Decidí usar la IA para ordenar mis tareas. Esto es lo que he aprendido

La maldición del conocimiento es un sesgo cognitivo que afecta a los expertos. Ocurre cuando una persona sabe tanto sobre un tema, que olvida cómo eran las cosas cuando no sabía nada sobre la materia en cuestión. Debido a ese sesgo, el experto asume que todo el mundo está familiarizado con los conceptos básicos, cuando en realidad no es así. La maldición del conocimiento, unida al miedo atávico a parecer idiota, es lo que hace tan difícil comenzar a aprender algo en Internet desde cero. Tratas de comprar tu primera cafetera expreso, y la gente te empieza a hablar de la alcalinidad del agua.

Por fortuna para ti, amigo lector, ni soy experto en IA, ni tengo el más mínimo reparo en parecer idiota. Lo que viene a continuación es la breve crónica de un individuo que estaba hasta el gorro de apuntar tareas, y quería comenzar a usar la IA para organizarse mejor a título personal. Las claves aquí son las palabras comenzar y personal. Si ya sabes lo que es un flujo de trabajo en n8n, o usas Claude conectado a Zapier para crear tareas a partir de tus notas de Obsidian, probablemente este artículo no es para ti. Tampoco lo es si frecuentas mucho LinkedIn y compartes trucos para mejorar tu productividad usando agentes de IA. Los demás, síganme.

Hechas estas aclaraciones, comencemos por responder una pregunta que muchos se estarán haciendo. ¿Qué puede hacer la IA para organizar mi desastrosa agenda? Respondamos con un ejemplo práctico. Entra en Goblin Tools y selecciona el idioma español (arriba a la derecha). A continuación, selecciona Tareas Mágicas y escribe una tarea compleja. Da igual qué tarea sea. Puede ser algo tan peregrino como cambiar el césped del jardín o escribir un artículo sobre cómo gestionar tareas con IA. Después, pulsa el botón azul del lápiz. Goblin Tools va a desglosar esa tarea en otras subtareas más específicas. A partir de ahí, solo tienes que editar la lista para eliminar pasos, añadir otros, cambiar el orden o incluso pedirle a Goblin Tools que desglose algunos de ellos en otras subtareas aún más concretas.

Es probable que leas el desglose y pienses que muchas de las subtareas que Goblin Tools ha elaborado para ti son demasiado obvias y generales, pero ¡eh! ¡Es un comienzo! Me apostaría algo a que hay alguna subtarea en la que no habías pensado. Por lo pronto, ya te ha ayudado a esbozar un mapa mental de lo que tienes que hacer, y encima te ahorras el tiempo de redactar las tareas de una manera que seguirá siendo comprensible cuando vuelvas a leerlo dentro de una semana y sin acordarte de nada. Quizá sea solo yo, pero no es la primera vez que apunto algo y luego no sé ni yo mismo qué quería decir.

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Además de la función de desglosar tareas, la página tiene algunas otras herramientas muy útiles como una para formalizar texto, estimar tiempos para diferentes tareas, o un sistema que trata de generar una lista de pasos ordenados a partir de un batiburrillo mental.

Dicho todo esto, es hora de revelar el secreto no tan gran secreto de Goblin Tools. Bajo el capó de esta página no se esconde otra cosa que ChatGPT. El proyecto está pensado para acercar las herramientas de IA a personas neurodivergentes que nos saturamos con facilidad. Es, por así decirlo, una manera de introducir la IA a los que se sientan frente a la ventana vacía de un chatbot y no saben muy bien por dónde empezar. Solo por eso ya me parece un proyecto digno de encomio en los tiempos que corren. Además, es completamente gratuito y tiene aplicaciones para iOS y Android.

Elegir una app de IA para tareas

Lo que acabas de hacer con Goblin Tools puedes hacerlo directamente en cualquier chatbot de IA como GPT, Gemini, Copilot, o Claude simplemente escribiendo cada instrucción o prompt. Recuerda que puedes usar el lenguaje natural y soltar un: ‘Oye, GPT, majo. Sepárame esta tarea en tareas más pequeñas’. También, puedes pedirle a cualquiera de estos chatbots que estime el tiempo que te va a llevar cada subtarea, o que las apunte por ti en la app de tareas de tu elección. Para ello, por supuesto, tienes primero que darle acceso a cada aplicación, y ese es el quid de la cuestión. Usar directamente un chatbot para organizar tareas lleva demasiado tiempo.

Los grandes modelos de lenguaje pueden interactuar con otras aplicaciones si les das permiso. En el caso concreto de las tareas, pueden buscar huecos libres en tu Google Calendar para apuntar una determinada tarea, o incluso determinar ellos cuánto vas a tardar en hacer una gestión, y mover el horario para que te dé tiempo a todo. Básicamente, pueden convertirse en eficientes secretarios, pero para ello primero tienes que programarlos, y eso lleva tiempo y conocimientos. Personalmente, prefiero la comodidad de una aplicación específica que me permita automatizar los prompts para no tener que escribirlos y tener todas las tareas centralizadas en un mismo lugar. Buena parte de las aplicaciones de gestión de tareas ya tienen integrados diferentes motores de IA, de manera que puedas hacer lo que acabas de hacer arriba en Goblin Tools, pero en una plataforma permanente instalada en tu ordenador.

El mayor inconveniente de muchas de las aplicaciones que usan IA para tareas es que están orientadas a entornos corporativos o a gestión de equipos de trabajo, y ello las hace bastante complejas. Usar algo como Asana Intelligence, Trello o Notion AI para organizar tus tareas diarias es un poco como usar un Boeing 747 para viajar de tu casa al trabajo. Lo que necesitas es, como mucho, una avioneta.

