El problema de instituciones y empresas con su información confidencial: ¿cómo protegerla?

Todas las instituciones públicas y empresas privadas manejan una mayor o menor cantidad de información confidencial; la pregunta es cómo la protegen. Muchos podrían pensar que la custodia depende exclusivamente de dichas organizaciones y que su mala gestión solo será evitada por una buena voluntad, pero lo cierto es que no es así. Las leyes y normativas juegan un papel importantísimo a la hora de proteger la información confidencial.

En España, por ejemplo, tanto la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en vigor desde 2018 en el entorno de la Unión Europea, obligan a empresas e instituciones a proteger y custodiar especialmente toda aquella información privada y confidencial, algo que afecta tanto a su material interno como a la información que puedan recabar de sus clientes, proveedores, empleados, etc. El incumplimiento de estas normas no se queda corto: puede implicar multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación inicial. En nuestro país, sin ir más lejos, ha habido 394 multas por incumplimiento desde 2018.

Pero la información confidencial va incluso más allá de la protección de datos. Pongamos que una empresa pierde un documento interno en el que detalla sus planes de negocio y su estrategia de aquí a diez años. La pérdida no tendría por qué implicar un incumplimiento de protección de datos, pero ese documento, si llega a su competencia, podría ser muy dañino. Es por ello que cualquier organización, con ley o sin ella, se preocupa por proteger todo aquel material que no quiere que acabe en manos ajenas.

El incumplimiento de estas normas puede implicar multas de hasta 20 millones de euros

Uno de los proyectos que ayuda precisamente a todo tipo de instituciones en esta labor es Servicios Documentales de Andalucía (SDA), una sociedad de la Zona Franca de Cádiz dedicada a la gestión, custodia externa de archivos, consultas y destrucción de documentación, tanto para organismos e instituciones públicas como para entidades privadas. La compañía cuenta, principalmente, con cuatro servicios:

1.- Custodia de información. A medida que la información aumenta, guardarla y custodiarla puede acarrear problemas, ya sean de espacio o de condiciones para conservarla adecuadamente. En este sentido, SDA dispone de centros de custodia documental dotados de las medidas de seguridad necesarias para garantizar una adecuada conservación de los documentos, que, previamente tratados e inventariados para facilitar su localización en caso de consulta, son trasvasados a contenedores que se ubican en zonas de almacenamiento de alta rotación (para la documentación consultada más frecuentemente), en zonas de almacenamiento de alta densidad (para pasivos) o de especial conservación (para lo más delicado, manteniendo entre 15 y 21 grados de temperatura y entre un 45% y 65% de humedad).

Para María José Brea, coordinadora de Servicios Documentales de Andalucía, las ventajas de este servicio son evidentes: "Liberamos espacio y garantizamos la conservación de los documentos mediante sistemas de detección y extinción de incendios, videovigilancia y control de accesos no autorizados, medidas frente a inundaciones (problemas muy frecuentes en algunos archivos de organismos públicos ubicados en sótanos), controles de temperatura y humedad y control de plagas", entre otros.

2.- Consulta de documentos. Muchas veces las instituciones necesitan consultar su información confidencial, de modo que este servicio ofrece localización y salida de depósito, control informático del movimiento y puesta a disposición del material. Las consultas pueden ser ordinarias (la documentación estará a disposición del cliente en 24 horas) o urgentes (menos de 2 horas), mientras que pueden llevarse a cabo tanto en las instalaciones de SDA como mediante un traslado a las oficinas de dicho cliente. En caso de no necesitar una visión presencial, la consulta puede efectuarse también 'online'.

3.- Digitalización de archivos. Ya sea por ahorrar o espacio físico o por guardar una copia extra de seguridad, la custodia de la información también pasa por hacer copias digitales de la misma. En el caso del servicio ofrecido por la Zona Franca de Cádiz, la captura de imagen digital se puede hacer con o sin reconocimiento óptico de caracteres. Todo ello con la intención de que el cliente optimice el espacio, acceda a su archivo digital desde cualquier dispositivo, realice consultas simultáneas entre varios usuarios, mantenga sus documentos originales lejos del desgaste rutinario y conserve la información más allá del ciclo de vida del soporte físico.

4.- Destrucción de información que ya no es relevante y/o necesaria. Tan importante es custodiar la información confidencial como, llegado el momento, saber destruirla. Para ello, SDA cuenta con dos modalidades: gestión de destrucciones puntuales, para volúmenes de documentación acumulada; y gestión de la destrucción periódica, mediante el depósito de papeleras confidenciales. La labor se lleva a cabo dando cumplimiento a la normativa sobre protección de datos y valorizando el residuo generado.

Según María José Brea "la externalización de los archivos confidenciales aporta garantías de conservación de la documentación que reducen drásticamente riesgos jurídicos como sanciones y demandas por incumplimiento de protección de datos, por incumplimiento de la legislación sobre conservación de archivos (patrimonio cultural, historias clínicas...) y por incumplimiento de obligaciones sobre contabilidad, conservación de facturas y documentación de naturaleza tributaria, propiedad intelectual e industrial, etcétera".

Actualmente, SDA presta servicios a entidades de la Administración local, autonómica y estatal: ayuntamientos, diputaciones, delegaciones de consejerías de la Junta de Andalucía y a organismos de la Administración central. En relación al sector privado, cuenta con clientes de diversos sectores y actividades, así como con profesionales independientes. Durante sus dos décadas de actividad ha atendido a más de 200 clientes, ha custodiado 20.000 millones de documentos, ha realizado 13.000 servicios documentales al año y ha generado una capacidad para más de 110.000 metros lineales de documentación.