Acabe con el papel en su oficina

Facturas, anotaciones, tarjetas de visita... la mesa de nuestro despacho puede parecer en muchas ocasiones la máxima expresión del caos y, desde luego, una rémora para la productividad. El papel es incómodo, su almacenamiento es costoso, poco seguro y la búsqueda de información en él se convierte en una auténtica pesadilla, máxime cuando ha transcurrido cierto tiempo y tenemos que recurrir a aquel documento archivado en el fondo del armario. Pero posiblemente, el peor estigma que arrastre el papel sea el de elemento dañino para el medio ambiente y es que para fabricarlo es necesaria en cierta medida la destrucción de nuestros bosques.

En medio de todo este caldo de cultivo, un servicio en web acaba de cumplir su primer año de vida rodeado de constantes alabanzas y un creciente número de usuarios. Se trata de Evernote, este servicio nos ayuda a cumplir una de las máximas del método de moda en la productividad -el GTD- mediante un sencillo paso: vaciar nuestro cerebro de datos innecesarios y limpiar la mesa de documentos. El servicio Evernote, como buen 2.0 de éxito, es gratuito para el usuario y su funcionamiento es bien sencillo: uno 'sube' la información en múltiples formatos (ya sean PDF escaneados, fotos, notas de voz o incluso páginas web) y luego accede a ella mediante un buscador muy similar al de Google.

Pero tal vez donde más brille este servicio (cuya aplicación móvil ha sido escogida como la mejor del año en 2008) sea en el almacenamiento de facturas y tarjetas de visita. Para las primeras bastará con crear un 'cuaderno' con el nombre 'Facturas' e ir escaneando estos documentos sin preocuparnos en exceso en nombrarlas, ya que una de las ventajas de este servicio es que lee literalmente el contenido de los textos incluidos en los PDF e incluso imágenes. Lo mejor del asunto es que apenas tendrá que preocuparse por la cantidad de facturas y documentos digitalizados ya que según informa el propio servicio, se pueden almacenar hasta 400 al mes en baja resolución.

Gratuito con versión premium

En lo referente a las tarjetas de visita, Evernote ofrece una peculiar forma de archivarlas: sacar una foto de las mismas bien con el móvil, o bien con la webcam y enviar esta foto por correo electrónico a nuestra cuenta del servicio, de forma que se archiva e indexa automáticamente. Para recuperar la información contenida en la tarjeta, bastará con teclear el nombre del contacto que queramos buscar y Evernote se encargará de analizar su contenido y localizar esa tarjeta. Todo de forma limpia y manteniendo nuestra mesa y cajones impolutos.

Se trata en definitiva de acabar con la filosofía del papel y dejar a éste para los documentos absolutamente imprescindibles. Considere que un fichero digitalizado permite que Evernote localice el contenido de cualquiera de sus textos de una forma casi inmediata y al tratarse de un servicio en web, podrá acceder desde cualquier ordenador o incluso teléfono móvil. Este brillante servicio cuenta con dos niveles de acceso, el básico y gratuito que servirá al 99% de los mortales y con una capacidad suficiente como para que nadie deba preocuparse por el espacio. Y también hay una versión premium que proporciona un nivel de seguridad más elevado, pero sobre todo la posibilidad de almacenar cualquier tipo de archivo sin importar el formato y todo ello por apenas 45 dólares al año. Librarse del papel nunca fue tan sencillo ni tan accesible como ahora.