Los despachos aún se resisten al papel cero: solo el 38% digitaliza todos sus documentos

Las políticas de papel cero han ido cogiendo peso en las organizaciones. Cada vez son más las empresas que digitalizan sus procesos con el objetivo de eliminar por completo la generación, gestión y almacenamiento de documentos impresos en la oficina, además de beneficiar la comunicación interna dentro de la empresa al automatizar la gestión de los procesos administrativos. Sin embargo, cuando se trata del sector de la abogacía, y en particular, de los despachos de abogados, aún se está lejos de la meta. Solo el 38% de los bufetes digitaliza todos sus documentos y muchos aún se resisten a eliminarlo por completo.

Este fue uno de los resultados principales del segundo informe Radiografía de la transformación digital en los despachos, documento elaborado por El Confidencial y la consultora LOIS, en el que se refleja que la eliminación del papel y los procesos de gestión del conocimiento continúan como una de las asignaturas pendientes en los despachos, especialmente en los más pequeños. Esta transformación no se consigue de un día para otro, y se trata de un proceso de diversos movimientos, como adquirir las máquinas y programas que se adecuen a la estrategia de digitalización de documentos de la firma [puedes descargar el informe aquí].

A nivel general, en estos ámbitos, el 19% de los despachos de abogados todavía no tiene digitalizados sus documentos. A pesar de ello, este porcentaje aumentó respecto al año 2020, que era del 13%. Por otro lado, un 12,8% tiene el 25% de los documentos; otro 23,4% tiene entre el 50 y el 75%, y un 6,4% entre el 25 y el 50%. Como se indicó anteriormente, casi un 40% de los bufetes declaró haber alcanzado la plena digitalización; sin embargo, es un valor que apenas varió desde el último estudio.

Según tamaño de despacho, la tarea más difícil está en los bufetes más pequeños. Un 28,6% de las firmas con 1-5 abogados no digitaliza sus documentos, mientras que en el mismo rango, sí lo hacen. Los de entre seis y 10 letrados, un 9,1% sigue sin tomar acción al respecto. Aunque muestran una mejoría en la digitalización de documentos. Por otro lado, las grandes firmas tienen un 50% toda su documentación digitalizada y otro 50% entre un 25% y un 50%.

Además, la digitalización de documentos para conseguir el zero paper policy, requiere una mejora en la eficiencia de la firma a través del rediseño de sus procesos de producción y prestación de servicios. En este sentido, las firmas de 21 a 50 abogados han realizado un esfuerzo notable desde 2021, alcanzando la mejor nota por número de letrados (un 6,7), a diferencia de los despachos grandes que han empeorado de manera notoria y que todavía tienen un gran trabajo por delante en la estandarización y automatización de los procesos en ciertas áreas de práctica. Descendieron de una nota promedio de 6,1 a un 4,9.

Según indica el informe, la adquisición o desarrollo de potentes herramientas tecnológicas puede quedar frustrada si el despacho no revisa sus procesos e implementa unos flujos de trabajo optimizados. La nota global del indicador procesos, que evalúa parámetros como la digitalización, la gestión del conocimiento, la automatización y el uso de metodologías ágiles, es de 5,1, bajando una décima desde el año anterior.

Casi la mitad de los despachos no gestiona ni comparte el conocimiento, un 46% utiliza plantillas compartidas y apenas un 8% lo gestiona con un software específico. Entre este 8%, solo un 2% ha automatizado la elaboración de documentos. Por tamaño de bufete, el 60% de los despachos pequeños no gestiona el conocimiento, y los medianos lo hace mediante plantillas compartidas en un servidor en la nube. Solo el 33% de los despachos medianos y el 50% de los grandes elaboran escritos, informes y documentos mediante una plataforma SaaS a partir de plantillas. Estos datos son similares a los del estudio de 2020.

Un dato curioso en esta edición es que casi el 5% de despachos pequeños ha contestado que tiene automatizada la producción de documentos, algo que es compatible con despachos de nicho y de volumen. Otra de las categorías que ha analizado el informe es sobre la automatización de procesos y metodologías ágiles, donde los resultados fueron prácticamente los mismos que en el anterior. Alrededor de un 40% de los despachos pequeños no ha mejorado ningún proceso y la única diferencia destacable es que los despachos que declaran haber mejorado más de 10 procesos han aumentado un 2,5%

Además, uno de cada tres despachos todavía no tiene claro qué son las metodologías ágiles, dos de cada diez no las han utilizado nunca para mejorar la eficiencia de los procesos y un 23% manifiesta utilizarlas a menudo, cifra que ha aumentado en cinco puntos porcentuales respecto a 2021. Sin embargo, un 25% de los despachos medianos, de entre 11 y 20 abogados, no las han utilizado nunca, por lo que, a pesar de que muchos de ellos lo tengan de internalizado en sus procesos y caminen hacia el ideal de papel cero, aún queda mucho por camino por recorrer.