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Cómo gestionar la avalancha de 'emails' en tu correo para ser más productivo

Hay extensiones y ‘apps’, pero también simples consejos, para que una rebosante bandeja de entrada no te provoque un ataque de pánico

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Comienza una nueva jornada laboral. Dependiendo de tu trabajo, puede que tu bandeja de correo electrónico esté saturada de mensajes que llegaron en días anteriores o simplemente anoche. Si encima a lo largo del día tienes reuniones u otros eventos, la situación se puede volver ingobernable. La cosa se complica aún más si usas la misma cuenta para temas personales y laborales o si te vas unos días de vacaciones y decides desconectar. ¿Cómo diantres se gestiona todo eso?

Afortunadamente, internet ofrece respuestas. Bien de manera interna en los propios servicios de correo o de forma externa con extensiones y ‘apps’, hay numerosas herramientas para gestionar los 'emails' que van aumentando ese contador virtual que tan difícil parece reducir a cero.

Trucos sin intermediarios

Puede que añadir una herramienta alternativa te cause desazón y que lo único que estés buscando sean buenos consejos. Por ejemplo, es recomendable crear etiquetas (Trabajo, Facturas, Foros, Cupones…) y, conforme lleguen los nuevos mensajes, etiquetarlos con ellas. Luego solo tendrás que hacer clic en la etiqueta general para ver cuáles están pendientes de responder y hacerlo cuando corresponda.

Por otra parte, también puedes marcar una serie de horas para gestionar todos los correos que tienes. Por ejemplo, a primera hora de la mañana, nada más llegar a tu trabajo y antes de ponerte con otras tareas, con el fin de responder a lo más urgente que llegó por la noche; después, al mediodía, para dar salida a lo que ha llegado durante esas horas, y, por último, antes de acabar la jornada. Todo esto lo puedes adaptar a la urgencia de respuesta de los mensajes que sueles recibir. También puedes modificar las notificaciones o silenciarlas para evitar que te estén molestando durante unas horas. O, simplemente, cerrar sesión y olvidarte.

Plantéate si puedes deshacerte de algunos 'emails' para siempre: suscripciones a páginas web, publicidad, 'newsletters'...

Sin embargo, si te da miedo que alguien necesite una respuesta urgente y tú no puedas o no quieras acceder a la bandeja de entrada, puedes programar una respuesta. Los principales clientes de correo electrónico tienen esta opción, por la cual automáticamente cada 'email' que entra es respondido con un mensaje que hemos redactado previamente. Podríamos dejar escrito algo como “si es urgente, por favor llama al…”. Seguro que has recibido un mensaje parecido en algún ocasión. ¿Qué tal si ahora te animas a aplicarlo?

A la hora de contestar a los correos, y siempre que no necesites mandar algo más extenso, intenta responder de forma breve, concisa y clara, para perder menos tiempo redactando. Algunos servicios tienen una opción de respuestas predeterminadas para que no pierdas tiempo tecleando, pero también existen extensiones para ello que mencionaremos más adelante.

Por último, cuando tengas numerosos correos sin responder, plantéate si puedes deshacerte de algunos para siempre: suscripciones a páginas web, boletines de noticias, publicidad de tus carnés de puntos… Marca esos correos como ‘spam’ o elimina la suscripción y piensa si puedes conseguir esa información de otra manera: siguiendo sus páginas de Facebook, suscribiéndote a su 'feed' RSS… Si son imprescindibles, crea una carpeta a la que puedas redirigirlos con el fin de leerlos en un momento determinado de tu día, sin que saturen en ningún momento la bandeja de entrada.

Mejorando la experiencia de las ‘apps’

Normalmente, las versiones en aplicación de nuestros gestores de correo electrónico no tienen la misma usabilidad que las versiones de escritorio: es más difícil acceder a los contactos, no está la pestaña de calendario o de tareas, no se pueden integrar varias direcciones… Sin embargo, hay una serie de alternativas que, previa instalación, nos harán parecer que estamos frente al escritorio.

Por ejemplo, si lo que quieres es sustituir la ‘app’ de Gmail, prueba con algo de su misma especie: Inbox (disponible tanto en Android como en iOS) es una herramienta desarrollada por la propia Google. Con ella, se pueden leer los mensajes o ver las fotos sin necesidad de abrirlos y así saber si son importantes o no. También, retrasar correos para leerlos en unos días o agrupar varios similares (por ejemplo, ofertas de cupones) con el fin de verlos o eliminarlos más rápido. El objetivo es ser más eficientes con nuestra bandeja de entrada.

