Calendar, Docs, Drive... Trucos para trabajar (y ahorrar tiempo) sin salir de Google

Google, en su idea de seguir ampliando las fronteras de su negocio lleva un tiempo intentando cambiar tu forma de trabajar y que pases de usar la ofimática tradicional a que utilices sus sistemas. Bajo el paraguas del buscador han nacido Drive, Calendar, Docs, Sheets... Sí, sabemos que también nació Gmail, pero los mejores trucos sobre la plataforma de correo electrónico te lo contamos ya en este otro artículo. Esta vez lo que queremos es descubrirte los mejores trucos para trabajar, y bastante bien, sin salir de Google si aprovechas sus programas.

Empezando por la posibilidad de almacenar prácticamente de todo en la nube, pasando por las opciones de editar textos sin conexión y convertir 'pdfs' 'online' y acabando con la sincronización con otros servicios del gigante de Mountain View. Los sistemas de Google ofrecen una cantidad nada desdeñable de posibilidades que es bueno destacar. Puede que prefieras trabajar o gestionar tu productividad con otras herramientas alternativas, pero siempre viene bien saber que al alcance de la mano, y sin gastar ni un euro extra, tienes una 'suite' que ya integra todo lo que se suele necesitar.

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Google Drive

Empecemos a lo grande. Sabemos que Drive es el nombre que popularmente se le da a todo el 'suite' de Google, pero en este caso bajo este nombre vamos a dejarte unas herramientas extra para su opción de almacenamiento que es posible que no conozcas. Y es que muchos son los que utilizan Drive como un mero archivo al estilo de Dropbox.

Convierte un PDF en archivo de texto

No te hagas el fuerte, tú también has llorado para convertir un 'pdf' en un documento de texto. Has pasado por mil herramientas y páginas hasta que lo has conseguido. Pues debes saber que tenías una opción que te lo dejaba a tiro de piedra. Google Drive cuenta con un motor interno que lee estos documentos y los convierte automáticamente en archivo de texto.

Aprovechar esta herramienta es algo tan sencillo como subir el 'pdf' a nuestra carpeta de Google, hacer clic con el botón derecho sobre él y elegir la opción Abrir con > Documentos de Google. Tardará unos segundos, pero tras el proceso tendrás tu documento editable guardado en la nube y a tu total disposición. También está disponible la versión inversa y puedes convertir un documento de texto en un 'pdf' sin problemas.

Documentos sin conexión

Una de las dudas que se suele tener al empezar a usar Drive es la de pensar que solo puedes usarlo cuando tienes conexión a internet. Pero no, esta herramienta no funciona exactamente así. El programa tiene una opción para que elijas los documentos que quieras editar sin conexión por si te vas de viaje o algo similar.

Para acceder a esta opción solo debes entrar a Drive desde la versión móvil, dejar pulsado el documento que te interesa y, cuando te aparezcan las diferentes opciones, hacer clic sobre 'Disponible sin conexión'.

Sincronízalo con Google Fotos

Algo muy bueno que tiene el sistema de Google es que une todas sus aplicaciones y te permite sincronizarlas sin problema. Es decir, si estás escribiendo un texto y quieres añadirle una imagen que tienes en tu móvil, puedes hacerlo a través de Google Fotos. No necesitas subir la imagen ni pasarla a un PC. Y encima cuenta con un pequeño editor para que dejes las fotos a punto.

Para usar esta sincronización solo debes ir al documento en el que quieres colocar una foto, ir a Insertar > Imagen > Fotos. A continuación se te desplegará tu galería y podrás elegir la que prefieras.

Atajos del teclado

Una guía de trucos para una aplicación no está completa hasta que muestras los atajos del teclado. Porque a todos nos encanta ahorrar algo de tiempo dejando un poco apartado el ratón. Aquí van los más interesantes de Drive.

• X: Seleccionar o deseleccionar un elemento.
• s: Marca o desmarca como Destacado el elemento seleccionado.
• .: Comparte el elemento seleccionado.
• Flechas: Navega en cualquier dirección entre los elementos.
• Shift + ↑ o ↓: Seleccionar varios elementos anteriores o siguientes.
• Shift + A: Selecciona todos los elementos.
• Shift + N: Deselecciona todos los elementos.
• Shift + T: Crea un nuevo documento de texto.
• Shift + P: Crea una nueva presentación.
• Shift + S: Crea una nueva hoja de calculo.
• Shift + D: Crea un nuevo dibujo.
• Shift + F: Crea una nueva carpeta.

Google Calendar

Dejemos de lado la parte de Drive para centrarnos en Calendar. Porque si es importante el almacenamiento y los documentos, casi más lo es la organización. Y Google también te ofrece un calendario que te permite hacer bastantes cosas.

