Deja de ser el 'loser' de tu oficina: las 10 claves para enviar el email perfecto

Mandas decenas de emails al día en el trabajo y crees que lo haces bien. Correos al jefe, a los compañeros y a contactos externos, y tú tan contento. Pues la estás pifiando. Y todo porque no sigues las normas básicas para escribir un email correctamente. No es tan difícil, créenos. Todo es ponerse. Aquí tienes unas normas muy sencillas, recogidas la mayoría de 'Psychology Today', que harán que dejes de ser el 'loser' oficial de tu oficina y la comidilla de los jefes y compis. De nada.

1) Tómate tu tiempo: tanto para leer como para reflexionar y redactar la respuesta. Si estás enfadado o intoxicado por algún problema del trabajo, es mejor que aparques el correo y lo contestes más tarde. Una vez que le des a enviar ya no hay nada que hacer.

2) Usa las herramientas de edición: si no te has fijado, en los correos se permite editar los textos. ¡Sorpresa! Si el correo es muy largo puedes poner alguna negrita o cursiva, incluso puedes usar teñir las palabras de colores (esto ya depende de cómo sea tu empresa...). Lo dicho, son gratis y sintetizan muy bien el texto del correo, sobre todo cuando en el mismo se tratan diversos temas o si es muy extenso.

3) No entres en guerra por email: los correos son un arma de doble filo, porque los pasivo-agresivos se vienen arriba y comienzan a escribir de todo. La cosa hubiese sido diferente si lo tuvieses de frente, pues podrías manejar el conflicto mucho mejor. Ahora, en cambio, te toca contestar. Si te llega uno de esos emails bomba solo tienes que responder a todo con tono positivo, evitando meterte en cualquier tema peliagudo por escrito. Las palabras se las lleva el viento, pero no las del email, querido...

4) Guarda borradores: además de poner negritas, y ya que te has animado, te animamos a que guardes borradores. Este punto está relacionado con el primero. Es esencial que te tomes tu tiempo y, sobre todo, que revises el email de arriba a abajo para detectar posibles erratas, palabras malsonantes o desprecios inadvertidos.

5) Cuidado con los destinatarios: utiliza solo el 'responder a todos' cuando estés completamente seguro de que quieres que todos (¡todos!) los destinatarios del correo lean tu contestación. Si eres de los que responde a los emails con el móvil... cuidadín, porque normalmente sale esta opción por defecto. Y seguro que no quieres que toda la empresa se entere de lo bien que te lo pasaste el fin de semana con Laura y su amiga Bernarda.

6) Utiliza el saludo y firma apropiadas: aunque con el correo de la oficina nunca es recomendable enviar ciertos emails ni contar ciertas cosas (nunca sabes realmente quién puede leer eso y si algún día podría ser usado en tu contra), debes elegir el saludo apropiado para cada persona. A pesar de que el "estimada" parezca muy anticuado, es bueno usarlo para tus jefes o contactos externos. (Ejemplo: "Estimada Sra. Martínez"). Si escribes a tu compañero de departamento o a alguien de la ofi con quien te lleves bien, puedes decantarte por el "hola" de toda la vida. (Ejemplo: "Hola Jessica"). Lo mismo ocurre con la firma. Si no sabes muy bien qué poner, opta por un "Saludos", pues es apto para todos los públicos.

7) Escribe el asunto perfecto: confiésalo, muchas veces te comes la cabeza demasiado a la hora de elegir el asunto del correo que vas a enviar. No te preocupes, lo mejor es que conste de dos partes: qué es - sobre qué es. (Ejemplo: Últimos cambios - Contratos colaboradores). Para hacer el asunto más efectivo aún si cabe, lo mejor es separar el asunto con un signo de puntuación como un guión. Nunca utilices una sola palabra, ni una frase imprecisa y, mucho menos, dejes el asunto vacío.

8) No es necesario que seas el primero en contestar a un correo colectivo: cuando te llegue el clásico email de empresa en el que estáis metidos tu y 30 más, cálmate. Mantén a raya tu fiebre competitiva por ser el primer en todo. En serio, no hace falta que seas el primero en responder. Mejor esperar a que otros contesten, así puedes tantear y elegir mejor tu respuesta.

9) Sintetiza: a nadie le gusta perder tiempo leyendo correos. Bueno, solo a los vagos redomados, y ni eso. Aplica lo que has aprendido en los puntos anteriores y, sobre todo, sé claro y conciso. Ve al grano, pero sin parecer intimidante. Tus destinatarios te lo agradecerán, ya verás.

10) Pide ayuda si no estás seguro: si, a pesar de todo, tu email no te convence, pide ayuda a algún compañero conocedor del tema o de las personas implicadas en el asunto. No sientas vergüenza, todos lo hemos hecho alguna vez (y quien diga que no, miente). Copia y pega el correo que pretendes mandar y envíaselo primero a tu persona de confianza. Esta te dirá si le gusta o si cambiaría algo del mismo.

¡Enhorabuena! Ahora puedes enviar emails perfectos.