La Administración Pública, frente al reto de la automatización para ser más ágil

El Índice de la economía y la sociedad digitales, estudio anual conocido como DESI y elaborado por la Comisión Europea, ha situado a la Administración Pública española en el top ten de la digitalización durante varios ejercicios consecutivos. Nuestro país se ha consolidado, además, como la primera de las grandes economías de la unión en esta materia. Desde este 2023, DESI se integra en el Informe de la Década Digital 2023, un texto de mayor alcance que supervisará en adelante los progresos de los estados miembros de la UE y que vuelve a corroborar la buena salud de la incorporación tecnológica a la burocracia. Sin embargo, pese a estos avances, el sentir general de la población es que la Administración continúa siendo lenta. ¿Por qué?

Si bien los casos de uso son cada vez más numerosos y se están implantando con éxito, los expertos apuntan a dos razones principales para entender el contraste entre la creciente digitalización y la lentitud en los procesos: el cuello de botella generado por la tramitación de ayudas y subvenciones, y la alta fragmentación de la Administración española en áreas específicas y diferentes niveles. Así lo expresaron los participantes en la mesa redonda que organizaron El Confidencial y EY en la sede que tiene la consultora en Sevilla y que tuvo por título La hiperautomatización en la Administración Pública.

En la tertulia participaron Javier Hernández, subdirector General de Impulso en Innovación de los Servicios Digitales del Ministerio de Justicia; Juan Carlos Preciado, secretario General de Transformación Digital y Ciberseguridad en la Junta de Extremadura; José Manuel García, director General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Generalitat Valenciana; María Pérez, directora Estratégica de la Agencia Digital de Andalucía; Óscar Cámara, director de IT de Enisa; Manuel Márquez, socio responsable de Consulting para Sector Público de EY; y Luis María Bautista, socio de Consulting para Sector Público de EY.

Manuel Márquez dio respuesta a la cuestión de por qué la burocracia sigue siendo lenta en nuestro país, pese a aplicarse de forma masiva la nueva tecnología: “El 70% de los procedimientos que gestiona la Administración son ayudas y subvenciones, especialmente tras la puesta en marcha del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y su más reciente Adenda que da luz verde a la segunda fase”. En este sentido, el socio de EY precisó que “si la hiperautomatización se enfoca a reducir este atasco, el problema estará solucionado en mayor medida, aunque, lógicamente, todavía quedará mucho por hacer”.

"Si creáramos la Administración desde cero, no sería cómo es ahora. Tenemos que reinventarla", J. C. Preciado (Extremadura)

Por su parte, Juan Carlos Preciado explicó que “el funcionamiento y la actual estructura de la Administración no están preparados para actuar como un sistema único, ya que funciona por silos, cada uno de ellos con sus responsabilidades, y esto dificulta enormemente la implantación de una tecnología escalable”. Por esta razón, el máximo responsable de Digitalización de la Junta de Extremadura se preguntó “si pudiéramos diseñar hoy la administración desde cero, como se monta una empresa, ¿cómo lo haríamos? En cualquier caso, está claro que no sería como la actual, lo que indica que tenemos que reinventarla y cambiar el modelo”, subrayó.

Como solución, Luis María Bautista compartió con sus contertulios dos recetas. Por un lado, reivindicó “simplificar los trámites de la Administración, pero para ello es importante reutilizar lo que ya tenemos”. Por otra parte, el experto puso el foco en “analizar los procesos de extremo a extremo”. Para aclarar su reflexión, expuso que “simplificar requiere necesariamente utilizar los activos ya existentes y fomentar la transversalidad. Al mismo tiempo, hay que abordar la problemática de que, si automatizamos tareas, pero el último proceso todavía sigue siendo manual, continuaremos teniendo un cuello de botella”, destacó.

"Si automatizamos tareas, pero el último proceso es manual, seguiremos teniendo un cuello de botella", L.M. Bautista (EY)

Un agente que tiene mucho que decir sobre procesos administrativos, digitalización y tramitación de ayudas es Enisa, la empresa pública dedicada a la financiación de proyectos empresariales innovadores. “A través del Plan de Recuperación estamos tramitando 4.000 millones de euros en ayudas y subvenciones (sin contar la Adenda), esto nos obliga a ser ágiles y por eso tenemos identificadas las tecnologías emergentes y cómo utilizarlas para dar confianza y alcanzar el éxito. Además, colaboramos estrechamente, compartiendo información, archivos y procesos con el Ministerio de Industria, que está preparando un tramitador único”, confirmó Óscar Cámara, director de IT de la compañía.

Los casos de uso ganan terreno

Los representantes de la Administración Pública en la mesa compartieron algunos de los casos de uso puestos en marcha y reflexionaron sobre cómo se debe afrontar la incorporación de la automatización en sus procesos. De esta forma, Javier Hernández consideró que “en el caso de la Justicia, la robotización es una exigencia. Hasta el momento, hemos conseguido 12 casos de automatización exitosos que van desde la cancelación de antecedentes penales, con más de 160.000 trámites en una semana —antes llevábamos a cabo entre 4.000 y 8.000— hasta la asignación de nacionalidad, con tres millones de tramitaciones que han permitido a más de 250.000 personas ser reconocidas como ciudadanos”. En su opinión, “la digitalización implica un cambio tan profundo en la Administración que debe ser entendida como una política transformadora en sí misma”, aseguró.

"La digitalización implica una transformación tan profunda que debe ser entendida como una política en sí misma", J. Hernández (Justicia)

También desde la Junta de Andalucía llegaron ejemplos prácticos. “En nuestro caso, hemos gestionado millones de expedientes con robots. Sobre todo, hemos automatizado tareas básicas como grabación de datos, revisiones de certificados, consultas, comprobaciones de pagos en tesorería, gestión de catástrofes o condiciones de las pymes, entre otros muchos procesos”, enumeró María Pérez. Asimismo, la directora Estratégica de la Agencia Digital de Andalucía especificó que “se han reutilizado muchos componentes para ser más eficientes” y se mostró optimista de cara al futuro: “Nos encontramos ante un enorme reto y una gran oportunidad histórica. Los fondos europeos pueden suponer una importante inyección de dinero y podemos avanzar mucho para que los ciudadanos tengan un mejor servicio”, remarcó.

Para terminar, la reflexión de José Manuel García se mostró en sintonía con sus compañeros de mesa. “En la búsqueda por una mayor eficiencia y una mejor gestión de lo público, estamos obligados a llevar a cabo la transformación digital, simplificar la administración y, en definitiva, cambiar la forma en que actualmente trabajan los funcionarios”, recalcó. El representante del Gobierno Valenciano matizó que “antes, el personal de la Administración eran hombres y mujeres orquesta, es decir, hacían un poco de todo. Ahora buscamos la especialización de la mano de la tecnología y la innovación”. A modo de conclusión, enfatizó que “el futuro es muy esperanzador y pasa por la compartición de datos y experiencias entre áreas, departamentos y niveles de la Administración”.