Ponte objetivos

En plena explosión de las aplicaciones deportivas, esta agenda también te ofrece una ayuda en este sentido. Y es que puedes crearte todo tipo de objetivos (no solo deportivos) y que te lo vaya recordando para que no pierdas la rutina.

Para hacer esto solo debes ir a la 'app' de Calendar, pulsar sobre el '+' flotante e ir a 'Objetivos'. Una vez dentro de ese apartado ya podrás ir seleccionando las metas y la frecuencia con la que quieres realizar tus ejercicios.

Añade la ubicación a tus eventos

Otra de las herramientas más potentes de Google es la archiconocida Google Maps. Y, como no podía ser de otra manera, también puedes sincronizarla con tu calendario. Si quieres, tienes la posibilidad de añadir la ubicación de tus eventos y así cuando te toque ir a alguno de ellos automáticamente te permitirá ver el camino que te toca recorrer hasta el lugar donde se realiza.

Para ello solo debes añadir un nuevo evento y rellenar el apartado 'Añadir una ubicación'.

Adjunta archivos

Por si esto fuera poco, también puedes unir Calendar con Drive y Docs y adjuntar los documentos relacionados con el evento que vas a tener. Es decir, puedes crear una alerta en el calendario sobre un evento en el que, por ejemplo, debes mostrar una exposición que has realizado con el 'Power Point' de Google y adjuntar esa exposición a la alerta. Así no te dejarás nada en el tintero.

Añadir uno de estos documentos es tan sencillo como a la hora de crear un evento hacer clic sobre 'Adjuntar archivo'.

Atajos de teclado

Sí, Google Calendar también tiene sus propios atajos de teclado.

• Navegación
• 'k' o 'p' /'j' o 'n': periodo de tiempo anterior/posterior
• r: actualizar
• t: hoy
• Vistas
• 1 o 'd': vista de día
• 2 o 'w': vista por semana
• 3 o 'm': vista de mes
• 4 o 'x': vista personalizada
• 5 o 'a': vista de agenda
• Agenda
• c: Crear evento
• e: Información de evento
• Eliminar: eliminar evento
• ctrl+z o z: deshacer
• Esc: volver a la vista de calendario
• ctrl+s: guardar evento

Google Docs

Terminamos con uno de los elementos que cada vez tienen más tirón entre el paquete de Google, y no es otro que su editor de texto. Ofrece casi las mismas posibilidades que el clásico Word, con la ventaja (o desventaja, según para quien), de que está en la nube y otorga sutiles diferencias que pueden servirte de gran ayuda.

Comentar y chatear

Es una de las grandes ventajas de este editor. Puedes crear junto a compañeros o amigos todos los documentos que quieras, editarlos a la vez, comentarlos y hasta chatear sin salir de la plantilla. Y sabiendo que todo va a quedar guardado en la nube. Es una herramienta genial para funcionar en grupos difíciles de coordinar.

Para dejar un comentario solo debes seleccionar la frase de la que quieres hablar y buscar un 'bocadillo' que aparece a la derecha de la hoja.

Escritura por voz inteligente

¿Cansado de escribir? ¿Tienes un texto muy largo de transcribir y no quieres hacerlo? Pues Google Docs puede ser tu salvación. Con la misma tecnología que usa para transcribir tus palabras en las aplicaciones de mensajería, ahora puedes pedir al sistema que te escuche mientras lees palabra por palabra el texto que debes volcar sobre la hoja del editor. Quizá no sea una transcripción perfecta, pero seguramente te canses menos que si apuestas por la escritura tradicional.

Para llegar a este micro mágico solo debes ir a Herramientas > Escritura por voz. Incluso si decimos 'coma' o 'punto' puede interpretar los símbolos ortográficos.

Usa su bibliografía

Google siempre se ha caracterizado por aprovechar al máximo las posibilidades de las que dispone y se ve perfectamente en opciones como esta. Y es que si un día estás escribiendo un texto y quieres consultar algo sobre un tema o una palabra en concreto que aparece en ese texto, puedes usar la bibliografía del buscador sin salir de la plantilla. Una opción muy interesante si contamos con poco tiempo, pero queremos ser lo más riguroso posible.

Para aprovechar esta herramienta solo debes ir a Herramientas > Explorar. Te aparecerá una ventana a la derecha en la que podrás buscar lo que quieras tanto dentro de tu Drive como fuera.

Bola extra: nuevas aplicaciones

Por si ninguna de estas opciones te convence, Drive te da la posibilidad de añadir nuevas herramientas a la 'suite' a través de unos programas similares a las extensiones que usamos en Google Chrome. Para acceder a estas otras herramientas solo debes ir a Drive, hacer clic en Nuevo > Más > Conectar más aplicaciones.

Te aparecerá un poco de todo, desde conversores de vídeo a traductores. Por si todavía echabas algo en falta.