Los 10 pasos a seguir para digitalizar la asesoría jurídica... y no morir en el intento

La transformación digital de las asesorías jurídicas de las empresas es un proceso que se abre camino a pesar de la histórica falta de recursos que padecen estos equipos —son percibidos como un centro de costes— y la turbulenta relación que tradicionalmente han mantenido abogados y tecnología. El momento, sin embargo, es oportuno. La madurez del mercado de soluciones digitales ya permite a los in house elegir, entre una amplia variedad de herramientas, aquellas que más y mejor se ajusten a sus necesidades.

Eso sí, como coinciden todos los expertos, no debe caerse en el error de lanzarse a adquirir tecnología, por muy buena, bonita y barata que esta parezca, sin trazar un plan adecuado en el que deben también revisarse los procesos e involucrar a la plantilla. Esta fue la gran advertencia que se lanzó en la jornada Cómo desbloquear los cuellos de botella en el área legal, organizada recientemente por la legaltech Bigle Legal, y en la que el global legal operations manager de Fluidra, Jesús Gragera, expuso los pasos a seguir para conducir este proceso con éxito.

TE PUEDE INTERESAR

La mejor radiografía de las asesorías jurídicas del Ibex 35 y las grandes empresas en España

Irene Cortés Pedro del Rosal

1. Hacer pedagogía interna

Gran parte de los problemas que padecen muchas asesorías jurídicas tienen su origen en la falta de comprensión por parte de la dirección de la compañía u otros departamentos corporativos de la función y/o las tareas que asumen los in house. En este sentido, la primera misión que debe asumir el equipo legal es tender puentes con el resto de áreas y evangelizar sobre el contenido de su trabajo y las necesidades que de él derivan. Como regla general, las asesorías jurídicas deben mejorar su integración con el conjunto de la organización, rompiendo la imagen de ser un stopper de negocio que ralentiza o bloquea los asuntos, y haciendo comprender la aportación de valor que supone la minimización de riesgos legales.

2. Procedimentar las interacciones

En segundo lugar, la asesoría jurídica debe establecer unas pautas y procesos claros de relación con el resto de departamentos. No son pocos los in house que se quejan de que las peticiones que llegan desde otras áreas corporativas no siguen un cauce formal y preestablecido, ni se producen en el momento adecuado, involucrándolos demasiado tarde, lo cual dispara los riesgos legales, o en un momento excesivamente precoz, factor que redunda en la sobrecarga de trabajo que ya padecen. Son necesarios los protocolos y procedimientos, y es imprescindible que estos sean comunicados al resto de equipos. Todos deben saber cuáles son los pasos a seguir para realizar una consulta a la asesoría jurídica, un orden que redundará en el beneficio de todos a medio plazo.

TE PUEDE INTERESAR

La avalancha de contratos ahoga a las asesorías jurídicas... y muchos CEO ni lo saben

Pedro del Rosal

3. Procesos antes que tecnología

La tercera etapa comienza por evitar la tentación de lo que algunos han denominado ya como fascinación tecnológica; es decir, adentrarse en la compra de soluciones o herramientas que, a la larga, se descubre que no se ajustan a las necesidades reales del departamento. Antes de aplicar tecnología, el equipo jurídico debe definir o revisar los procesos de la asesoría jurídica, pues no todas las herramientas se adaptan a la estructura o flujos de trabajo de la misma, ni todos los departamentos la necesitan en los mismos puntos. Por ello y con anterioridad, el área legal ha de evaluar y diseñar sus procedimientos, paso más relevante para acercarse al objetivo de maximizar la eficiencia que implantar cualquier software.

4. Evaluar con mimo las herramientas

Una vez abierta la fase de la compra de tecnología, los expertos recomiendan evaluar con mimo y prudencia las distintas opciones. En la actualidad, el mercado ofrece infinidad de soluciones y herramientas, por lo que merece la pena dedicar el tiempo suficiente para encontrar la que mejor se ajuste a unas necesidades bien definidas en la etapa anterior y a un precio razonable. "Lo contrario es como apuntarse a un gimnasio que vale 500 euros anuales para ir solo uno o días al mes; no tiene sentido", afirma Isabel Sirvent, consultora de transformación digital de Bigle Legal. En este sentido, conviene, asimismo, evitar algunos riesgos que pueden surgir a medio plazo, como adquirir una aplicación cuyo precio inicial es muy competitivo, pero cuyo coste se dispara con las actualizaciones. O herramientas que desnaturalizan el trabajo de los abogados, convirtiéndoles en picadatos. Las herramientas están para servir a los profesionales y no al revés. Las aplicaciones tienen que ser fáciles, intuitivas y contar con un buen soporte técnico.

