Consejos para organizar el viaje de negocios perfecto (y no trabajar las 24 horas del día)

Los trabajadores españoles se pasan de media entre 2,99 y 5,43 días fuera de casa cada vez que se embarcan en un viaje de negocios. La primera cifra corresponde a los desplazamientos efectuados dentro de nuestras fronteras, mientras que la segunda responde a las jornadas que se acostumbran a pasar en el extranjero. Habida cuenta de que en algunos casos se puede llegar a pasar el equivalente a una semana de trabajo fuera de la oficina, ¿es posible organizarse para que el trabajo no sea la única actividad a realizar durante esas jornadas? La respuesta es sí.

Ausentarse de la oficina para viajar a otro destino a efectuar otras tareas necesarias para el correcto funcionamiento del negocio no debe significar que el trabajador esté atado a su móvil o portátil y que no pueda dedicar tiempo a sí mismo. Es más, gran parte de las medidas que permiten organizar mejor un viaje de negocios parten de la misma premisa: preparar de la manera más concienzuda posible el trayecto para aumentar la eficiencia en cada momento del mismo.

Planifícalo todo: desde las fechas hasta el hotel

Puede parecer la mayor de las obviedades, pero también es uno de los puntos que se suelen pasar por alto o delegar en terceros. ¿Conoces ya las fechas en que vas a viajar? Guárdalas en tu agenda y evita compromisos que puedan interferir con ellas. Si te espera un viaje de cinco horas en avión y tienes una reunión nada más llegar a tu destino, es aconsejable no terminar muy tarde el día antes de partir y madrugar en exceso el día en que viajas.

¿Puedes permitirte hacer un vuelo sin escalas? Comprar billetes que vuelen de manera directa a tu aeropuerto de destino te va a permitir ahorrar horas en el aire y, además, reduce el riesgo de que un retraso pueda mandar al traste algunos de los planes que tienes cerrados una vez que aterrices. Algo similar sucede con los hoteles. ¿Sabes cuáles van a ser las localizaciones de tus reuniones? Trata de reservar una habitación que se encuentre cerca, de manera que tus trayectos sean lo más cortos posible: no solo ahorrarás tiempo en desplazamientos sino que maximizarás el tiempo que pases en tu habitación.

La importancia del itinerario (y de la tecnología)

Tan importante como tener una agenda perfectamente trabajada es conocer de memoria el itinerario que vamos a seguir y actuar acorde al mismo. Conocer en cada momento adónde nos dirigimos, a quién vamos a ver o sobre qué temas vamos a hablar es la mejor manera de llegar a las reuniones preparados e ir al grano, evitando alargar los encuentros más de lo necesario. Y de la misma manera que es importante saber a qué hora sale el transporte para el aeropuerto, también es esencial que anotes momentos puntuales para descansar, aunque a este punto llegaremos algo más adelante.

El tiempo en los viajes de negocios es muy valioso, por ello es importante hacer una maleta con la ropa justa y necesaria. Lleva tu atuendo profesional para los días que te haga falta o no dudes en llevar menos y aprovechar el servicio de lavandería del hotel: la mejor forma de no perder tiempo rebuscando ropa en la maleta es llevando solo la imprescindible. Y tampoco descartes llevar una muda en el equipaje de mano: no sería la primera vez que una compañía aérea te pierde la maleta, ¿verdad?

Lo mismo sucede con la tecnología: lleva solo aquello que en realidad necesites, sea un ordenador, una tableta o un portátil. Ten al día los seguros para estos dispositivos en caso de pérdida o robo y, sobre todo, almacena toda la documentación sensible en la nube para que no se pueda perder en caso de extravío.

Y hablando de cargar solo con lo necesario, es también esencial llevar encima la documentación pertinente si no queremos caer en un laberinto burocrático al llegar a nuestro destino. ¿Es necesario pasaporte? ¿Visa? ¿Tienes a mano las reservas de hoteles, coches, billetes de avión? Aunque la gran mayoría de ellos ya se han automatizado y se pueden llevar en el móvil, no está de más contar con una copia impresa en caso de imprevisto.

Aprende a relajarte y descansar

Tan importante como el trabajo que se lleva a cabo en un viaje son las horas de descanso, necesarias para desconectar la mente, cargar las pilas y afrontar con energía las jornadas venideras. Y si es necesario, marca horarios concretos en los que apagar el ordenador y dar por finalizada la jornada.

La desconexión puede ser total y puedes hacer algo de turismo. Busca bares o restaurantes interesantes, indaga para saber si hay algún tipo de atracción cultural que merezca la pena o incluso puede que se celebre un evento deportivo interesante. O simplemente aprovecha el tiempo libre para echarte una siesta, pasear o leer un libro. Todo lo que te permita mantener tu cerebro alejado del trabajo será beneficioso y te permitirá aprovechar al máximo cada uno de los encuentros programados.