Cuando tener firma digital es un logro: las asesorías jurídicas, en pañales en 'legaltech'

Las asesorías jurídicas de las empresas aún están muy lejos de exprimir todas las opciones que les ofrece el floreciente mercado de las soluciones legaltech. En algunos casos, por falta de conocimiento de estas herramientas; en otros, porque carecen de los recursos para invertir en las mismas o formar a sus trabajadores en las competencias y habilidades necesarias para emplearlas. A modo de ejemplo, para muchos abogados internos ya es todo un logro el poder contar con firma digital, por lo que disponer de un software de gestión contractual (CLM) o de automatización de documentos se convierte en un sueño inalcanzable, según revela el informe Estado de innovación y digitalización del sector legal en España, de KPMG Abogados.

El documento, que analiza la situación de los equipos legales corporativos en España en materia de digitalización, revela que nueve de cada 10 letrados in house conocen el significado del término legaltech —empleado para denominar las herramientas de fuerte componente tecnológico para ofrecer soluciones o resolver procesos legales—. Sin embargo, apenas el 30% de los mismos manifiesta tener un conocimiento "completo" o "avanzado" de las opciones existentes en el mercado. La mayoría, el 56%, admite que su conocimiento solo es "superficial". Un déficit, indica el informe, que está excluyendo a muchas compañías de aprovechar las mejoras en eficiencia, productividad y reducción de riesgos que puede proporcionar la tecnología.

Para no empezar la casa por el tejado, en cualquier caso, el estudio señala que toda estrategia de transformación digital debe arrancar con un análisis del estado de la situación inicial del departamento. Una evaluación de la madurez digital del equipo legal que tan solo ha practicado un 27% de las compañías, mientras que cinco de cada 10 no solo no la han realizado, sino que tampoco se plantean ejecutarla a corto plazo. El 20% restante, al menos, lo tiene entre sus planes inmediatos. Tras dicho análisis, el siguiente paso es establecer una hoja de ruta "que ayude a mejorar aquellos puntos de dolor identificados".

En todo caso, el interés de los in house por el ecosistema tecnológico ha aumentado en los últimos tiempos al calor del boom de la inteligencia artificial (IA) generativa. "Si bien existe una mayor curiosidad acerca de cómo las herramientas legaltech podrían ayudar a mejorar y optimizar el servicio legal, también detectamos, por lo general, que falta una visión integrada sobre la estrategia tecnológica, lo cual impide a los departamentos legales escalar de forma adecuada o eficientar las soluciones de las que disponen", asevera Noemí Brito, socia responsable de Legal Operations & Transformation Services de KPMG Abogados. Lo que es del todo desaconsejable, agrega Brito, "es la adquisición de tecnología sin entender plenamente las funcionalidades de las existentes, ni realizar un análisis previo de necesidad, de interoperabilidad y de seguridad".

Las asesorías jurídicas que han recorrido dicho proceso y cuentan ya con una hoja de ruta en materia de digitalización, subrayan desde KPMG Abogados, son las que cuentan con un conocimiento avanzado de las opciones de mercado de las herramientas legaltech. En cualquier caso, son muchas más las que aún están en pañales. De hecho, solo el 36% de las empresas consultadas ha implantado ya alguna solución tecnológica en su departamento legal; el 64% no dispone de ninguna de ellas. El grado de satisfacción de los primeros con las aplicaciones puede calificarse de medio-alto. Para uno de cada cuatro, las mejoras experimentadas son "notables"; para el 40% son "considerables".

Este contexto propicia que la firma digital sea la única tecnología realmente extendida entre las asesorías jurídicas, pues disponen de la misma nueve de cada 10. Del resto, ninguna supera el 50%, aunque lo bordean la facturación electrónica y un portal web interno. De entre las demás, las que suscitan mayor interés, bien por estar ya planeadas, bien por encontrarse en consideración, son al gestor contractual (los denominados CLM); las herramientas para la automatización de procesos; el software para automatizar documentos y contratos, o las soluciones para la gestión de flujos de trabajo y procesos. Es llamativo, de acuerdo con el gráfico, como los departamentos legales aún ven lejos la implantación de soluciones basadas en IA y a una distancia sideral las que emplean blockchain.