Los proyectos faraónicos no salen bien; pretender abordar todas las necesidades del equipo a la vez solo conducirá a la indigestión

5. Definir las prioridades

Los proyectos faraónicos no suelen salir bien. Pretender abordar todas las necesidades de la asesoría jurídica a la vez solo puede conducir a una indigestión o un atasco que dé al traste con el proceso de digitalización. Por ello, hay que elegir aquello que es más urgente y más útil dentro del universo de lo posible: la gestión documental; la gestión societaria; la trazabilidad de los contratos; la firma digital; el seguimiento de las obligaciones contractuales; la gestión y atención de solicitudes; la automatización de plantillas, o el flujo de validaciones. Cada equipo tiene sus prioridades, con independencia de lo que hagan otras empresas, por muy similares que a priori puedan parecer. De hecho, durante el encuentro se subrayó la peculiaridad de que en las asesorías jurídicas del Ibex 35 se emplean muy distintas herramientas, incluso en compañías del mismo sector.

6. Establecer un orden

Al igual que no pueden abordarse todas las necesidades a la vez, la implementación de nuevos procesos y herramientas digitales también debe ser dividida en fases. Establecer hitos o metas volantes reconocibles permite a los responsables de la asesoría jurídica detectar y adoptar medidas si en alguna etapa se producen fallas, desviaciones o atascos. Abordar un proceso tan complejo como un todo dificulta la operativa. Esta separación en fases debe ser una exigencia de los in house, trabajen con el proveedor que trabajen.

TE PUEDE INTERESAR

El 'marrón' de las políticas ESG abre una oportunidad a los abogados 'in house'

Pedro del Rosal

7. Métricas, porque lo que no se mide no existe

Uno de los grandes avances que debe permitir la implementación de tecnología en la asesoría jurídica es la obtención de métricas y datos que permitan acreditar su situación y resultados. Lo que no se mide, no existe. Una regla que es de aplicación tanto desde un punto de vista interno como hacia el resto de la organización. Poder evaluar el funcionamiento del equipo no solo permitirá detectar los puntos de mejora desde un punto de vista interno, sino que también ayudará a trasladar hacia la dirección corporativa el valor del trabajo de los in house y sus necesidades de recursos.

8. Apoyarse en las personas

Todo proceso de digitalización necesita contar con el respaldo de las personas de la organización. En primer lugar, requiere contar con el liderazgo claro de su impulsor, que debe ser una figura que goce de la confianza y el respeto, tanto de la dirección corporativa como de sus compañeros y subordinados. En segundo término, es imprescindible el compromiso de la cúpula de la compañía en este tránsito; un apoyo que ha de ser nítido y reconocible. Y, finalmente, es clave involucrar a todo el equipo. Para conseguir este último punto, según Gragera, la comunicación con toda la plantilla afectada debe ser fluida desde el inicio y han de escogerse aliados que actúen como creadores de opinión favorable a la implementación de las nuevas herramientas.

TE PUEDE INTERESAR

Miguel Klingenberg: "El abogado interno tiene más reconocimiento que el socio de despacho"

Pedro del Rosal Fotografías: Ana Beltrán

9. Contar con el área de IT

La asesoría jurídica no puede embarcarse en este proceso sin contar con el equipo de tecnología o sistemas informáticos, por mucho que se trate de dos departamentos cuyos puentes no siempre están bien trabajados. El equipo legal no es —o no debe ser— una isla dentro de la organización, por lo que debe contratar herramientas o soluciones que no sean compatibles con el resto de sistemas corporativos. Contar con los informáticos, asimismo, introduce una mirada limpia que puede detectar o anticipar fallos o problemas que pueden escaparse a los abogados.

10. Familiarizarse con las opciones de la IA

Finalmente, y sin que ello suponga que haya que introducirla ya, pues se trata de un mercado que aún está en proceso de madurez, las asesorías jurídicas deben irse familiarizando con las opciones que abre la inteligencia artificial (IA). Pese al lógico vértigo que en algunos equipos pueden provocar sus potenciales funcionalidades, lo cierto es que se trata de una tecnología llamada a introducir importantes mejoras en su funcionamiento.