La 'caja de Eisenhower', o cómo un método de gestión militar acabó en el iPhone

Un hombre de rompe y rasga. Posiblemente de su experiencia en el frente protagonizando una de las mayores hazañas bélicas que se recuerdan, el Desembarco de Normandía, Dwight Eisenhower aprendió dos elementos fundamentales en la gestión diaria: la toma de decisiones rápida y el establecimiento de prioridades. Bajo el fuego enemigo no hay posibilidad de margen de error ni tiempo para reflexionar sobre qué es mejor en cada momento.

Ikees leyenda en el terreno bélico, pero gracias a esta innegable capacidad de gestión de los recursos, su figura ha cobrado lustro también en el ámbito de la productividad. Su mayor legado en este terreno es la conocida como Caja de Eisenhower, cuyo principio de establecimiento de prioridades está más cerca de usted de lo que cree: da vida a Priority Matrix, una de las aplicaciones de gestión del tiempo más exitosas tanto en ordenadores como en móviles.

El principio de este célebre militar que coronó su trayectoria alcanzando posteriormente la presidencia de Estados Unidos reside en la toma de decisiones rápida y eficiente. Parece algo evidente pero no lo es, o al menos no lo aplicamos con rigor en el día a día. A lo largo de nuestra jornada laboral nos topamos con un bombardeo de tareas, correos, llamadas e interrupciones a las que hay que hacer frente. Pero... de todo lo que tenemos encima de la mesa ¿qué es urgente y qué importante?

El tratamiento en uno y otro caso es diferente, y Eisenhower lo vio rápido creando un método que le permitió llevar una agenda cargadísima de compromisos pero al tiempo exprimida al máximo. La famosa cajaconsiste en realidad en una matriz de colores que refleja en el eje vertical la importancia de una tarea, y en el horizontal su urgencia. La idea básica es que de un vistazo rápido podamos saber qué hacer con cada elemento que nos llega a la mesa en el trabajo.

¿Qué hacemos con todo aquello que cae en nuestras manos de forma accidental o bien que no tiene una trascendencia inmediata? Es aquí donde generalmente surgen los grandes cuellos de botella

¿Urgente e importante? hay que hacerlo de forma inmediata y en primera persona. Un ejemplo gráfico y extremo de este tipo de tarea sería un incendio en la cocina que hay que aplacar sin perder un segundo. Pero ¿y si la tarea es importante pero no urgente? como por ejemplo, decidir la marca y modelo del coche a comprar. En este caso también es algo que debe hacer uno mismo pero poniendo una fecha de vencimiento.

Sin embargo, la matriz cobra un valor realmente interesante cuando el proyecto o tarea en cuestión no es importante: ¿qué hacemos con todo aquello que cae en nuestras manos de forma accidental o bien que no tiene una trascendencia inmediata? Es aquí donde generalmente surgen los grandes cuellos de botella y el mítico militar no titubea: o delegar o borrar. En este caso, si la tarea es urgente pero no urgente, se delega y si tampoco es urgente... a la papelera.

Las 'apps'al rescate

Bien, hemos visto la teoría de un método expeditivo, posiblemente como la figura del conocido militar, pero en pleno 2014 se hace imperativo un soporte en el cual aplicar esta teoría en los dispositivos. Y esto sucedió a comienzos de 2013, cuando la firma Appfluence lanzó al mercado Priority Matrix, una app que aplicaba por primera vez los determinantes principios de Ikeen materia de decisiones.

Lo que es importante pocas veces es urgente, y lo que es urgente, pocas veces es importante

El éxito fue fulgurante: la aplicación pasó pronto a copar la lista de las más descargadas en las diferentes plataformas y en la actualidad cuenta con una base de usuarios activos y de pago que supera las 70.000 licencias. Un best seller en toda regla en el segmento de la productividad y gestión del tiempo. La firma hace suya la máxima de Eisenhower en lo referente a las decisiones y las tareas: "lo que es importante pocas veces es urgente, y lo que es urgente, pocas veces es importante".

Sin embargo y pese a su éxito, Priority Matrix es una aplicación completamente centrada en la caja de Eisenhowery no permite personalizaciones. Menos mal que el mercado está surtido de varias soluciones muy flexibles que proporcionan una personalización mayor al usuario a la hora de gestionar sus proyectos y tareas en los múltiples dispositivos y de forma coordinada.

Una de las más potentes va a dar un salto de gigante en los próximos días con una potente actualización que afectará a sus usuarios: nos referimos a Todoist. Esta app ha avanzado que el próximo 6 de mayo soportará la inclusión de archivos adjuntos en sus tareas de una manera muy intuitiva y soportando servicios en la nube como Dropbox o Google Drive. Este servicio cuenta con más de 350.000 suscriptores de pago repartidos por todo el globo.