Sácale partido a estas aplicaciones

Las herramientas de Google Drive, Dropbox y Evernote que no sabías que existían

Búsquedas personalizadas, traducción automática, sincronización entre equipos o redes sociales… Exprimir al máximo estos servicios en la nube es muy sencillo

Foto: Estas apps son todo un clásico en nuestros teléfonos y tabletas (Pixabay)
Estas apps son todo un clásico en nuestros teléfonos y tabletas (Pixabay)

Quizá este artículo o muchos otros que leas hoy los alojes en la nube para imprimirlos, compartirlos con algún colega en una carpeta o guardarlos en otra para recuperarlos en un futuro. Sea el enlace o un archivo .pdf, probablemente formarán parte de un conjunto de bits que se alojen en la nube sin ocupar espacio en tu disco duro físico. Y hay múltiples opciones para guardar ese contenido: Google Drive, Dropbox o Evernote son algunas de ellas.

Rubén RodríguezRubén Rodríguez

Pero estos tres servicios son algo más que un simple repositorio de documentos: tienen una serie de funciones más desconocidas y que, una vez descubiertas, permiten sacar todo el partido. Te presentamos funciones y herramientas que te harán verlos con otros ojos.

Google Drive: comparte documentos y también edítalos

Google Drive, el servicio en la nube del buscador, es mucho más que un simple almacén virtual en el que podemos guardar documentos, imágenes o carpetas. Con 15 GB gratuitos de almacenamiento (se pueden comprar más), también nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones que se pueden compartir con otros usuarios para su edición o visionado. Estas funciones son ideales para trabajar como 'freelance', desde casa o a distancia, pero hay mucho más que suele pasar inadvertido.

Docs, el nombre con el que se conoce al procesador de textos, tiene un montón de funciones muy atractivas y que se conocen poco. Por ejemplo, la de dictado de voz, también disponible en las presentaciones de diapositivas. Para utilizarla, activamos nuestro micrófono y nos vamos a "Herramientas" y después a "Escritura por voz". Haz clic sobre el icono del micrófono y comienza a hablar con voz clara y no demasiado deprisa. Para terminar, vuelve a pulsar el micrófono. Mientras hablas, puedes corregir las palabras que se hayan transcrito con errores o situar el puntero en otro punto para seguir el dictado, sin necesidad de cerrar el micro y volver a abrirlo.

Es posible traducir un documento de una tacada, sin tener que copiar y pegar en Google Translate

También en Docs es posible traducir un documento de una tacada, sin tener que copiarlo y pegarlo en Google Translate. De nuevo en "Herramientas", un poco más abajo de "Escritura por voz", se encuentra "Traducir documento". Lo que Docs hará es crear un nuevo archivo de texto con la versión traducida al idioma que elijamos.

Por si esto fuera poco, y aunque mucha gente no lo sabe, los textos en ficheros .pdf se pueden convertir en texto editable. Esto también se aplica a fotos: podemos cargar un archivo de imagen (en concreto, .jpg, .gif y .png) y editar sobre él. Fotos o texto, no pueden ocupar más de 2 MB. Para ello, buscamos en Drive lo que queremos modificar y con el botón derecho desplegamos el menú. Ahí, clicamos en "Abrir con Documentos de Google" y ya tenemos un nuevo documento editable.

En Google Drive también podemos dibujar. Aunque el procesador de textos, la hoja de cálculo y las presentaciones son las opciones más conocidas, también existe la herramienta Dibujos de Google, a la que puedes acceder desde la pantalla principal haciendo clic en "Nuevo" y después "Más". Puedes insertar formas, imágenes, color de relleno… Son muchas las opciones. Cuando termines, también puedes investigar otras funciones poco conocidas, como los formularios o un servicio de páginas web gratuitas.

Por último, has de saber que en la Chrome Store hay un montón de extensiones que te harán la vida más fácil a la hora de usar Drive. Por ejemplo, hay una para guardar contenido o una captura de pantalla con un clic, otra para hacer lo mismo con texto plano u otra para sincronizar Google Drive con Dropbox y Evernote.

