Seis claves para conseguir que la gente importante conteste siempre tus correos

Adam Grant es hoy uno de los profesores de negocios más populares de Estados Unidos. Aunque sus teorías sobre la importancia de la gratitud en las dinámicas empresariales ya eran muy conocidas en el ámbito académico, su nombre empezó a estar en boca de todos tras protagonizar hace dos meses la portada del semanal del New York Times.

En el reportaje, la periodista Susan Dominus retraba el día a día de Grant y, entre otras cosas, señalaba que el profesor contestaba a todos los correos que recibía, pese a que le llegaban más de 200 misivas al día. Una información que quizás ahora Grant se arrepiente de haber compartido. Desde que se publicó el reportaje, la bandeja de entrada de Grant, cuyo email puede consultar cualquiera en la web de la Wharton Business School, donde da clases, se ha desbordado. Le escriben exalumnos, empresarios, periodistas y muchos curiosos. Y Grant ha reconocido que ya no puede contestar a todo el mundo.

“De repente”, ha explicado Grant en su blog, “mi bandeja de entrada estaba llena de mensajes de miles de extraños pidiendo que les ayudara. Entonces, me di cuenta de que respondía a unos correos mucho más rápido que a otros. Aquellos que contestaba rápido seguían las mismas reglas. Esto es lo que les ha funcionado a ellos y lo que me funciona a mí”.

1. Busca el asunto perfecto

Grant asegura que el asunto es la parte más importante del correo. Si no elegimos un buen título que dar a nuestra misiva esta puede parecer irrelevante y pasará sin pena ni gloria por la bandeja de entrada.

Un estudio de 2011, liderado por el profesor de la escuela de negocios de Tepper, Jaclyn Wainer, llegó a la conclusión de que la gente era más propensa a leer un correo si el asunto cumplía alguno de estos requisitos: provoca la curiosidad u ofrece algo útil. Grant cree, sin embargo, que la curiosidad es importante si no estás muy ocupado, pero si recibes cientos de correos al día, como él, lo único que te llama la atención son los correos importantes. Por tanto, asegura, si estás escribiendo a alguien muy ocupado la única manera de que te preste atención es centrarse en la utilidad del mensaje que envías, dejando claro en el asunto que tienes algo que puede interesar al receptor. 

2. Explica por qué escribes a una persona y no a otra

Los correos son una comunicación personal, dirigida a un individuo en concreto del que se espera una respuesta. Si enviamos correos poco personalizados, en los que se pide algo que podría pedirse a cualquier otro individuo, nuestra misiva empezará a parecer SPAM. Grant explica que durante el cénit de su popularidad recibió miles de correos con peticiones que no tenían nada que ver con su campo de estudio, ni siquiera con el management en general. Y cuando una persona piensa que no tiene nada que aportar a lo que le están pidiendo, simplemente, no siente ninguna responsabilidad por contestar.

“Los buenos correos superan esta barrera articulando las razones por las que el receptor del mensaje es la persona adecuada que puede aportar un valor añadido”, explica Grant. “Vale la pena dedicar una o dos frases a mostrar que conoces el trabajo de la persona a la que escribes, y a explicar de qué forma ha influido en tu vida”.

3. Muestra que has hecho los deberes

Hazte siempre esta pregunta antes de enviar cualquier correo: ¿Se puede resolver lo que pides buscando en Google? Si la respuesta es sí, mejor no lo envíes, perderéis el tiempo tú y la persona a la que escribes. Grant relata sorprendido cómo recibe una cantidad de correos de personas que, simplemente, le piden artículos suyos que están colgados en su propia página web. Si tratas de que te responda una persona muy ocupada, es mejor que dejes claro que lo que pides sólo puede solucionarlo él y has hecho antes todo lo que estaba en tus manos para no molestarle.

4. Destaca cosas que podáis tener en común

Tal como señaló el psicólogo Robert Cialdini en su ya clásico libro sobre la persuasión, Influence, cuando queremos convencer a alguien para que nos haga caso, su resistencia a dejarse llevar bajará si descubrimos similitudes o paralelismos con ella y los sacamos a relucir. Una estrategia muy útil a la hora de escribir un correo a un desconocido. Puede que nunca os hayáis conocido en persona, pero es muy probable que hayas asistido a una charla suya, que conozcas a alguno de sus compañeros de trabajo o que compartáis algún hobby. Grant, por ejemplo, confiesa que es aficionado a saltar en trampolín y a la magia, y si alguien le muestra afinidad en estos temas le contesta siempre.

5. Se breve, conciso y amable

Grant es claro al respecto: “Cuanto más grande es el mensaje, más me cuesta leerlo y responderlo, y cuando más llena está mi bandeja de entrada menos paciencia tengo para acabar de leer todos los correos”. Si quieres que alguien ocupado te responda no le hagas perder el tiempo: se breve y ve al grano, explicando enseguida lo que buscas de él.

6. Expresa gratitud y evita las exigencias

Para encontrar una respuesta al enviar un correo no sólo debemos dar las gracias a nuestro interlocutor, además debemos evitar que se sienta incómodo. Las personas están más dispuestas a contestar si la petición es cordial, amable y grata. Las presiones y las demandas con carácter de obligatoriedad se contestan de mala gana o se ignoran. “Estoy dispuesto a ayudar de forma entusiasta si siento que puedo aportar algo, no cuando alguien trata de coaccionarme o hacer que me sienta obligado a hacer lo que me pide”, concluye Grant.