Guía para sobrevivir a los e-mails

Forma parte de nuestras vidas y no podemos evitar cierta emoción al arrancar el ordenador por la mañana y ver cómo va descargando lentamente los correos electrónicos de la noche. Puede ser una fuente de satisfacciones o de auténticas desgracias, pero sepa que por encima de todo, nos roba un montón de tiempo. Precisamente este último problema ha sido motivo suficiente para que empresas como Intel, Google, IBM o el mismísimo Microsoft unan sus fuerzas para acabar con este cáncer para la productividad.

Estos colosos del mundo de la informática han creado un grupo de trabajo (sin ánimo de lucro) para analizar el problema de la sobreinformación y el tiempo que perdemos atendiendo correos electrónicos. Toda una paradoja, puesto que precisamente fueron estas empresas las que, cada una en su ámbito, nos invitaron a utilizar el correo electrónico y las nuevas tecnologías con mayor frecuencia.

Este grupo ha comenzado a revelar datos que nos ponen los pelos como escarpias, y es que un trabajador medio echa un ojo a su programa de correo unas 50 veces al cabo del día, lo que si lo convertimos en dinero (y en Estados Unidos lo han hecho), las "pérdidas" provocadas por este comportamiento ascienden a los 650 millones de dólares. Casi nada. Lo peor del asunto es que este importe astronómico no mide el tiempo que perdemos consultando y escribiendo correos para asuntos personales ni el SPAM.

¿Cómo gestionar correctamente el correo electrónico?

Tal vez la primera norma que debemos respetar es la de separar con claridad el uso que le vamos a dar al e-mail. Lo ideal es tener tres cuentas de correo: la del trabajo, la personal y la de compras y registros. Este primer filtro nos ayudará priorizar a la hora de recibir un nuevo correo. Es importante respetar claramente estas direcciones y nunca dar la dirección de trabajo a los amigos, ni registrarse en un foro o tienda on-line con la dirección personal. Lo más normal es que la dirección que más sufra los embates del SPAM sea la de compras y registros, y por este motivo lo mejor es utilizar los servicios gratuitos de correo como GMail o Yahoo.

Una vez hecha esta separación y centrados ya en el trabajo, es recomendable leer por encima los correos que nos han llegado para categorizar las prioridades. Digamos que se trataría de un proceso similar al de los servicios de emergencia cuando hay un accidente: etiquetar los heridos. Pues bien, en nuestro caso etiquetaremos los correos electrónicos. Para este proceso tenemos varias opciones: utilizar un papel y boli para asignar tareas por cada correo, o mucho mejor aun, utilizar la agenda para crear citas o tareas. En este sentido, Outlook funciona francamente bien, y podemos arrastrar el correo para crear una tarea o una cita.

Si no dispone de Outlook, se pueden utilizar servicios WEB 2.0 gratuitos que funcionan de maravilla, como Google Calendar para la gestión de citas, o Remember The Milk para la creación y seguimiento de tareas. El objetivo de esta criba es no dejar mensajes en negrita sin leer, un mal muy extendido que nos puede pasar factura más adelante. Hay que poner una etiqueta a cada herido, o en nuestro caso, crear una cita o tarea de cada correo, o hacer acuse de recibo de alguna notificación que no sea ni una cosa ni la otra.

SPAM, virus y otros males que acechan

El virus se lleva la fama, pero más destructivo y enemigo de la productividad es el correo no deseado o SPAM. Una cuenta spammeada no tiene solución posible y lo mejor es borrarla definitivamente, con las implicaciones que ello tiene. Como ya comentamos en su día, la regla de oro es nunca contestar al SPAM, y para prevenirlo, no repartir nuestra dirección de correo con excesiva alegría, en especial si se trata de la del trabajo.

Si ya somos víctimas del SPAM y no queremos sacrificar nuestra dirección, existe una solución que por desgracia poca gente pone en práctica: denunciar el SPAM. Se trata de un proceso de no más de 10 minutos en el que únicamente necesitaremos un fax, una fotocopia del DNI y seguir unos sencillos pasos. Si el spammer es español, habrá terminado con ese problema en concreto, puesto que la Agencia de Protección de Datos actúa sin contemplaciones y con sanciones ejemplares.

Con respecto a los virus, en realidad no suponen ya un problema si se respetan una serie de normas de "higiene". La principal es instalar un antivirus y ya no debe haber excusas de orden económico: hay opciones gratuitas que hacen su función a la perfección. La segunda norma es de sentido común: no abrir ningún archivo adjunto (en especial si es un ejecutable) salvo que tengamos la certeza de su contenido y confiemos en el remitente.

Cuidado con las formas

Al entrar en un bar sujetamos la puerta a quien nos sigue, damos las gracias al pagar el pan, saludamos a nuestros vecinos en la escalera, pero en muchas ocasiones nos comportamos como auténticos hooligans delante del teclado. No hace falta ser un cursi redomado ni aderezarse en exceso de normas de cortesía, basta con una serie de imprescindibles para no arruinar un contrato o evitar que nos miren mal por la calle sin saber por qué.

No se ha cuantificado hasta la fecha el número de incidentes provocados por un correo mal escrito, pero es tal su relevancia, que tienen identidad propia en la red: los Flames (llamas, en alusión a lo incendiario). Estos correos están redactados por lo general sin mala intención pero caen a plomo en el ordenador del receptor, llegando, como se ha indicado más arriba, a tener consecuencias fuera de la pantalla.

Las normas fundamentales de uso están descritas con profusión en la Netiqueta (juego de palabras entre net-red y etiqueta). Aplicando el sentido común, consiste básicamente -y simplificando al máximo- en saludar al iniciar el correo, despedirse al concluirlo y nunca escribir en mayúsculas. En definitiva, se debe ser tan cortés como se suele ser en la vida real. La etiqueta en Internet exige que respetemos el mismo orden que hemos aplicado a nosotros mismos y nunca enviar el típico vídeo gracioso a una cuenta de trabajo, o peor aun, hacer un envío masivo poniendo la dirección de nuestro destinatario a la vista de todo el mundo.

Por otro lado, es importante ser respetuoso con el tiempo ajeno: todo el mundo se ahorraría valiosos minutos sin en el campo Asunto en vez de un hueco "Hola!" se hiciera referencia en tres palabras al contenido del correo. Tan importante como ser cortés en la redacción de los correos, es acusar recibo de aquellos que lo requieran. No hay nada más frustrante para el que envía un correo que no saber si éste ha caído en el sueño de los justos. Un sencillo "ok" o "recibido" harán su función y tranquilizarán al remitente.