Cuatro trucos de los expertos de Google para gestionar mejor los correos en Gmail

Tener una bandeja de entrada limpia y ordenada a veces es más difícil que mantener limpia una cocina en la que comen cada día unos trillizos de dos años a los que no les gusta el puré. Los mensajes no leídos que se acumulan más allá de la primera página, el 'spam' y las banderas amarillas que señalan urgencia son solo algunas de las barreras que quienes usan cada día el correo electrónico de G Suite se encuentran cada día y que les dificultan en cierta manera, una comunicación ágil y organizada con el resto de su equipo, clientes o profesores.

De hecho, según datos recogidos por Harvard Business Review y reproducidos por el propio Google, los profesionales que son usuarios de Gmail reciben de media al día 120 correos electrónicos, lo que supone, de leerlos todos, una dedicación diaria de 2,6 horas a su lectura, o lo que es lo mismo, más del 32% de la jornada laboral completa. Por eso, mantener la bandeja de entrada limpia y ordenada puede facilitarles mucho la labora y no hacer leer toda la correspondencia no les consuma todavía consuma mucho más tiempo del estrictamente necesario.

Para ellos, los expertos de Google han preparado cuatro trucos muy útiles que desde Teknautas hemos recopilado con los que se podrá ahorrar tiempo y llevar a cabo más tareas desde la bandeja de entrada de Gmail. Son estos:

1. Programar envíos para cuando quieras:

En ocasiones la vida profesional requiere enviar recordatorios fuera de hora en un momento justo en el que también está agendada una reunión importante. Por eso, la función de programar envíos puede sacar a los profesionales de muchos apuros y mejorar su rendimiento y planificación. Estos son los pasos para hacerlo:

1. Escribir el correo electrónico que se desee como se hace normalmente y después, hacer clic en la flecha que aparece en el lado derecho del botón 'Enviar' en Gmail.
2. Seleccionar 'programar envío'.
3. Cuando el mensaje esté programado aparecerá un menú en el que puede leerse 'Programado' en el que pueden verse los correos electrónicos pendientes de enviar y a qué hora realizará la comunicación Gmail. Además, desde este menú puede cambiarse la hora o el día programados o incluso cancelar su emisión.

2. Convertir un correo en una tarea:

Para aquellos correos electrónicos que contienen una tarea —que en los casos de algunos profesionales, son muchos— pueden convertirse muy fácilmente en una de estas sin salir de la bandeja de entrada de Gmail y solo siguiendo dos pasos:

1. Desde el panel lateral de Gmail (que puede abrirse a través de la flecha que aparece en la parte inferior derecha de la interfaz de la bandeja de entrada) abrir la lista de Tareas (señalada con el emoticono de un puntero blanco sobre un círculo azul) y arrastrar el email dentro de la barra de tareas.
2. Una vez el correo ha sido introducido, añadir una descripción a la tarea para que se adjunte un enlace al correo electrónico en el interior. Otras opciones son presionar Mayus + K para que se añada automáticamente a la lista de tareas o desde el menú de tres puntos que aparece en la parte superior una vez está abierto el correo electrónico en concreto.

3. Enviar y archivar correos:

Uno de los secretos para tener una bandeja de entrada ordenada es archivar los correos electrónicos que ya no son necesarios. Con esto se conseguirá una página mucho más liberada sin tener que recurrir al borrado de los mensajes, pudiendo así consultarlos en caso de que volvieran a ser necesarios. Para tal fin, Gmail ofrece la posibilidad de responder a un mensaje y archivarlo en un mismo paso. Así puede hacerse:

1. En la configuración de Gmail, hacer clic en la pestaña 'Configuración' (la rueda que aparece en la parte superior derecha)
2. Después, en 'Enviar y Archivar', seleccionar la opción 'Mostrar el botón enviar y archivar en la respuesta'. Una vez activado, haciendo clic en esta opción se llevarán a cabo las dos acciones al mismo tiempo cuando se responda un email.

4. Crear un evento en Google Calendar:

Ante la necesidad de programar una reunión después de leer un correo electrónico, Gmail permite agendar citas en Google Calendar sin abandonar su entorno. Puede hacerse siguiendo dos simples pasos:

1. Con un correo electrónico abierto, hacer clic en el menú de hamburguesa (los tres puntos) de la parte superior y hacer clic en 'Crear evento'.
2. Desde aquí se abrirá una pestaña de Google Calendar y el asunto del correo electrónico se convertirá en el título del evento y las personas citadas en el email se agregarán como invitados al mismo.
3. Comprobar que todo está bien y no se quiere añadir a más invitados y hacer clic en 'Guardar'.