¿Tienes un negocio? Cinco formas de ahorrar dinero y tiempo con tus servicios de telefonía

El mantra más importante de cualquier negocio está claro: conseguir el mayor beneficio posible. Para ello, muchas veces se centra el foco en el ahorro, ya sea de dinero o incluso de otros factores como el tiempo. Es aquí donde muchas compañías piensan en el gasto en empleados, en instalaciones, en productos, en proveedores, etc.

Sin embargo, hay otros elementos de la actividad diaria de una empresa que también permiten ahorrar, y uno de ellos es la telefonía. ¿Cómo ahorrar tiempo y dinero en tu negocio mediante servicios de telefonía? Con la ayuda de Zadarma, una compañía especializada en sistemas de telefonía IP para empresas y particulares, descubrimos algunos de estos trucos.

1.- Telefonía en la nube y CRM

Conoces los beneficios de trabajar en la nube, ¿verdad? Pues los de la telefonía en la nube son muy similares. Para empezar, en tu empresa podréis ahorraros el gasto que supone invertir en una oficina para que todo el equipo trabaje y se comunique presencialmente. En este caso, bastará con configurar una centralita que permitirá que todos los empleados puedan hacer llamadas y estén conectados entre sí sin necesidad de compartir un espacio físico.

En este paradigma de trabajo conectado, los programas de Gestión de Relación con los Clientes (CRM, por sus siglas en inglés) también se vuelven esenciales en cualquier empresa. En esta herramienta, las empresas pueden almacenar y gestionar la información relativa a sus clientes: sus datos de contacto, sus pedidos, sus gastos, su historial de compra, sus preferencias... Disponer de estos datos permite aumentar la rentabilidad de un negocio. Por ejemplo, si una empresa ve que un cliente suele hacer un pedido recurrente cada dos meses, puede activar una alerta para enviarle recordatorios de compra de manera periódica.

2.- Publicidad: 'call tracking', análisis de transacciones y canales

Imagina que haces una campaña de publicidad en varios tipos de plataformas: publicidad de Google, redes sociales, medios, carteles en la calle... Cuando te llame un posible cliente, ¿cómo vas a saber dónde ha visto tu publicidad y qué campaña está siendo más efectiva? Esa es la respuesta que precisamente te da el call tracking: a cada campaña le asigna un número de teléfono distinto y, de manera automatizada, clasifica y ordena cada llamada para que sepas qué canal está siendo más rentable. De este modo, podrás minimizar la fuerza de venta en los canales más discretos y potenciarla en los más exitosos.

Del mismo modo, no es lo mismo simplemente recibir la llamada de un posible cliente que convertir ese posible en un cliente real. El análisis de transacciones permite medir cuántas de las interacciones acaban finalmente en venta, estableciendo, de nuevo, qué tácticas publicitarias te están funcionando mejor.

3.- 'Widget' de devolución de llamada

Cuando alguien visite tu web, hay dos formas de que contrate tus servicios o productos: de manera interactiva a través de un menú o, en caso de que la compra necesite algo de ayuda o asesoría, a través de un teléfono. Sin embargo, poner el número en un hueco de la web puede generar cierta fricción, ya que por distintos motivos (pereza, poca disponibilidad...) quizá nunca se produzca esa llamada.

Para evitar esta situación, colocar un botón o widget de devolución de llamada hará que, al insertar el número y apretar el botón de llamar, se establezca automáticamente una llamada entre el operador y el teléfono introducido, pudiendo acabar con una venta realizada.

4.- Establecimiento de números extranjeros

Son muchas las empresas que hacen negocio a nivel internacional... pero se olvidan de los pequeños detalles. Imaginemos que tu empresa ofrece sus productos en toda Europa, pero, como está radicada en Madrid, tienes tan solo un teléfono español. Aparte de que tu posible cliente puede liarse con los prefijos, ¿no crees que no tener un teléfono de su país puede influir en la imagen que le estás transmitiendo?

Establecer un número extranjero puede disminuir todos estos problemas, ya que cualquier posible cliente podrá llamarte al teléfono que le resulte más práctico. De este modo, él ahorrará en su factura y tú aumentarás tus ventas. Pero no solo se trata de cambiar de país, también se puede cambiar de ciudad, de modo que el posible cliente intuya una relación más estrecha.

5.- Transcripción de llamadas

Si tu empresa tiene cierto tamaño, es probable que muchas de las consultas que recibís lleguen por teléfono o incluso que tengáis un call center. Esto es una clara ventaja, aunque también puede entrañar dificultades, ya que, a medida que aumenta el volumen de llamadas, más difícil resulta poder analizarlas para ver qué ha salido bien y qué ha salido mal.

Es entonces donde la transcripción de llamadas puede resultar verdaderamente útil, ya que, al poco tiempo de acabar una interacción, tendrás disponible un texto con la transcripción entera. Y mirándola con detenimiento, podrás ver en qué momento se ha torcido la conversación, si ha habido algún detalle que gustara más o menos al cliente o qué factores han jugado a favor para cerrar la venta. De hecho, esto puede ser realmente útil para buscar en todas las llamadas patrones de una atención mala o palabras claves no deseadas en una conversación con un cliente. También se puede crear informes para la valoración de calidad de la conversación

Todos estos consejos, como hemos visto, avalan la ayuda que puede suponer para una empresa el hecho de disponer de un servicio de telefonía que vaya más allá de las prestaciones básicas. Porque todos estos servicios, bien usados y analizados, pueden ahorrarte tiempo, pero también dinero.