Exprimiendo Zoom: cómo usar esta 'app' de forma segura y mejorar tus videollamadas

En una época en la que uso de las videollamadas ha crecido con fuerza, por el distanciamiento social y el teletrabajo, una desconocida se ha colocado a la cabeza del sector. Zoom ha desplazado a 'apps' como WhatsApp, Skype u otras más del entorno laboral, como Microsoft Teams. ¿Cómo lo ha hecho? Por un lado por su sencillez, porque permite unirse a una videollamada sin ni siquiera registrarse, y por otro lado, porque permite meter en una misma sala a 100 personas, pero el crecimiento le ha jugado una mala pasada y ahora está en boca de todos por sus problemas de seguridad. Así que, si la usas y no quieres dejar de hacerlo, aquí te ayudamos a hacerlo de forma segura y lo mejor posible.

Podríamos quedarnos solo en enseñar como mejorar la seguridad y privacidad, pero es importante saber que, además, Zoom ofrece un buen número de opciones que pueden ayudarte a tener videollamadas más eficientes, a no mostrar el desorden que tienes detrás de ti o a guardar un acta (en forma de vídeo o audio) de cada reunión. Eso sí, antes de entrar en detalle toma nota de una limitación: las reuniones de más de dos personas en Zoom tienen un límite de 40 minutos si no pasas por caja. Igualmente, no siempre se corta la llamada llegado a ese punto y si lo hace solo tendrás que iniciar una nueva reunión para seguir hablando. Aquí empiezan los puntos clave.

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Empecemos por la seguridad

Ya hemos dicho que añadiremos otros trucos lejos de la polémica, pero antes de lanzarte a crear reuniones y compartir enlaces para unirse a ella deberías conocer por qué todos el mundo de la ciberseguridad tiene esta 'app' en el punto de mira. El repentino éxito de esta aplicación ha venido seguido por dudas sobre su seguridad y uno de esos problemas, quizá el más famoso, tiene que ver con extraños conectándose a reuniones ajenas. ¿Cómo evitar que nadie se cuele en tu llamada? Pues para evitar sustos, la primera recomendación es no usar tu ID personal de Zoom para las reuniones, ya que es una pista para que no invitados lleguen a tus reuniones.

Para hacerlo solo tienes que tener desmarcada la opción 'Usar ID personal de la reunión (PMI)' al crear una reunión para que no se use tu identificación personal. De todas maneras, cada reunión tiene una contraseña que solo tiene el anfitrión, que deberá entregar junto con el número de reunión o el enlace a cada participante. Es importante guardar con cuidado este número.

Si te queda algo de duda hay más pasos que puedes dar para mantener la privacidad de tu perfil y hacer más seguras tus reuniones. Una vez has iniciado una reunión, si ya tienes a todos los participantes que esperabas, puedes ir a la configuración y activar la opción 'Bloquear reunión'. Así, evitarás que nadie más se pueda unir a ella. También puedes activar las opciones de 'Tocar un timbre al entrar/salir' y 'Llevar al participante a la sala de espera al entrar' para tener un control absoluto y estar al tanto de quién sale y entra. Todo esto puede sonar pesado al principio pero evita problemas y se hace con bastante sencillez.

Zoom está disponible en versión web y en forma de aplicación para escritorio, móviles y tablets y hay ciertas diferencias entre ellas. Para evitar posibles troleos, desde la app móvil puedes restringir el uso de compartir pantalla o archivos desactivando la opción de 'Permitir que los participantes compartan'. En cambio, si usas la aplicación en su versión para escritorio, puedes limitar quién puede compartir su pantalla (solo el anfitrión o todos) y si varios participantes pueden compartir su pantalla a la vez. Así evitarás que, además de colarse, alguien se haga con tu reunión y muestre algo que nadie querría ver.

Por último, para tu seguridad hay dos puntos importantes a conocer. El primero es que la 'app' está trabajando a destajo para solucionar cualquier brecha que tengan por lo que debes estar muy atento a posibles actualizaciones y el segundo es que si pagas la versión 'premium' podrás elegir por dónde se mandan tus reuniones. Unos investigadores habían descubierto que a veces las reuniones y todos los datos pasaban por China y eso hizo saltar las alarmas de muchas compañías e instituciones que usan el servicio.

Ya no tendrás que recoger la habitación

Fuera de la seguridad, una de las características de Zoom que llaman la atención de muchos es la de los fondos que nos trasladan lejos de cuatro paredes, algo que no viene mal dados los tiempos. Y cambiar el fondo que tenemos detrás durante una videollamada es algo bien sencillo. En la versión en escritorio solo hay que dar en la flecha al lado de las opciones de vídeo y pinchar en elegir un fondo virtual. En el caso de los móviles esta función solo está disponible para iPhone y solo hay pulsar en Más y Fondo virtual.

Podremos usar cualquier foto que tengamos en el ordenador o móvil, aunque ojo, esta función no está disponible para los PCs de especificaciones más bajas, en los que sería necesario un croma para poder usarlo. Y no solo puedes disimular el orden de tu hogar o simplemente no mostrarlo poniendo la foto que creas conveniente de fondo, también puedes optar por utilizar un vídeo. Puede ser una buena idea para pasar un rato divertido, porque de hecho puedes usar cualquier vídeo que te descargues a tu ordenador (en móviles no se puede hacer), aunque quizás sea poco serio para una reunión de trabajo.

Siguiendo con esta idea debes saber que al igual que en Instagram o YouTube, aquí también puedes añadir un filtro 'belleza' que suaviza contornos y nos deja mejor frente a la cámara. Para usarlo solo tienes que ir a la flecha hacia arriba junto a 'Iniciar video'. Allí clica en Configuración de video y, debajo de 'Mi video', marca 'Retocar mi apariencia'.

Doble monitor para el trabajo

Volviendo al ámbito laboral, Zoom tiene más opciones orientadas a él. Por ejemplo, la del doble monitor en la versión de escritorio que se activa desde Ajustes > General, que permite tener una ventana para el videochat y otra para las pantallas compartidas, de manera que podamos seguir viendo a nuestros interlocutores mientras se comparten pantallas.

Además, algo muy útil tanto para el entorno de trabajo (o para guardar recuerdos del confinamiento), es la opción de grabar todo lo que ocurre. Esta función está disponible en escritorio y además de grabar vídeo y audio también permite separar en distintos archivos de audio lo que diga cada participante, así que cuidado con lo que se dice.

Si te aterra que te graben, debes saber que puedes iniciar cualquier reunión con tu cámara apagada y sin audio, así decidirá si quieres mostrar, o no, tu apariencia y salir a escena. Para hacerlo, ve a Configuración > Audio > Silenciar micrófono al unirse a una reunión, y luego Configuración > Video > Desactivar mi video al unirte a una reunión.

Recuerda, finalmente, que cuando quieras finalizar una reunión, si eres el anfitrión, tienes el poder de acabar con ella para todos. En cambio, si solamente tú te vas a salir de ella y otros participantes van a seguir hablando, puedes dejar la sala abierta escogiendo la opción 'Salir de reunión', aunque antes tendrás que asignar otro anfitrión que se quede al cargo. Y por supuesto, aquí tienes una lista de atajos del teclado para moverte más rápido por la 'app' y no te olvides de mantener la aplicación siempre actualizada, ya que el equipo de Zoom está trabajando en aumentar su seguridad y es posible que cada ciertos días salga una nueva versión con nuevos parches.