mantente organizado gracias a estas 'apps'

Cómo organizar tu vida 'online' para ser más productivo

Desde contactos hasta tus notas diarias, hay una forma más fácil de organizarse gracias a aplicaciones y la sincronización en la nube

Foto: (Foto: Chung Ho Leung/Flickr)
(Foto: Chung Ho Leung/Flickr)

Desde hace años, gracias a la popularidad de los móviles y las aplicaciones, es fácil tener una vida digital más organizada, olvidándote de notas en papel, ideas que se desvanecen o teléfonos perdidos.

Escribir tu idea en texto plano está bien, pero hay servicios que te permiten agregar dibujos, imágenes o listas. ¿Estás agregando un nuevo contacto a la agenda? ¿Sabes en qué redes sociales está o si ha publicado otras formas de contactar con él? ¿Y qué pasa con tus documentos, cuál es la mejor forma de acceder a ellos estés donde estés, más allá de gestionar fotos y vídeos? Estos servicios pueden ayudarte a mejorar tu organización diaria.

Olvida los contactos duplicados

Si tienes Android o iOS, hay una probabilidad muy alta de que estés usando una cuenta de Google. En el caso de Android todos tus contactos se guardan automáticamente, en el de iOS hay algún paso más que puede desorganizar tu agenda.

Si has instalado aplicaciones como Facebook o LinkedIn, las posibilidades de que tu agenda sea un caos de contactos repetidos o sin más información que la dirección de un perfil en una de estas redes sociales son mucho más altas. Puede hasta que uses varias cuentas de Google o varias fuentes de contactos, como iCloud, Yahoo o Microsoft. ¿Cómo organizar este desastre?

Si en tu iPhone además de tu cuenta de Google estás usando una cuenta de iCloud, no te olvides de desactivar la sincronización de contactos. Los nuevos que agregues irán por defecto a iCloud, no a Google.

Una de las soluciones es Cleanup Duplicate Contacts. Analizará toda tu agenda para encontrar perfiles o datos duplicados, con la opción de eliminar uno de ellos o combinarlos en un solo perfil. Dispone de un servicio de copia de seguridad para que puedas restaurarla en otro equipo o guardarla en un lugar seguro.

(Captura: FullContact)
(Captura: FullContact)

La misma empresa ofrece CircleBack, disponible en Android y en iOS. Esta aplicación, quizá más enfocada a profesionales, permite organizar la información de tu agenda y mantenerla actualizada, como por ejemplo recogiendo cambios en puestos de trabajo. También dispone de un escáner para tarjetas de contacto o de firmas de correo electrónico. Se sincroniza en su propio servidor para que puedas acceder a los datos siempre que quieras.

Los usuarios de Android lo tienen mucho más fácil. Los últimos Samsung tienen una característica en la aplicación de Contactos que permite encontrar duplicados y unificarlos. Tan solo tienes que pulsar el botón de ‘Menú’ y seleccionar ‘Combinar’.

Para los que quieran una solución muy completa y en varios dispositivos, incluido el escritorio, existe FullContact. Permite gestionar hasta 25.000 contactos que el servicio se encarga de mantener actualizados buscando en redes sociales y en otros sitios de internet. Este servicio es gratuito, aunque tiene una versión de pago que cuesta 10 dólares al mes.

Finalmente, para los usuarios que quieran organizar contactos en equipos, Contactzilla es una solución que se integra con servicios como Plaxo, Yahoo, Twitter o LinkedIn.

Calendario conectado con otros servicios

(Foto: Sunrise Calendar)
(Foto: Sunrise Calendar)

En la última versión de iOS, Apple mejoró la integración de calendario y correo electrónico. Este último por ejemplo busca posibles citas en el texto o acepta de forma automática las invitaciones que te lleguen. Aunque las novedades permiten un uso muy simple, hay otras soluciones que te hacen la gestión de esta información más fácil.

Tanto para iOS como para Android existen alternativas que mejoran la experiencia del calendario. Sunrise, recientemente adquirida por Microsoft, es compatible con cuentas de Google, Outlook, Office 365, Exchange y iCloud. Su fuerte está en las conexiones con otros servicios: Facebook, Wunderlist, Evernote o LinkedIn entre otras. No solo agrega fechas de proyectos o de eventos: con la integración de la que dispone puedes ahorrar mucho tiempo visualizando tus próximos movimientos.

No hay que descartar la aplicación oficial de Google Calendar, disponible para Android y para iOS que aparte de ser compatible con la cuenta de Google, lo es con servidores Exchange y de iCloud. Es fácil de usar, con una visualización de eventos muy original.

Notas: desde tu última idea a un gran plan

Las aplicaciones de notas en iOS o las diferentes que se pueden ver en Android, según la marca, ofrecen una funcionalidad muy básica para tomar notas. Su limitación es su simplicidad: si necesitas apuntar algo rápido es perfecto, pero falta sincronización entre dispositivos o más opciones que textos o fotos.

Google Keep (disponible en iOS y en Android) es un servicio no muy publicitado por Google, pero que esconde un gran potencial. Si lo que deseas es una aplicación rápida, que se sincronice entre diferentes equipos y que disponga de ‘app’ en prácticamente todas las plataformas, Simplenote es una solución.

OneNote (Captura: Microsoft)
OneNote (Captura: Microsoft)

¿Qué pasa con las notas que necesitan más organización, con colaboración en equipo y que permita agregar algo más que texto? Hoy por hoy existen dos soluciones que ofrecen más características: Evernote y OneNote.

Las dos luchan por el mismo tipo de usuario: uno que quiera añadir notas con contenido multimedia, capturar documentos desde la cámara, incluir anotaciones escritas encima de imágenes o incluir listas de tareas.

Evernote permite colaborar con contactos y recientemente ha añadido la función de chat, que permite comentar en tiempo real notas en las que se colabore.

La solución de Microsoft, OneNote, es un competidor nato de Evernote. Se ha especializado en dar soporte a las tabletas y portátiles que tengan una pantalla táctil, sobre todo aquellas que usen un lápiz digital.

En realidad, encontrarás pocas diferencias entre estas dos soluciones. Ambas tienen versiones para plataformas móviles, tabletas y escritorio (OSX y Windows), organización por libretas y colaboración con otras personas, clave en Office 2016. Incluso se han convertido en plataformas, permitiendo que otras aplicaciones se conecten a estos organizadores de notas.

Apóyate en los asistentes virtuales

Siri en iPad y iPhone (Foto: Apple)
Siri en iPad y iPhone (Foto: Apple)

Siri y Google Now son ayudantes virtuales que puedes controlar por voz. Los dos aceptan ciertas acciones que en el día a día ahorran mucho tiempo. Por ejemplo, se puede buscar o crear un contacto, añadir un recordatorio, hacer que busque cuáles son tus próximas citas o crear una lista de tareas.

Son muy útiles cuando no podemos usar nuestros equipos con la mano y disponemos de auriculares con micrófono, por ejemplo mientras se conduce.

Quien busque una solución que lo haga todo, Outlook es una solución de gestión de correo, calendario, contactos, notas y tareas pendientes. Dispone de una versión de escritorio incluida en el paquete Office y versiones móviles para Android o iOS.

Existen más aplicaciones, trucos personales o incluso cursos que enseñan métodos muy estudiados.

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