¿Desbordado de 'emails'? Existen 'curas' para este mal endémico

Esto del correo electrónico, uno no sabe en qué punto, pero siempre se va de las manos. Encender el ordenador y ver el goteo de mails uno detrás de otro que van llenando la bandeja de entrada de líneas en negrita descorazona a cualquiera. El correo electrónico es algo que está fuera de control para la mayoría de los usuarios: uno lo intenta mantener a raya pero tras procesar uno (léase, atender o eliminar), de repente recibimos como de la nada, dos o tres más. Es un círculo vicioso que parece no tener fin. 

Y no estamos hablando de una cuestión de estrés percibido: en medio de aquella pila de mails que no dejan de apilarse en nuestros buzones se nos puede escapar aquel del jefe o de un cliente clave que si no es atendido las consecuencias pueden ser graves. Así las cosas, la limpieza del buzón de entrada es obligada para el grueso de los mortales. Y no son pocas las horas que dedicamos al cabo de la semana a este menester: un estudio de McKinsey arrojó el sorprendente dato de que al cabo de la semana dedicábamos casi la tercera parte de nuestra nómina (entendida en tiempo, lógicamente) para atender el correo electrónico. Casi nada. Pero hay soluciones, y nos llegan de la nube.

El asunto es tan grave que son muchas las organizaciones que han optado por acabar con el problema de raíz: prohibir el uso del correo electrónico. Muerto el perro, se acabó la rabia. Célebre fue el caso de ATOS, una multinacional que harta de ver a sus empleados derrochar horas por el sumidero de esta trampa de un mundo moderno, optó por prohibir el uso del correo electrónico por decreto, e instar a los empleados de la firma a utilizar una plataforma específica de mensajería que esquivaba los vicios acumulados del correo electrónico de toda la vida. 

Y fue un éxito. Como también lo fue la drástica decisión de prohibir el uso del email durante una semana... y sin sustitutivos. ¿Qué ocurrió? Que como por arte de magia los interminables proyectos por fin se concluyeron y tareas que hasta la fecha nunca se habían abordado, comenzaron a planificarse. En definitiva, que esa tercera parte del tiempo dedicada a una acción improductiva se orientaba hacia otra facturable. Y los resultados estaban ahí.

Claro que en el día a día de su organización o vida personal, uno no puede borrar por decreto el email de sus vidas, y así hay que buscar alternativas para no resignarse a que el correo ocupe una parcela cada vez mayor de nuestro tiempo y nuestras vidas. Pero... ¿qué está sucediendo para que el correo electrónico se haya transformado en un problema en vez de una solución en nuestras comunicaciones? 

Este hecho se debe básicamente a dos motivos: el temido spam, por un lado, y el mal uso del mail por otro. Sobre el primero y aunque su presencia está viéndose reducida de forma notable, según un informe de Karspersky relativo a 2012, cerca del 70% de los emails en circulación eran no deseados. Spam, vamos. El otro problema que está logrando que usar el correo nos produzca urticaria es el mal uso: apuntarse compulsivamente a listas de correo, poner en copia a todo el mundo, mal uso del campo Asunto, escribir auténticas epístolas en el cuerpo del mensaje...

Pero el codiciado mantra del zero inbox ha atraído a multitud de empresas, algunas de las cuales con soluciones realmente útiles y creativas. Éste puede ser el caso de servicios nuevos que van abriéndose camino con fuerza como Mailstrom y que parten de un principio básico y, de hecho, el único realmente efectivo: remediar el roto ya existente en la bandeja de entrada por un lado y detener el torrente de correos entrantes por otro. 

Este servicio se mete en nuestra bandeja de entrada (siempre que sean direcciones IMAP y, ojo, no sean de Hotmail) y se dedica a investigar su contenido. Si es poco el volumen de correos, en una hora más o menos habrá concluido, pero si el descontrol es considerable, puede tardar un día entero, como le sucedió a Walt Mossberg. 

Hecho el análisis, el sistema nos ofrece una interfaz limpia con un perfil de los remitentes por volumen de correo y tipo de usuario, y desde ahí la gestión de las bajas es instantánea. Pueden seleccionarse grupos de correos y desuscribirse de golpe o bien comenzar a establecer reglas, el verdadero poder de este sistema. Lo primero es hacer una limpia del buzón de entrada, pero luego conseguir acabar con ese interminable flujo de correos que desbaratan toda posibilidad de orden.

Y hay más. Como apuntamos, son múltiples los servicios que van aflorando en la búsqueda de un poco de paz en el correo electrónico, como la solución australiana que llegó con Fluent, o más recientemente Swizzle, una herramienta que nos ayuda en la primera parte del problema, a borrarnos de las múltiples listas que voluntaria o involuntariamente nos vemos inscritos. Cualquiera de estas soluciones nos servirán para mantener un mayor control sobre lo que llega a nuestro buzón y conseguir que el correo electrónico sea la eficiente forma de comunicación por la que inicialmente fue concebida.