De Gmail a Outlook: funciones desconocidas que te harán un genio del email

A estas alturas de la historia digital, para la amplia mayoría de internautas (más de 3.750 millones de personas en todo el mundo) tener correo electrónico es casi como poseer un documento de identidad, contar con suministro eléctrico o incluso disfrutar de conexión a internet: necesario, cuando no básico. Ya sea con el servicio de Google, el de Yahoo (con más de 1.000 millones de usuarios cada uno), el de Microsoft (con más de 400 millones) o cualquier otro, disponer al menos una cuenta de email se ha convertido en algo imprescindible.

Sin embargo, no todos los usuarios le sacan el mismo partido a su plataforma predilecta de mensajería electrónica. Si bien todos dominan su función básica (enviar y recibir correos y utilizar la dirección para registrarse en mil y un servicios distintos), tanto Gmail como Outlook y Yahoo ofrecen características ignoradas por la mayoría y que nos pueden resultar muy útiles.

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Los usuarios del servicio de correo electrónico líder tienen en la rueda dentada que aparece en la parte superior derecha de sus pantallas todo un arsenal de funciones con las que pueden dominar aún más la herramienta de Google (y ser algo más productivos). Sin ir más lejos, en el apartado “Configuración” se encuentra la pestaña “Labs”, toda una mina de características que desde Gmail describen como “un centro de pruebas de las funciones experimentales que todavía no están listas para salir a la luz”.

Si bien desde la compañía advierten que algunas de estas funciones pueden desaparecer sin previo aviso, en el momento de escribir estas líneas hay un total de diez pueden resultar muy prácticas. Por ejemplo, con “Avance automático”, cada vez que elimines o archives un correo desde el propio mensaje, en lugar de volver a “Recibidos”, esta característica te permitirá ir directamente al anterior o al siguiente correo de tu bandeja de entrada. Tras habilitar esta opción, solo tendrás que ir a Configuración y, en la pestaña “General”, seleccionar si prefieres avanzar o retroceder en la lista de emails.

Otro atajo que proponen desde Gmail es añadir un botón para marcar una cadena de mensajes como no leída, algo que hasta ahora teníamos que hacer clicando en el menú “Más acciones” y eligiendo la opción correspondiente. Así nos ahorraremos pasos, como también lo haremos con la posibilidad que ofrece Labs de añadir a la columna izquierda de Gmail un ‘gadget’ que muestra nuestra planificación de Google Calendar.

También en “Configuración” podemos modificar el aspecto habitual de Gmail para evitar distracciones innecesarias. Basta con bajar hasta el final de la pestaña “Etiquetas” para, en el apartado “Categorías”, seleccionar cuáles preferimos que permanezcan ocultas. Si bien Google nos ayudó a separar el grano de la paja añadiendo los apartados “Social” y “Promociones”, en la práctica ahí van a parar correos de escasa utilidad que, sin embargo, siguen llamando nuestra atención. Ocúltalos y adiós distracciones dentro del correo.

Lo que más nos roba tiempo son esas largas cadenas de emails que no nos interesan. En Gmail las puedes silenciar

Sin embargo, lo que verdaderamente nos roba tiempo son esas largas e improductivas cadenas en las que otros usuarios tratan un tema que, sinceramente, ni nos va ni nos viene. Al igual que en los grupos de WhatsApp, este problema tiene una fácil solución: puedes silenciar las conversaciones que te molesten de Gmail. Tan solo hay que ir al botón “Más” dentro de la cadena que no nos interese para darle a la opción “Silenciar”.

Por el contrario, Gmail también ofrece la posibilidad de destacar correos. Hasta ahí, nada desconocido: al lado de cada correo, una estrella permite marcar cuáles son los emails más relevantes. Sin embargo, lo que muchos probablemente no sabrán es el nivel de personalización al que se puede llegar.

Nuevamente en la rueda dentada de Gmail, en “Configuración”, encontramos la clave. Estrellas de distintos colores, diferentes cuadros con iconos en su interior (una exclamación, flechas, el símbolo de ‘check’) son algunos de los iconos que los usuarios pueden elegir en el apartado “Estrellas” de la configuración para poder crear distintas categorías de correos recibidos en función de la importancia que atribuimos a cada uno de ellos.

Las mentes más organizadas agradecerán disponer de una clasificación de relevancia a su medida.

Yahoo Mail: recuperación y seguridad

Aunque lamentablemente el servicio de correo de Yahoo tiene en las filtraciones de contraseñas su aspecto más mediático y conocido, lo cierto es que la herramienta de la compañía adquirida por Verizon también encierra alguna que otra característica de utilidad para sus más de 1.000 millones de usuarios activos. Una de ellas tiene que ver con las llamadas telefónicas.

