Las empresas podrían reducir un 20% su gasto en hotel con una mejor gestión, según CWT

Las empresas podrían reducir hasta un 21% su gasto en hotel en los viajes corporativos si diseñaran una política hotelera "eficaz", según un estudio realizado por el departamento de investigación de Carlson Wagonlit Travel (CWT).

"La caída global de la economía ha obligado a muchas empresas a reducir sus costes y gestionar sus viajes de negocio de una forma más eficaz", explicó el vicepresidente de CWT Business Intelligence, Christophe Renard.

De esta manera, CWT apostó por la puesta en marcha de una política hotelera "clara y global" para facilitar el ahorro a las empresas. La compañía, que recordó que el gasto de hotel representa de media el 40% aproximadamente de todo el presupuesto de los viajes corporativos, señaló que la "complejidad" del mercado hotelero dificulta la optimización del gasto.

"Hay más de 250.000 hoteles pertenecientes a cadenas hoteleras y propiedades independientes que prestan servicio a los viajeros corporativos en todo el mundo. Asimismo, hay varios canales de distribución y diferentes estándares para clasificar la calidad de los hoteles, estándares que difieren de un país a otro", explicó Renard.

No obstante, consideró que las empresas "pueden superar esta complejidad y gestionar su gasto hotelero de forma eficaz diseñando y aplicando un programa que responda a las necesidades de los viajeros, negociando hábilmente con hoteles preferentes y haciendo un seguimiento continuo del rendimiento".

A este respecto, el estudio indica que debería ser obligatorio utilizar hoteles y canales de reserva preferentes, teniendo en cuenta que permiten tarifas entre un 18% y un 21% más bajas en comparación con otros canales de reserva como 'los call centres', las webs de los hoteles o las agencias de viajes de Internet.

"Cuando no haya disponibles propiedades preferentes, los viajeros necesitan instrucciones precisas sobre qué hacer", recalcó CWT, tras señalar la necesidad de que sea obligatorio el empleo de la tarjeta de crédito corporativa preferente permite controlar mejor del gasto hotelero.

Por otro lado, la compañía destacó la importancia de entender las necesidades y el comportamiento de los viajeros, para que los gestores de viajes pueden diseñar o adaptar sus programas hoteleros en consecuencia.

Asimismo, señaló que las empresas deben "optimizar" el programa hotelero preferente, negociando con las cadenas hoteleras cuando haya un gasto superior a los 10.000 dólares (7.100 euros) en una determinada propiedad.

CWT también consideró que se pueden introducir en el programa hoteles de una categoría inferior que satisfagan las necesidades de los viajeros, ya que la diferencia media de precio de una categoría a la siguientes es entre el 21% y el 25%. Para limitar los aumentos de tarifa y fomentar el cumplimiento mediante la regularidad, las empresas deberán mantener al menos el 80% de sus hoteles preferentes de un año al siguiente.

El estudio también señala la importancia de negociar "de forma eficaz" los acuerdos individuales y a nivel de propiedad, así como los acuerdos con cadenas hoteleras en el caso de empresas que realicen viajes "muy dispersos".

Asimismo, la compañía destaca la necesidad de mejorar el cumplimiento de la política de viajes por parte de los viajeros y que las empresas hagan un "seguimiento de los viajeros que no cumplan la política".

CWT aconseja además realizar un seguimiento de algunos indicadores de rendimiento en términos de diseño de programa, contratación, cumplimiento de los viajeros y rendimiento hotelero, realizando además auditorías de la carga de tarifas de GDS.