Esa avioneta, para mi gusto, se llama Saner.ai. Llegado este punto, es probable que muchos me señalen Todoist como la mejor alternativa en este segmento, y es cierto que es una herramienta potente, pero me parece que las mejores opciones de Todoist están reservadas a la versión Pro, que cuesta 5 dólares al mes. Saner.ai también es de pago, pero encuentro la versión gratuita más completa.

Saner.ai es básicamente una aplicación de notas unida a un asistente de IA llamado Skai. Ese asistente puede conectarse a tu cliente de correo (Google o Outlook), a tu calendario, a los archivos que tengas en Drive, y a Slack en caso de que tengas cuenta en ese chat corporativo. Skai analiza toda esa información para generar tareas. Cada día, por ejemplo, Skai lee el correo por ti y te sugiere tareas en función de los mensajes que considera importantes (‘Te ha vuelto a escribir fulano sobre este tema. Quizá quieras contestarle’). También permite establecer recordatorios, generar notas y tareas automáticamente, desglosar esas tareas y etiquetar notas.

Al principio, Saner.ai se hace raro de usar porque no sabe nada de ti. A resultas de ello, va a sugerirte tareas que probablemente no tengan sentido. Esta es una constante en absolutamente todas las aplicaciones de gestión de tareas por IA. Lamentablemente, no hay una solución fácil. Cuanto mayor sea el acceso de la app a tu información, mejor será su funcionamiento. No queda otra que confiar nuestros datos y comunicaciones a la aplicación y usarla lo máximo posible para que se sintonice con nuestra manera de trabajar a la menor brevedad.

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Otra cuestión de fondo a la hora de elegir una aplicación de tareas es la compatibilidad con el software que ya usas. Si habitualmente manejas alguna plataforma potente de notas como Notion u Obsidian, es probable que ya tengas a tu disposición en ellas una plataforma interna de IA para tareas. Activarla o aprender a usarla te evitará tener que hacer piruetas para integrarlo todo. De todos modos, y si el problema es la integración, te recomiendo encarecidamente que pruebes Zapier.

Zapier es un software que permite programar acciones automáticas en tu ordenador sin tener ni idea de programación. Básicamente, Zapier sirve de puente entre más de 8000 aplicaciones diferentes, y prácticamente todos los modelos de IA actuales. Podemos, por ejemplo, decirle a Zapier que cuando detecte un correo entrante de un remitente concreto, escanee ese correo en busca de adjuntos y los guarde automáticamente en Dropbox. Podemos crear un automatismo para que, cuando recibamos un correo muy largo, Zapier use ChatGPT para resumirlo y enviarnos ese resumen por Slack. Básicamente, el usuario define un suceso que desencadena una serie de comandos en diferentes aplicaciones. No es hacer que la IA apunte tareas, es hacer que la IA haga las tareas por ti.

Crear un agente de IA

Si Zapier te llama la atención, estás a un paso de entrar en el fascinante mundo de los agentes de IA. Seguramente ya hayas oído hablar de estos agentes junto a referencias al apocalipsis robot y otras bobadas virales. En la práctica, un agente de IA no es más que un conjunto de comandos para que alguno de los modelos de lenguaje actuales haga cosas por nosotros de manera semiautónoma.

El concepto no es muy diferente del de Zapier. Crear un agente de IA es básicamente decirle al ChatGPT de turno que se ponga el gorro de gerente de proyectos experto en una aplicación determinada. A continuación, vamos dándole instrucciones para que, cuando detecte un suceso concreto, ejecute una serie de acciones que pueden implicar diferentes aplicaciones a las que le demos acceso.

Lo bueno de los agentes de IA es que no hace falta saber programación para crearlos y programarlos. Normalmente, solo hay que elegir un modelo de lenguaje y lanzarse a darle instrucciones. La parte de las integraciones con servicios como Gmail, Slack, Office o Evernote suele ser complicada. Lo mejor para lidiar con ella es recurrir a un software que ya tenga integrados esos automatismos y que nos permita “programar” la IA de una manera cómoda y visual.

Zapier, de nuevo, es capaz de crear estos agentes, pero mi opción favorita es n8n. Se trata de una plataforma gratuita que integra más de 500 aplicaciones de uso común. La mejor parte es que n8n funciona de manera local en nuestro ordenador, y su interfaz consiste en diagramas de flujo fáciles de crear y de entender. Si sabes de código, puedes revisar lo que n8n genera en cualquier momento y editarlo a mano. Si buscas una alternativa a n8n, puedes curiosear Make (la antigua Integromat).

N8n es una buena herramienta para, por ejemplo, crear un chatbot automático que conteste por nosotros en WhatsApp o Telegram cuando un nuevo cliente se ponga en contacto. También puede hacer cosas como decirle a ChatGPT que etiquete y clasifique nuestros correos, o automatizar la publicación de contenido en diferentes redes sociales a partir de archivos en una carpeta de nuestro disco duro.

Usemos la plataforma que usemos, la clave para crear un buen agente de IA es… tener un problema recurrente y saber detectarlo. La próxima vez que te sientes frente al ordenador, tómate el tiempo para detectar qué tareas repetitivas te quitan más tiempo. Hay muchas posibilidades de que no tengas que gestionarlas en absoluto, sino crear un agente de IA que lo haga por ti. Aprender a crear agentes de IA no es sencillo, y te llevará un tiempo, pero la cantidad de tiempo que ganarás al quitarte esa tarea de encima siempre es mayor. Eso por no mencionar que ya tendrás experiencia para el siguiente agente. Recuerda que la clave de las IA no es dejar que piensen por ti, sino ponerlas a hacer el trabajo sucio para que tú puedas pensar con más claridad.

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