mismo y a otros a un mayor éxito'. "Puedes gastar de diez a quince minutos solo en el email, pero eso no está impulsando los resultados ni te está moviendo hacia metas más grandes y duraderas. Cuando la gente dice: 'Estoy superocupado', realmente significa: 'soy un mal planificador' o 'no sé cómo priorizar o delegar". Tu tiempo es limitado. Hacer todo no es una opción.

Alma, Corazón, Vida

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