El agobio de atender infinitas reuniones 'online' en el trabajo
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El agobio de atender infinitas reuniones 'online' en el trabajo

El desgaste de las reuniones empeoró a raíz de la pandemia, y los modelos híbridos podrían complicar aún más las cosas

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EC.

Brenda Fernández ha intentado bloquear tiempo en su calendario. Ha intentado mantener las conversaciones enfocadas. Aun así, no puede huir de ellas. “Todo se convierte en una reunión”, me dice la redactora publicitaria de Miami de 29 años. ¿Su sentimiento abrumador? “Esto podría haber sido un ‘e-mail”. Después, se excusa para conectarse a una llamada a las 19:00.

Estamos inmersos en la era de la interminable lista de reuniones. Estas se han acortado durante la pandemia, según analistas. Un informe ha descubierto que la duración media se redujo un 20% en la primavera de 2020. Pero las reuniones se están multiplicando. Están la toma de contacto con el cliente de 25 minutos, la reunión sobre cuestiones generales con tu mánager, la minisesión de información sobre rendimiento, la reunión de preparación para la reunión... “Nunca se acaba”, declara Fernández.

Ya íbamos camino del agotamiento de las reuniones antes de la pandemia. Un cambio de organizaciones jerárquicas a otras matriciales sin niveles se traduce en más jefes y equipos con los que coordinarse. Unos negocios cada vez más globales se traducen en invitaciones en horas en que normalmente estaríamos en la cama. Caroline Kim Oh, ‘coach’ de liderazgo asentada cerca de la ciudad de Nueva York, declara que, en los últimos años, muchos de sus clientes han empezado a sentir que las reuniones son simplemente algo que les ocurre. “No tienes control sobre tu jornada laboral”, afirma. “Simplemente, aparecen”.

Foto: Guerra en Wall Street por el teletrabajo.

Trabajar desde casa y atravesar una crisis parece haberlo empeorado. En una encuesta de abril de la herramienta de programación de reuniones Doodle, el 69% de 1.000 teletrabajadores a tiempo completo declaró que sus reuniones se habían multiplicado desde que comenzó la pandemia, y el 56% declaró que sus saturadas agendas estaban perjudicando su rendimiento en el trabajo.

Las constantes comprobaciones se han convertido en la versión de algunos jefes de la microgestión, una forma de no perder de vista a los trabajadores en los que no confían. La coordinación que se solía producir al girar tu silla o andar por la oficina ahora requiere una formalidad y tiempo extra para todos los que siguen esparcidos por sus oficinas domésticas. Además, existe la sensación de que los líderes empáticos deberían estar en contacto en los momentos de transición, ya sea cuando el mundo se cerró el año pasado o a medida que volvemos a la oficina ahora.

El mensaje a los mánager a menudo es: “Oye, comprueba cómo están tus empleados. Asegúrate de si están bien. Preocúpate más”, declara Kim Oh, instructora ejecutiva. A veces, preocuparse más significa salvar a un trabajador de una reunión más de Zoom, añade.

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Foto: Reuters.

¿Qué sucede después? Si todos volvemos a trabajar cinco días a la semana, puede que volvamos a esas reuniones eficientes presenciales, dice Raffaella Sadun, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard que ha estudiado la carga de reuniones antes y durante la pandemia. Pero las empresas que prueben un modelo híbrido deberían prepararse para el caos.

Ahora hay que gestionar dos tipos de interacciones, dice la Dra. Sadun. “Una es la de la máquina de café y otra vía Zoom”. Si tomas una decisión con el compañero del escritorio de al lado, sigues teniendo que llamar a la que se queda en casa los martes para asegurarte de que está de acuerdo. De repente, utilizar Zoom no parece tan malo.

Foto: Imagen: Pexels.

No obstante, muchos empleados confían en que las cosas mejorarán. En la encuesta de Doodle, el 70% de los encuestados declaró que esperaba tener menos reuniones cuando volviese a la oficina. Angela Nguyen, consultora de atención médica independiente en Boston, prevé que los trabajadores volverán a los viejos tiempos de las reuniones consecutivas, en lugar de los horarios solapados con dos y tres reuniones que ve ahora.

“No es sostenible”, afirma. Ha visto a clientes intentar dividir y vencer, conectándose para apariciones estelares de 15 minutos, o mandando a varios miembros de equipo a videollamadas diferentes. Después, lo ponen en común —en otra reunión—.

Más reuniones implican más tareas con las que ponerse al día al final de la jornada

¿Nos hemos acostumbrado a tener nuestros contactos profesionales a un clic durante todos estos meses, sin el tiempo de traslado o los planes personales como frontera natural?, ¿desempeña un papel la soledad?

“Me pregunto si la gente solamente quiere conectarse, charlar, porque no tiene una oficina a la que ir”, declara Nguyen.

En general, los empleados han trabajado de cinco a ocho horas extra a la semana durante la pandemia, según Rob Cross, profesor de Liderazgo Global en Babson College y autor del próximo libro ‘Beyond Collaboration Overload’. Más reuniones implican más tareas con las que ponerse al día al final de la jornada, cuando por fin tenemos un minuto para revisar nuestras enormes listas de tareas pendientes. Además, alternar entre más reuniones más cortas es muy agotador para nuestros cerebros. “Han creado trabajo que no ven”, dice el Dr. Cross de las organizaciones. “Eso está destruyendo a las personas”.

Foto: Un hombre teletrabaja desde su domicilio. (EFE)

El equipo de Becca Apfelstadt, en la agencia de 'marketing' Treetree, volvió a su oficina en Columbus, Ohio, el mes pasado dos días y medio a la semana. El veredicto de su CEO sobre las reuniones es que no son peores que antes. Al principio de la pandemia, los trabajadores se quejaban de que no tenían tiempo de beber agua o ir al baño. “Era como: no sobreviviremos si no podemos resolver esto”, declara.

La compañía trasladó parte de la comunicación a servicios de mensajería como Slack, redujo las reuniones a entre 20 y 50 minutos y alentó las conversaciones mientras caminaban, utilizando servicios de IA para tomar notas. Los esfuerzos ayudaron, declara Apfelstadt, y hasta ahora el cambio al modelo híbrido no ha creado ninguna fatiga de reuniones. La semana pasada, vio a tres empleados apiñados en un sofá, intentando compartir una cámara de ordenador para una videoconferencia.

Foto: Foto: Reuters/Susana Vera.

“Había una persona pequeña en el medio, y la aplastaban cada vez que alguien intentaba hacer un comentario”, cuenta Apfelstadt. Recomienda a las empresas mantener el horario oficial de reuniones liberado a medida que vuelven y entablan conversaciones fortuitas en la oficina.

Aun así, no todo el mundo lo anhela. Seanna Thompson, médica y administradora en Mount Sinai Health System, de Nueva York, ha disfrutado de sus reuniones virtuales durante más de un año. El miedo aparece cuando piensa en volver a esas reuniones provisionales dispersas en la máquina de café. “Me quedo como: 'Oh Dios, eso acaba de estropear toda mi jornada”, dice. “No creo que lo que hacíamos antes fuera tan eficiente”.

*Contenido con licencia de ‘The Wall Street Journal’.

Brenda Fernández ha intentado bloquear tiempo en su calendario. Ha intentado mantener las conversaciones enfocadas. Aun así, no puede huir de ellas. “Todo se convierte en una reunión”, me dice la redactora publicitaria de Miami de 29 años. ¿Su sentimiento abrumador? “Esto podría haber sido un ‘e-mail”. Después, se excusa para conectarse a una llamada a las 19:00.

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