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La regla OHIO, un modo transgresor de acabar con el caos del email
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responde a la expresión 'Only Handle It Once'

La regla OHIO, un modo transgresor de acabar con el caos del email

Cada correo electrónico debe leerse y gestionarse una sola vez. Esta es la descripción breve del método OHIO que promete acabar de una vez por todas con el atasco en el correo electrónico

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La de ensayos y teorías que se habrán escrito en torno a la gestión del correo electrónico, y lo cierto es que se hace absolutamente necesario tomar alguna medida para tratar de contener a esta bestia fuera de control. La angustia que se siente al abrir el correo y ver que el torrente de mails no tiene fin es algo ya desgraciadamente demasiado habitual, y lo peor del asunto es que ya nos hemos habituado a una costumbre todavía más perjudicial: volver a marcar como no leídos correos que ya hemos revisado.

Esto lo hacemos con la intención del “luego lo reviso con más calma” o peor aún, por considerar que el asunto es tan importante que mejor dejarlo para última hora del día. Este gesto aparentemente inocente hace que nuestro Inbox no deje de crecer, pero también que mentalmente tengamos la sensación de no haber terminado con algo. Una regla viene a terminar con este círculo vicioso, y es conocida como OHIO.

Que nadie piense que el nombre le viene por haber sido gestada en ese estado norteamericano, ni que se trata de un principio aplicado por algún gurú de la productividad: OHIOresponde a Only Handle It Once(gestiónalo una sola vez) y se refiere, lógicamente, al email.

Su creador es Robert Pozen, un financiero estadounidense que imparte clases en la Harvard Business School y que se hartó de las múltiples teorías en torno a la productividad. En su obra Extreme Productivityplanta cara a uno de los mayores agujeros negros en materia de gestión del tiempo: el correo electrónico.

Su método no se anda con rodeos y tiene una única máxima: cada correo electrónico debe leerse y gestionarse una sola vez. Esta es la descripción breve del método, pero conviene explicarse en detalle: cada email tiene un contenido que, o atendemos en el momento, o eliminamos, tal vez creamos una tarea a partir de él o bien delegamos. Piénselo bien, no hay más opciones.

Método definitivo, pero con muchos detractores

De hecho, el OHIO sigue fundamentalmente los mismos principios que el gran David Allen defiende en su conocido método Getting Things Done (GTD): cada cosatiene que tratarse de manera individual y pasar página sin mirar atrás. La ventaja del método de Pozen reside en que su aplicación proporciona resultados desde el minuto uno, es extremadamente sencilla, pero por otro lado, exige una gran disciplina.

En un rápido vistazo a nuestra bandeja de entrada localizaremos cada tipo de correo: los que se pueden borrar de forma inmediata, los que pueden delegarse o los que exijan que proyectemos una tarea a partir de ellos. Se acabó el “luego lo miro” o el abrir y cerrar un correo sin terminar por decidirnos qué hacer con él. Este es realmente el verdadero peligro que quiere cortar por lo sano Pozen: que los mails queden en una especie de limbo sin llegar a ser realmente atendidos.

El método OHIO es irreverente, pero acompañado de herramientas como Evernote, puede resultar la solución definitiva al atasco del email

Y si ya es asfixiante la sensación de tener que repasar esos correos que hemos dejado para más tarde, peor aún es el lidiar con otro inesperado compañero de viaje que surge de forma casi instantánea: la procrastinación. Esta palabra maldita en productividad induce al trabajador a ir posponiendo las tareas más engorrosas y atender las más fáciles, con la irreal sensación de estar siendo realmente productivos. Es como hacerse trampas en el solitario pero con consecuencias bastante más graves: dejamos sin resolver o alargamos indefinidamente tareas de vital importancia, y lo peor es que lo hacemos por pura pereza.

Como hemos apuntado, los defensores de métodos de productividad más ortodoxosponen en tela de juicio la efectividad del sistema propuesto por Pozen, pero la realidad sugiere que si se sigue a rajatabla, no se pierde un sólo minuto en cuestiones improductivas.

El método OHIO es alternativo e irreverente, pero acompañado de potentes herramientas como Evernote, puede resultar la solución definitiva al atasco del email. Y sin perderse en florituras teóricas.

La de ensayos y teorías que se habrán escrito en torno a la gestión del correo electrónico, y lo cierto es que se hace absolutamente necesario tomar alguna medida para tratar de contener a esta bestia fuera de control. La angustia que se siente al abrir el correo y ver que el torrente de mails no tiene fin es algo ya desgraciadamente demasiado habitual, y lo peor del asunto es que ya nos hemos habituado a una costumbre todavía más perjudicial: volver a marcar como no leídos correos que ya hemos revisado.

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