La norma afectará a cifras tan visibles para inversores o analistas como el Ebitda o los ratios de endeudamiento

Cada vez queda menos tiempo para que entre en vigor, ha sido avalada por la Unión Europea y afectará a muchas empresas españolas. El 1 de enero de 2019 entrará en vigor la normativa NIIF 16, que obligará a diversas compañías a incluir sus arrendamientos dentro de un apartado específico de sus cuentas y balances anuales.

Y lo cierto es que, aunque quedan menos de seis meses para su definitiva puesta en funcionamiento, aún son muchas las empresas que no saben en qué consiste esta normativa ni cómo pueden empezar a aplicarla para no quedarse atrás. Si necesitas integrarla en la estrategia de tu empresa, te vamos a ayudar a hacerlo.

¿Qué es la NIIF 16?

La Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 16 es una normativa instaurada a nivel internacional con un claro objetivo: reordenar la ubicación de los contratos de arrendamiento de una empresa dentro de sus cuentas y balances anuales, estableciendo, para ello, un nuevo modelo de contabilidad.

La NIIF 16 elimina el modelo de contabilidad dual para arrendatarios que distingue entre los contratos de arrendamiento financiero que se registran dentro del balance y los arrendamientos operativos para los que no se exige el reconocimiento de las cuotas de arrendamiento futuras. A cambio queda implementado un modelo único, dentro del balance, que es similar al de arrendamiento financiero actual.

Para los arrendatarios, por tanto, el contrato de arrendamiento se convierte en un pasivo y un activo equivalente (el derecho de uso del bien objeto del contrato). A consecuencia de ello, las compañías aumentarán el tamaño de su balance con nuevos activos, pero por otro lado también aumentarán el endeudamiento, ya que estos contratos pasarán a formar parte de su deuda.

Las compañías aumentarán el tamaño de su balance con nuevos activos, pero también aumentarán el endeudamiento

No es asunto menor. Con la NIIF 16 en la mano, las empresas españolas afectadas tendrán que cambiar la forma en que organizan tanto sus resultados anuales como sus propios balances, ya que algunos tipos de arrendamientos cambiarán de lugar dentro de dicha documentación.

Pero los impactos de la NIIF 16 van más allá del balance, ya que también incluye cambios durante la vigencia del contrato de arrendamiento. En particular, las empresas deberán aplicar un patrón anticipado de reconocimiento de gastos en la mayoría de los contratos, incluso aunque abonen rentas anuales constantes.

En este sentido, todas las empresas necesitarán evaluar la magnitud de los impactos de la norma para que puedan entender las implicaciones en su actividad de negocio. Las áreas de enfoque pueden incluir el efecto de la norma en los resultados financieros, los costes de implementación o el efecto de los cambios propuestos a las prácticas de negocio.

¿A qué empresas afecta?

Ahora bien, ¿afecta esto a cualquier tipo de empresa? En realidad no: "La normativa afecta a aquellas compañías que tienen que presentar estados consolidados o pertenecen a un grupo que reporta bajo normativa internacional", cuenta Marisa Pérez Puerta, socia del departamento de Asesoramiento Contable de KPMG, para quien "las empresas deben prepararse para esta nueva situación, ya que implica muchos cambios".

Y es que "se trata de impactos que afectan al negocio en cifras tan importantes como el Ebitda o los ratios de endeudamiento, que son magnitudes que siempre están a los ojos de los inversores, de los analistas, de los financiadores, etc. Es importante que las empresas lo hagan bien, ya que la foto del estado financiero de una compañía acaba siendo su propia carta de presentación", asegura.

"Los reguladores han puesto en marcha la segunda revolución contable y los grupos de interés cada vez exigen una mayor transparencia"

El de la NIIF 16 no es un caso aislado, sino que forma parte de algo mucho mayor: "Estamos en un contexto muy cambiante", nos explica Pérez Puerta. "Los reguladores internacionales han puesto en marcha lo que algunos llamamos la segunda revolución contable, con una serie de cambios en normas muy esenciales que reflejan la realidad económica y financiera de las empresas".

La llegada de todos estos cambios tiene sentido, ya que "los inversores y grupos de interés cada vez exigen una mayor transparencia. Con la NIIF 16 las empresas tendrán que aplicar una nueva forma de contabilizar sus arrendamientos, con lo que tendrán que capturar datos de todos sus contratos de manera eficiente".