Se trata de Caller ID, una de las nuevas funciones de la aplicación móvil de Yahoo Mail. Se puede activar en “Ajustes”, dentro del apartado “Teléfono”, habilitando la opción de identificación de llamadas. Su misión será ahorrarnos esas llamadas no deseadas que, en ocasiones, nos pillan por sorpresa. Cada vez que recibamos una, la aplicación cruzará el número de teléfono con todos esos que se encuentran tanto en las firmas como en los contenidos de nuestros correos electrónicos, para intentar decirnos quién nos está llamando aunque no su número no esté guardado en nuestra agenda. Con esa información podremos decidir libremente si descolgar o no.

Por otra parte, Yahoo también permite recuperar correos aun cuando están borrados aparentemente para siempre. Mientras servicios como Gmail permiten recuperar simplemente los mensajes enviados a la papelera (pero solo aquellos que hayan sido borrados en los últimos 30 días), Yahoo abre una ventana a la esperanza permitiendo recuperar incluso aquellos que han sido eliminados de forma que parece definitiva, después de vaciar la papelera. En concreto, da un plazo de hasta 7 días para poder recuperarlos.

Para lograrlo, tan solo hay que hacer una solicitud a través de este enlace. En él hay que indicar qué ha sucedido(marcando “Mail: se han eliminado los mensajes del correo web accidentalmente” o “Mail: se han eliminado los mensajes del dispositivo móvil accidentalmente”) e indicar cuándo vimos por última vez los mensajes destruidos por error. Si bien desde Yahoo advierten de que la recuperación no siempre termina con éxito, el objetivo es recuperar una versión anterior de nuestra bandeja de entrada en la que, por suerte, aparezcan copias de seguridad de los mensajes borrados. Por intentarlo no se pierde nada.

Con solo hacer clic en ese misterioso icono que aparece en la esquina inferior izquierda, la pantalla cambia por completo

Además, el correo de Yahoo cuenta con una característica divertida que más de un empleado podría verse obligado a utilizar alguna que otra vez. El llamado Boss Mode permite ocultar en un abrir y cerrar de ojos el correo que estemos leyendo (y que no siempre tiene que ver con el trabajo). Con solo hacer clic en ese misterioso icono que aparece en la esquina inferior izquierda (la silueta de una montaña enmarcada en un rectángulo), la pantalla cambia por completo para llevarnos hasta la galería en la que es posible seleccionar un tema y personalizar el fondo de nuestra bandeja de entrada con fotos alojadas en Flickr. Ocultar más rápido nuestros asuntos a ojos extraños, imposible.

Outlook: beta y limpieza

Al igual que sucede con el servicio de correo electrónico de Google, el de Microsoft abre la puerta a que los usuarios tengan acceso a ciertas funciones que aún no son definitivas pero que bien podrían serles de utilidad. No obstante, el enfoque es ligeramente distinto: si bien en Gmail hay que rebuscar algo más las funciones experimentales y es posible escoger cuáles de ellas nos interesan, en Outlook solo hay que activar el botón que aparece en la parte superior derecha de la pantalla (“Probar la versión beta”) para poder disfrutar de las futuras novedades de la plataforma (sin poder seleccionar solo las que nos interesen, eso sí).

Con esta versión experimental, los usuarios tienen acceso ahora mismo al nuevo sistema de búsqueda de Outlook, que asegura ser más exacto y más personalizable al permitir introducir tanto nombres como palabras clave que nos lleven hasta ese mensaje que tratamos de encontrar.

Pero quizás, lo más útil de la actual versión beta (al menos en lo que a productividad se refiere) está en el método de organización que Outlook ha activado para las fotos que recibes en los correos. En lugar de encontrarse simplemente adjuntas en los mensajes y tener que entrar a todos los que te interesen para poder descargarlas, el servicio propiedad de Microsoft almacena todas las imágenes en la pestaña Fotos (situada en los iconos de la parte inferior izquierda de la pantalla).

En cuanto a esas funciones no tan conocidas que permiten a los usuarios organizarse mejor, Outlook permite limpiar, literalmente, la bandeja de entrada. Al abrir un correo, en la parte superior aparece el icono de una escoba que no es muy habitual en este tipo de plataformas y que, en realidad, es bastante descriptivo. Al hacer clic en él, un cuadro de diálogo nos muestra distintas opciones, y que van desde “Eliminar todos los mensajes de la carpeta Bandeja de entrada y todos los mensajes futuros” hasta “Eliminar siempre los mensajes con una antigüedad de más de 10 días en la carpeta Bandeja de entrada”.

Si bien se trata de una herramienta peligrosa (podemos eliminar algún correo que nos interese guardar), lo cierto es que esta poco conocida característica permite a los usuarios tener una bandeja de entrada aseada y organizada. Cuando activemos alguna de estas opciones, deberemos guardar los correos que queramos conservar en carpetas creadas a tal efecto; todo lo demás, se irá eliminando.

En cualquier caso, sea cual sea la plataforma de mensajería digital a la que recurras a diario, lo cierto es que existe todo un abanico de posibilidades para personalizar el servicio al gusto de cada uno de sus usuarios. Recurrir a estas opciones para dominar aún más esta tradicional herramienta ‘online’ está en tus manos.