'Compliance', ante el reto de ser visto como un aliado (en lugar de un freno)

El control interno de las operaciones de una compañía se ha configurado como uno de sus elementos esenciales para reforzar su marca, evitar irregularidades y apostar por el crecimiento sostenible de la empresa. Los sistemas de compliance son el principal baluarte para lograrlo, un departamento cada vez más arraigado en las organizaciones tras haber ido calando desde su regulación en 2010 y perfeccionamiento en 2015, y reforzado por la nueva cultura de empresa que intentan extender.

Para hablar de ello, El Confidencial, junto con Securitas Direct, organizó una mesa redonda que contó con la participación de las responsables de compliance de empresas como Microsoft, Cabot Credit y Securitas Direct, además de Mayrata Conesa, directora de Soluciones ESG de Aenor; y abordó la importancia de las formaciones para las plantillas, cómo la tecnología es una aliada en la optimización de recursos y la necesidad de estar preparados para cualquier cambio en la regulación pertinente.

Rosa Rodríguez, directora de Asesoría Jurídica y Cumplimiento de Securitas Direct Iberia, Italia y Latam, dio algunas claves para que el sistema de compliance surta sus efectos. “Es imprescindible el apoyo de la alta dirección, que el compliance se sienta como algo estratégico de la compañía. Tener los recursos y medios necesarios para que pueda desarrollar sus funciones también es importante. El tercer elemento es que la metodología a implementar tenga identificados siempre los riesgos de la actividad que se desarrolla”, en sus propios términos.

La experta también añadió la necesidad de establecer políticas claras, lo que es el código de conducta. “Eso es lo que rige nuestra organización y el pilar del que parten las políticas y procedimientos que marcan esa forma responsable de operar que nos representa y que forma parte de nuestro ADN”, en palabras de la propia directora de Asesoría Jurídica de Securitas Direct. Asimismo, "el sistema compliance se verá reforzado si la empresa dota a la plantilla de un canal de denuncias, no solo como forma de reporte de las irregularidades que se pueden cometer, sino para recibir información valiosa por parte de los trabajadores, así como identificar necesidades en cuanto a formación, por ejemplo", expresó.

En la mesa también estuvo presente la compañía de certificaciones Aenor, de la mano de Mayrata Conesa, su directora de Soluciones. “Los sistemas de compliance ayudan a las empresas a asentar los pilares de liderazgo, cultura y riesgos”, comenzó. Desde su punto de vista, “España vive un momento dulce para este tipo de sistemas” porque se empieza a dejar atrás la perspectiva de que el equipo de compliance es un freno para verlo como un colaborador necesario y esencial.

Objetivo: hacer partícipe a toda la plantilla

Para ello, es imprescindible que la plantilla esté inserta en esta nueva cultura de empresa que, desde hace algunos años, ha fortalecido el control sobre sus propias operaciones. ¿Cómo hacerlo? Elena del Tiempo, compliance officer Microsoft España y Portugal, compartió un ejemplo que realizan en la tecnológica: “Nosotros solemos plantear una situación real a nuestros empleados y tres respuestas válidas. Así generamos discusión, se piensa por qué una es mejor que la otra, y les involucras directamente”.

La formación, en este sentido, es imprescindible para que la cultura de empresa sea compartida por todos aquellos que conforman la compañía en cualquiera de sus estamentos. “Cuando formo, aprovecho para comunicar, y cuando comunico, aprovecho para formar”, esgrimió la propia Del Tiempo ante la aprobación de las demás asistentes. Por eso, el mánager de cada equipo debe poder influir en la plantilla mediante sus habilidades y capacidades para convertirse en el aliado de la dirección y el referente de sus compañeros.

"Cuando formo, aprovecho para comunicar, y cuando comunico, aprovecho para formar" (Elena del Tiempo, Microsoft)

Lucía Sánchez-Ocaña fue otra de las expertas invitadas en la mesa. Ella, como compliance officer Cabot Credit Management, también se refirió a la formación como elemento indispensable para que el equipo de compliance sea fructífero: “Uno de los problemas a los que nos enfrentamos es que los trabajadores lo ven como algo muy técnico y no perciben su valor ni utilidad, ni que se les aplique a ellos. Cada área de negocio es única y las formaciones deben tenerlo en cuenta”.