Inteligencia artificial para analizar contratos

Si ya parece complejo que una empresa se ponga analizar de nuevo y de manera individual cada uno de sus contratos de arrendamiento, hay varios factores que aún pueden complicar más dicha labor: que sean contratos de diferentes países, que haya legislaciones distintas, que se necesite procesar toda la información, que esté ordenada de manera distinta y haya que reordenarla, etc.

Y es que extraer los datos necesarios de un contrato que puede tener cientos de páginas de extensión es complejo, de modo que las empresas se enfrentan a una labor manual que puede llevar horas. Si multiplicamos este dato por decenas de miles de contratos a escala mundial, la envergadura del trabajo es mucho mayor.

En este sentido, KPMG ha desarrollado una nueva solución automatizada, su propia herramienta de abstracción de contratos, que permite la lectura, validación y extracción de información de miles de contratos mucho más rápido en comparación con los métodos tradicionales. Esto puede ser aplicable sobre todo a las empresas del ámbito inmobiliario, pero lo cierto es que cada vez más organizaciones de diversos sectores como las farmacéuticas, las telecomunicaciones, la distribución minorista y el negocio bancario están utilizando la herramienta de abstracción de contratos.

La herramienta recurre a la inteligencia artificial para extraer de manera automatizada todos los datos de un contrato de arrendamiento

En concreto, la herramienta de KPMG recurre a la inteligencia artificial y a las tecnologías cognitivas que proporciona la solución Watson Explorer de IBM para extraer de manera automatizada todos los datos y contenido relevante de un contrato de arrendamiento y los ordena para seguir con otros procesos.

Como primer paso, la herramienta convierte imágenes o archivos PDF en un formato automatizado legible y los divide en diferentes categorías (inmobiliaria, IT, renting de maquinaria...). En un segundo paso, se chequea cada contrato para extraer contenido específico de cada categoría y, para reforzar la calidad, los datos extraídos se revisan de forma manual por los expertos de KPMG utilizando el principio de control dual.

Por último, el contenido extraído se ordena en un formato que pueda ser importado a una herramienta contable sobre arrendamientos. Este proceso y la metodología empleada en la ejecución de la solución tecnológico-contable proporcionan una seguridad adecuada en los resultados entregados al cliente.

Una tarea de horas, en 10 minutos

Merced a esta tecnología, por tanto, las empresas pueden automatizar el proceso de extracción de datos que forman parte de los contratos. Gracias al uso de tecnología cognitiva, las tareas y pasos que inicialmente tenían que realizarse de forma más lenta ahora son procesos significativamente más ágiles.

"La inteligencia artificial permite automatizar este tipo de procesos", asegura Eva García San Luis, socia responsable de Data Analytics e Inteligencia Artificial de KPMG. "Nos estamos enfrentando a la lectura de un montón de contratos, y esta lectura antes se hacía con cien personas leyéndose contratos y sacando la información importante para luego meterla directamente en un sistema".

Ahora, sin embargo, "hemos conseguido que este sistema, que ha sido entrenado en varios idiomas y diferentes legislaciones, pueda leer de forma automática esta información, ver cuáles son los KPIs importantes dependiendo del tipo de legislación al que nos estemos enfrentando e incluir esta información en el sistema".

"Un trabajo de varias horas por contrato puede realizarse en tan solo 10 minutos o incluso menos, con una precisión muy superior"

En definitiva, "se ha entrenado a la solución tecnológica desde el punto de vista contable para que lea y entienda contratos tal y como lo haría un abogado", asegura Bernardo Ruecker, socio responsable de Servicios de Asesoramiento Contable de KPMG en España. "Puede funcionar en cualquier tipo de documento sin estructura e identificar tendencias, patrones, anomalías y relaciones".

De este modo, "un trabajo que normalmente requeriría varias horas por contrato puede realizarse en tan solo 10 minutos o incluso menos, con un grado de precisión muy superior".

Así pues, "al automatizar este proceso, las empresas pueden hacer un trabajo más eficiente, mientras que sus empleados pueden dedicarse a dar mucho más valor del que podrían dar solo cuando se dedicaban a este tipo de tareas", asegura García San Luis.