Otra alternativa es Newton Mail, disponible para iOS y Android, que permite llevar correos electrónicos directamente a nuestros perfiles en Evernote o Trello, sin necesidad del difícil copiar y pegar. También destaca por no mostrar algunos de ellos hasta que no estés delante de tu ordenador de sobremesa y por la posibilidad de programar mensajes para su envío. Tiene un periodo de prueba gratuito de 14 días y la suscripción cuesta 49,99 dólares anuales (unos 46,50 euros).

Otras virtudes de Newton Mail son que funciona con más gestores de correo electrónico, como Yahoo o iCloud Mail, advirtiendo de sus propias notificaciones, y que ofrece la posibilidad de introducir una contraseña para la propia ‘app’ que dará una protección adicional, por tanto, a todas las cuentas.

Como Newton (es decir, para varios servicios de correo electrónico y con posibilidad de integración con Evernote) está también VMWare Boxer (iOS y Android), que destaca por mostrar las pestañas de calendario y contactos, esenciales para un uso profesional de la cuenta, y porque permite conectar varias a la vez, algo que también se agradece si debes gestionar varias facetas de tu vida (la profesional, la personal, un voluntariado, una asociación…).

Tirando de extensiones

Si tu problema para gestionar el correo electrónico no está en el móvil, sino en la pantalla del ordenador, también puedes instalar varias extensiones en el navegador que te servirán de gran ayuda. Las hay que abordan todo tipo de problemas.

Una de ellas es Gorgias (para Chrome y Gmail), que te permite automatizar las típicas fórmulas que mandas en casi todos los correos electrónicos (“Hola”, “Soy José Manuel…”). Una vez instalada, cuando escribas un nuevo mensaje, te aparecerá una G, en la que tendrás que pinchar para que surjan unas fórmulas predeterminadas o tú guardes otras (clicando en ‘Add templates’). Ganarás unos valiosos segundos, escribir se te hará un poco menos cuesta arriba y podrás poner el contador a cero en menos que canta un gallo.

Si recibes miles de correos en tu cuenta de Gmail y estás navegando o trabajando en otra pestaña, entonces lo tuyo es Google Mail Checker (para Chrome), un contador que te avisa del número de 'emails' que tienes pendientes. Al pinchar en el icono, que se sitúa en la parte superior derecha del navegador, podremos leer un pequeño fragmento y decidir enseguida si queremos conservarlos o eliminarlos.

Por otra parte, y al estilo de lo que te permite hacer Newton Mail, está también Boomerang for Gmail (para Chrome), que programa correos electrónicos para mandar horas o días más tarde pero, sobre todo, permite reenviar los que llegan a tu bandeja de entrada para que aparezcan más adelante, en una hora o un día en los que puedas atenderlos.

IFTTT: también aquí es de utilidad

IFTTT es una herramienta para automatizar tareas en la red. El acrónimo significa ‘If this, then that’, o sea, si se cumple cierta condición, se lleva a cabo la acción que se haya programado: si se publica una imagen en un perfil de Instagram, se publica también en una página de Facebook; si un blog publica un artículo, se crea una tarjeta en Trello que lo enlaza, etc. Pues lo mismo se puede hacer con nuestro 'email', por ejemplo si somos usuarios de Evernote: si no queremos perder correos relevantes entre la avalancha, lo único que tenemos que hacer es crear una receta (es decir, una acción programada) para que los mensajes que marquemos como importantes se vayan directamente a la cuenta de Evernote que hayamos vinculado.

Los propios usuarios de IFTTT han creado otras recetas para evitar que se pierda el contenido de correos destacados. Por ejemplo, si recibimos un mensaje con muchas imágenes pero no queremos descargarlas, tan solo tenemos que vincular la cuenta de Gmail con la de Dropbox a través de un etiqueta: cuando la asignemos a un 'email', todas sus imágenes se guardarán en el servicio de almacenamiento en la nube. Busca la palabra ‘mail’ en IFTT y, tirando de inglés, investiga las recetas que ya están disponibles o crea las tuyas propias.

Como ves, las opciones para que la bandeja de entrada no se convierta en un caos son numerosas y para todos los gustos, desde contestar a los mensajes más rápido hasta reenviártelos para atenderlos cuando estés disponible. Combinando todas ellas, sacarás todo el partido a una herramienta imprescindible en el día a día de muchos profesionales. O también puedes abandonar el correo y pasarte a Slack, como están haciendo cada vez más empresas en todo el mundo.

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