Conesa añadió que las empresas deben conocer a su público, la plantilla y adaptar el lenguaje. “Es clave que todos tengamos la misma visión y comprendamos que esto concierne a la empresa en su totalidad. No se trata de que el equipo de compliance te pide algo, sino que la propia organización en la que trabajas te ayuda a hacer mejor las cosas”, añadió.

La tecnología como aliada

No son pocos los aspectos a tener en cuenta para que el sistema de compliance de una compañía trabaje a su máximo rendimiento. A la parte de la cultura empresarial y las formaciones para los empleados se le suma la irrupción cada vez mayor de la tecnología, capaz de realizar operaciones mucho más rápido que cualquier persona. Conesa, en este sentido, afirmó que muchos equipos de compliance ya buscan expertos en datos por este mismo motivo.

De esta forma, la tecnología es una gran aliada para la prevención y el tratamiento de datos e información. “Hay controles que los haces automatizados o no llegas. Gracias a ella podemos optimizar los recursos que tenemos, evaluar mucha más información y aumentar la prevención”, destacó Rosa Rodríguez.

Del Tiempo, por su parte, se mostró totalmente a favor de utilizar la Inteligencia Artificial (IA) de forma interna. “Esto nos permite tener un sistema de compliance mucho más robusto. Nosotros hemos alimentado una IA con todos nuestros datos y ahora, incluso, le podemos preguntar dónde ve riesgos emergentes que puedan surgir atendiendo a los proveedores, por poner un ejemplo”, se explayó la representante de Microsoft en la mesa.

Sánchez-Ocaña caracterizó al conocido ChatGPT como “un reto” y aceptó utilizarlo en su día a día. Además, advirtió: “No nos olvidemos que no está exactamente definido ni regulado. Sin duda, es una gran oportunidad, pero con cautela. Hay que saber muy bien dónde termina esa información que añades sobre empleados o proveedores y cómo se va a utilizar”.

Regulación en transformación

La constante necesidad de actualización y adaptación a la que se ve sometido el departamento de compliance de las empresas viene producida, en mayor medida, por los cambios regulatorios a los que deben hacer frente. En este sentido, Conesa indicó que la aparición de nuevas normativas más segmentadas propulsó que las empresas pudieran hacer frente a ellas priorizando el enfoque que más les preocupara. “Es bueno que haya normas que te permitan llegar al compliance de una forma menos transversal, como empezar por la competencia o el sistema tributario”, apuntilló la experta de Aenor.

Sánchez-Ocaña le siguió: “Las empresas debemos estar a la última en cuanto a regulación. Trabajamos desde el primer borrador que aparece de una normativa que nos afecta y así empezamos una conversación hasta que finalmente se consolida el texto. Es algo vital porque supone una oportunidad de apreciar los riesgos emergentes para explorar cómo la organización lo va a utilizar en su beneficio”, expresó la experta de Cabot Credit.

A todo ello se suma otro aspecto ligado a la regulación, que es la resiliencia. Tal y como comentó la misma Sánchez-Ocaña, “con el adelanto de las elecciones generales seguramente se dejen de aprobar cuatro leyes que podrían afectar al sector, y ya nos estábamos preparando para ello. Tenemos que estar listos para este tipo de imprevistos y tomar la capacidad de adaptación como un proceso de mejora continua”.

Rosa Rodríguez, por último, señaló la importancia de un robusto sistema de compliance para evitar irregularidades en el desempeño interno de una compañía. Así pues, la alta dirección debe estar implicada en los procesos, recalcó, y el departamento específico de control debe llevar a cabo un modelo dinámico mediante el que se puedan actualizar los riesgos a los que se enfrenta una empresa.

“Los beneficios de ello están claros: refuerza la marca y la reputación de la compañía, y permite asegurar un crecimiento sostenible obteniendo con ello claras ventajas competitivas", concluyó la directora de Asesoría Jurídica y Cumplimiento Securitas Direct Iberia, Italia y Latam.