10 trucos para que tus correos sean los mejores, según la ciencia

En el último año nuestras habilidades sociales, por muy naturales que resulten, se han visto perjudicadas también por un contexto que nos ha privado de cualquier circunstancia en la que ponerlas en prácticas. Confinamientos, mascarillas, contacto reducido… Todo ha contribuido a reforzar una de las consecuencias de la llamada cultura de internet: la despersonalización entre personas. A ella se suma ahora la sensación colectiva de habernos olvidado cómo se hacía eso de la comunicación, la socialización y, en definitiva, la noción que todos tenemos (o teníamos) de expresarnos con los demás por instinto.

Por instinto hemos recurrido a internet y los dispositivos tecnológicos, que también nos han dado muchas cosas buenas, como la posibilidad de mantener el contacto con las personas a las que apreciamos cuando no podíamos verlas. De generar una conciencia vacía hacia los demás, los demás como perfiles anónimos y bots, a ser el único lugar de encuentro mientras el mundo fuera de lo digital quedaba aislado. Pero si hay un espacio virtual al que tanto antes como ahora nos sigue costando desenvolvernos, ese es el correo electrónico.

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Las tres reglas para que te hagan caso a un correo electrónico

E. Zamorano

La revista de negocios estadounidense 'Fast Company' ha reunido diez consejos para que tus correos sean los mejores correos. El portal los resultados de estudios realizados por la plataforma 'Salesloft', que analiza el rendimiento de cientos de millones de correos electrónicos para identificar nuevos conocimientos en la materia. Independientemente del uso que le des a las plataformas de mensajería, más allá de tu profesión, seguro no te vendrán nada mal, y de paso vuelves a acostumbrar a tu mente a expresiones y códigos de comunicación que tal vez se te estaban olvidando incluso en la calle:

No tienes que recordar que estamos en pandemia

Tal vez no sea el consejo más estándar, pero sí el de más actualidad: no tienes que recordar que estamos en pandemia. Llevamos más de un año en la realidad del COVID-19, y las noticias, los avisos, los mensajes y cualquier tipo de texto que contenta dicho término dominan nuestras vidas y nuestras bandejas de entrada. Todo el mundo lo sabe, pero lo sabe tanto que empieza a evitar cualquier nombre que haga referencia al virus, incluso este último. Según Fast Company, se está produciendo una disminución del 47% de media en respuestas a correos electrónicos que mencionan la COVID-19 en su línea de asunto. Y empeora aún más si se menciona COVID en el cuerpo del mensaje.

En el asunto no más de cinco palabras

Si a ti te dan pereza los correos largos, ¿por qué escribes correos largos para otras personas? A nadie le gusta encontrarse con que tiene que leer un texto interminable (a menos que sea muy necesario), y a veces uno ya sabe lo que le espera sin ni siquiera haberlo abierto: los asuntos largos vaticinan mensajes largos. Así que, para empezar, concreta qué quieres decir en el correo, pero no te olvides de que no hace falta volverlo a contar todo en el asunto. Es un título, una pincelada, una forma de presentación, no te pases. Además, es importante no usar el nombre del destinatario en ese apartado, parece spam de marketing y puede terminar en la papelera.

El lunes, el mejor día para enviar correos

Si puedes elegir, elige siempre los lunes por la mañana para enviar tus correos, ya que es el momento de la semana en el que las personas suelen dedicar a revisar su bandeja de entrada porque tienen más tiempo, energía y motivación, pero sobre todo porque así se ha establecido en la mentalidad social por eso de que al comienzo de semana toca ponerse al día y marcar un orden para sobrellevarla mejor. Por el contrario, no esperes respuesta los fines de semana. El sábado y el domingo son los días prohibidos. Según señala la revista, la media de respuesta cae en un 64,2% los sábados.

No le des vueltas al asunto, sé sincero

A veces, solicitamos un encuentro de tipo profesional o incluso personal con alguien pero no sabemos como adelantarnos a la parafernalia que hemos utilizado para hacerlo en el cuerpo del correo. ¿Queda bien especificar la solicitud en el asunto? Por supuesto. Fuera vergüenza y apuro. Es importante ser directo y honesto, en todos los sentidos. Si lo que quieres es solicitar una reunión, utiliza exactamente esas palabras: "solicitud", "reunión" e "introducción". El destinatario apreciará (para bien) tu sinceridad.

No le tengas miedo a la exclamación

Poner signos de exclamación en Internet se ha vuelto sinónimo de gritar escribiendo. Es cierto que, al hacerlo, enfatizas tu mensaje, como si lo gritaras, pero esto no tiene por qué tener una connotación negativa, puede ser, simplemente, señal de entusiasmo hacia lo que dices. Así que usa las exclamaciones, por favor, porque ¡el entusiasmo es contagioso! Los correos electrónicos con signos de exclamación al final de la primera oración en realidad obtienen más respuestas que los que no los tienen, asegura Fast Company. Eso sí, tampoco hace falta que lo llenes todo de exclamaciones. “La puntuación enfática esparcida a lo largo de sus correos electrónicos puede expresar positividad y entusiasmo, pero puede parecer poco profesional y demasiado entusiasta si confía demasiado en ellos”.

No dudes en añadir vídeos o fotos

Estamos en la era multimedia, por qué ibas a dudar de estos recursos para tu correo. Los videos atraen la atención de manera comprobada, asegura Fast Company. De hecho, los correos electrónicos que contienen un vídeo aumentan en un 25% la posibilidad de que sean respondidos. Asimismo, incluir una foto también puede aumentar la respuesta en aproximadamente un 9%, aunque como todo, tampoco hay que excederse. Si incluyes dos o más, vas a conseguir el efecto contrario. No vayas a enviar un álbum completo si desea que respondan, y si lo haces que sea ese el correo, siempre avisando brevemente en el asunto.

No maquilles tu lenguaje, utilízalo para personalizar cada correo

Los datos muestran que pensar en el destinatario concreto del correo electrónico a la hora de escribirlo, y usar tu lenguaje por y para él, eleva la posibilidad de que te responda a más del 300%. Parece evidente, pero a veces se nos olvida o nos dejamos llevar por la intención errónea del protocolo. Es bastante simple: está bien seguir unos pasos en la escritura, pero si el correo electrónico tiene cuatro oraciones, al menos una oración debe personalizarse. Dirígete al destinatario como la persona que es y no como la máquina que no es.

Formalidad vale, frialdad no

En la línea del consejo anterior, recuerda siempre que ser formal no significa ser frío. No se trata de decir las cosas de cualquier manera, pero tampoco de parecer que eres tú quien redactas el BOE. Ten en cuenta a quién te diriges y, empleando siempre la noción de la personalización del mensaje, despliega con cuidado la formalidad, pero que no se te vaya de las manos, ni para más ni para menos.

El saludo final es cosa del pasado

La nueva moda es utilizar expresiones como "lo mejor" a la hora de cerrar un correo, expresiones que pueden aumentar la posibilidad de respuesta en casi un 10%. Los cierres formales como "atentamente" o "saludos" ya no son suficiente, y resultan pasados. Así que recuerda: ¡"Lo mejor" es siempre lo mejor!