Dropbox: de las recetas IFTTT a peticiones de archivos

Otro de los servicios estrella de almacenamiento en la nube es Dropbox, que es mucho más que un lugar donde alojar aquello de lo que queramos una copia de seguridad o descargar en otro equipo. Como Google Drive, también permite compartir archivos y carpetas con otros usuarios, bien a su cuenta en el servicio o bien de forma pública en la web. Pero hay muchos trucos para potenciar el uso de sus 2,5 GB gratuitos, ampliables previo pago a 1 TB.

Una vez dentro de la versión web, podemos ver durante algunas semanas las diferentes versiones de un documento que hemos editado. Para ello nos tenemos que ir al nombre del archivo, pinchar en los tres puntos y hacer clic en "Historial de versiones". Incluso será posible restaurar alguna de ellas, o editarlo si es un archivo de texto: una vez seleccionado, en la barra superior derecha hemos de pulsar "Abrir", que nos llevará a una aplicación de Microsoft Office con la que podremos realizar los cambios.

En Dropbox podemos pedir a alguien que nos comparta aquellas fotos de la fiesta o documentos del trabajo con "Solicitar archivos"

En Dropbox también se pueden usar las prácticas recetas de If This Then That (IFTTT) para guardar archivos que subimos a otros sitios. Por si no conoces la herramienta, funciona automatizando tareas que se realizan cada vez que algo sucede: por ejemplo, si aparece una nueva foto en cierto servicio, guardarla en Dropbox. Esto es muy útil para las imágenes que publicamos en Instagram, en Facebook o en Flickr. Vinculando nuestros perfiles, todas esas instantáneas irán a parar a la nube donde las tendremos bien controladas.

Incluso, cuando estamos esperando a que alguien nos comparta las fotos de la última fiesta o archivos de trabajo, podemos pedírselos sin contemplaciones. Para ello, en la barra de la izquierda, tenemos que pulsar "Solicitar archivos" y crear una solicitud, en la que especificaremos la carpeta en la que queremos que esos archivos se guarden. Se generará un enlace web para compartir, aunque también tendremos la opción de mandar un correo electrónico con esa carpeta compartida.

Igual que con Google Drive puedes crear webs gratuitas, Dropbox tiene un servicio que te puede ayudar en tu web. Se llama Pancake y funciona como una especie de directorio o servidor: nosotros subimos en Dropbox archivos que queremos compartir en nuestra web y con Pancake se ven directamente en esta gracias a un 'script' embebible.

Evernote

Muy conocida entre escritores, periodistas, estudiantes y demás personas que cada día tienen que escribir, Evernote es un repositorio de notas 'online', que se pueden guardar en carpetas, llamadas aquí libretas. Algo en apariencia tan simple cuenta también con versión 'offline', gracias a un acuerdo con Moleskine, verificación en dos pasos y la posibilidad de integrar recetas de IFTTT.

Evernote tienen muchas funcionalidades que descubrir (Alonso Romero | Flickr)
Evernote tienen muchas funcionalidades que descubrir (Alonso Romero | Flickr)

Pero Evernote puede ofrecer mucho más. Al igual que Google Drive, tiene una extensión para varios navegadores que captura las páginas web y las manda a nuestra cuenta. Así ahorramos varios pasos: iniciar sesión, copiar y pegar…

Si usas las versiones para dispositivos móviles (iOS y Android), has de saber que el modo cámara de la 'app' detecta los pósits y los recorta para guardarlos. Pon el trozo de papel en un fondo con el que contraste y la cámara hará las labores de escáner y guardará automáticamente.

Si te descargas la versión para escritorio, Evernote te permitirá crear libretas que se guardan en tu equipo y no en la nube. Para ello, dirígete a "Archivo", "Nueva libreta" y, por último, "Nueva libreta local". Ojo, estas carpetas no se sincronizarían con tu cuenta de Evernote en otros dispositivos.

Google Drive, Dropbox y Evernote son tres servicios muy potentes y que facilitan nuestra vida diaria. Con estos consejos, aún más. Ahora solo queda que aproveches todo su potencial y les saques el máximo rendimiento. Así no habrá nube que se te resista.

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