Haciendo estas cosas durante los primeros 10 minutos del día conseguirás que te cunda

Son las ocho de la tarde. Abres la puerta de casa y, aunque a primera hora de la mañana te habías propuesto que no volverías a desperdiciar un día más, sólo te apetece tumbarte en el sofá, cerrar los ojos y esperar que el día siguiente sea mejor. No se trata sólo de que la jornada laboral y otras obligaciones personales acaben con nuestra energía, sino también que nos organizamos de manera que malgastamos energía en vano, lo que no sólo nos agota, sino que nos hace infelices.

El problema, recuerdan cada vez más psicólogos, es que nos ponemos en estado reactivo o de alerta desde el primer minuto del día. El despertador es la muestra más clara de ello: en cuanto suena, abrimos los ojos y nos precipitamos fuera de la cama. La alternativa ideal (aunque complicada) sería dejar que sea el transcurrir del tiempo lo que nos haga despertarnos, poder desperezarnos poco a poco y decidir qué vamos a hacer las 24 horas que tenemos por delante.

No debemos comportarnos como animales, aunque así lo hagamos la mayor parte del día. La respuesta fight-or-flight (es decir, “luchar o huir”), propia de los animales que deben reaccionar continuamente a las amenazas de su entorno es la misma que solemos dar en nuestro entorno laboral. ¿Suena el teléfono? ¿Entra un correo al que hay que responder? ¿Nuestro superior nos reclama? Nos pasamos el día achicando agua, pero olvidando remendar el barco para siempre.

Para evitar que ello ocurra, Ron Friedman,autor de The Best Place to Work: the Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace (Perigree Trade) propone tres estrategias que se pueden llevar a cabo durante los primeros minutos del día para proporcionar significado a nuestra jornada. Ello pasa, en primer lugar, por distinguir entre aquello que es urgente de lo que es importante, y que aunque parezca paradójico, raramente suele coincidir.

En una ilustrativa comparación, Friedman recuerda que, de igual manera que un cocinero nunca empezaría a cocinar limpiando platos, sino planeando la receta, reuniendo los ingredientes y preparando el lugar de trabajo, tenemos que dedicar un pequeño esfuerzo a organizar la jornada y no empezar mirando el correo electrónico o realizando llamadas que nos crispen los nervios desde primera hora.

• Realiza una lista de lo que tienes que hacer… utilizando verbos

Si nos vemos obligados a reaccionar a nuestro ambiente, es porque no hemos sido capaces de mantenerlo bajo control, y es él el que decide qué tenemos que hacer y cuándo. Si nos detenemos a realizar una lista de tareas por hacer, y en qué orden, podremos evitar que las tareas más complejas se conviertan en irrealizables y administraremos mejor nuestro tiempo. Como aconseja David Allen, “un gurú de la productividad” en palabras de Friedman, debemos emplear verbos, puesto que contribuyen a centrar nuestra acción.

En resumen, mejor que apuntar “cita con el cliente” o “reunión de las once”, deberíamos pensar en “decidir el presupuesto con el cliente” o “utilizar la reunión de las once para concretar la agenda de la próxima semana”, puesto que ello nos ayudará a dirigirnos objetivos claros.

• Sé específico

Friedman cita una investigación realizada por Edwin A. Locke y Gary P. Latham para recordar que cuanto más concretos seamos con las tareas que debemos realizar, en lugar de ponernos aún más ansiosos (como podríamos pensar), conseguiremos facilitar la labor de la jornada. Esto se produce, como recuerda el estudio, puesto que una vez que nuestra meta nos ha quedado clara, esta se queda en la periferia de nuestra conciencia y podemos dejar de pensar en ella, facilitando la consecución de la misma. Si nuestro único objetivo cada día es abandonar el trabajo sanos y salvos, estaremos consiguiendo justo lo contrario, puesto que nuestra falta de guía provocará que terminemos gastando gran parte de nuestra energía en solucionar problemas puntuales.

• Apunta primero lo más complicado

El día es una pirámide y, lamentablemente, la parte ancha se encuentra en las primeras horas: a medida que pasa el tiempo, nos cuesta más concentrarnos. Por ello, recomienda Friedman, debemos planearnos de manera que aquellas tareas más complicadas, que requieran más tiempo o esfuerzo se realicen durante los primeros compases de la jornada. Como puso de manifiesto una investigación publicada en el Psychological Bulletin, el autocontrol es un recurso finito que tiende a desaparecer a medida que transcurre el día, así que no esperemos a las diez de la noche para afrontar ese gran reto al que tarde o temprano tendremos que enfrentarnos.