En relación ello, Noemí Brito reflexiona que cada asesoría legal "cuenta con sus propios puntos de dolor", por lo que no existe una "fórmula mágica general" en lo que respecta a la transformación. De las herramientas expuestas, en KPMG observan un "aumento significativo" de las herramientas de autoservicio, como las de legal intake para la gestión autónoma de flujos de trabajo; las de gestión contractual, o las asociadas a los denominados servicios legales gestionados, como el radar regulatorio, legal procurement tool, las aplicaciones de privacidad o el control del riesgo de terceros. También toman fuerza las soluciones para lidiar con los riesgos legales corporativos, como las soluciones automatizadas para la gobernanza de la IA en las compañías.

¿Por qué las asesorías no invierten en 'legaltech'?

Al ser preguntados por las razones que les llevan a no invertir en la implementación de soluciones legaltech, la mayoría de las corporaciones consultadas señala la falta de presupuesto, aunque el 31% lo explica por "falta de conocimiento" de dicho sector. Un cuarto de los encuestados, por su parte, ve difícil introducir las soluciones en la operativa o los sistemas de los que dispone el área. Ya en menos medida, otros in house apelan a la falta de confianza de la dirección de la organización en este tipo de software o la falta de capacidades de sus plantillas.

A este respecto, es relevante, como señala Brito, que también las firmas del ecosistema legaltech deben hacer un esfuerzo para adaptarse a las necesidades de los abogados internos. Pues es "poco frecuente", explica la socia de KPMG, que realicen "un análisis al detalle de las necesidades reales de sus departamentos desde una perspectiva transversal u holística, más allá de productos o servicios específicos". Así, por ejemplo, no suelen tener en cuenta la estrategia global en materia de transformación digital de la corporación, por lo que carecen de un análisis previo de cómo integrar sus herramientas legaltech en el entorno de la organización "y el valor singular que estas aportan de forma conectada con el resto de las herramientas corporativas". Este elemento, remata la letrada, sería "clave" para dar a conocer e implantar mejor sus soluciones.

En el debe de las asesorías jurídicas, sus responsables tienen aún mucha pedagogía por hacer para incrementar el peso de la tecnología, la digitalización y la mejora de los procesos en las prioridades estratégicas que las corporaciones fijan para estos departamentos. La implementación de soluciones tecnológicas tiene prioridad alta solo para el 44% y la automatización de procesos para el 54%; por el contrario, siguen siendo más relevantes ofrecer un asesoramiento legal proactivo (90%) y gestionar una mayor carga de trabajo con el mismo número de empleados (66%).

Este papel secundario que las organizaciones dan a la transformación digital de su asesoría jurídica se deja sentir en el presupuesto destinado a las herramientas legaltech. Si bien más de la mitad de las empresas cuenta ya con una partida específica para este objetivo, el 33% declara que este es "limitado". Así, en los últimos dos años, seis de cada 10 dedicaron menos de un 10% de su presupuesto a estas soluciones. Quienes invierten entre un 10% y un 25% son casi el 40%, y solo un 2% más de la mitad.

Faltan recursos, pero no conciencia. Pues, como concluye el informe de KPMG, la mayoría de los profesionales consideran que la digitalización del departamento legal debe mejorar. Una progresión que deberá ir acompañada de la incorporación de perfiles especializados o de procesos de formación, pues el 96% de las personas que integran los departamentos legales son únicamente abogados, "lo que pone de manifiesto la necesidad de contar con equipos multidisciplinares con perfiles STEAM (iniciales de science, technology, engineering, arts and mathematics) que impulsen la digitalización del área", remata el documento de la Big Four.