Toca volver a fichar: qué sistemas puede usar tu empresa y cómo evitar que te perjudique

Es una de las medidas que más ruido ha generado en los últimos meses, y es que afecta a todos los trabajadores españoles. La nueva normativa de registro horario entró en vigor este domingo y, cómo no podía ser de otra forma, lo hizo con un gran revuelo. Empresas que aún no saben cómo implementar el reglamento, trabajadores que no sabían que esto iba a cambiar, vacíos en la legislación... y un largo etcétera.

La idea del Gobierno con esta medida es poder beneficiar a los trabajadores y establecer una nueva herramienta que ayude tanto a los propios empleados como a los inspectores de Trabajo a controlar que, efectivamente, no se realizan más horas extra de las establecidas y que estas se recompensan como marca la ley. Pero el proyecto también deja ciertas dudas en el terreno de la protección de datos y el control personal. ¿Cómo se van a registrar estos horarios? ¿Qué pasa con la información que le doy a la empresa? ¿Debe avisarme de que me están controlando? ¿Qué tipo de sistemas son legales y cuáles no? Estas son algunas de las preguntas que todos nos hacemos después de conocer que lo del fichar va a volver a nuestro día a día.

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María Tejero Martín

Sergio Carrasco y Samuel Parra son dos abogados especializados en tecnología y protección de datos que explican, en conversación con Teknautas, qué trae de nuevo esta legislación y en qué nos debemos fijar como empleados para que nadie nos la cuele. Lo primero, los sistemas. La ley no especifica una lista de aparatos admitidos, pero todo apunta a que las empresas, dependiendo de su tamaño y presupuesto, apostarán por tarjetas identificativas, herramientas de biometría (huella, iris...), aplicaciones informáticas y de geolocalización o incluso algo más tradicional (el viejo papel y lápiz). Pero lo importante aquí no son los sistemas en sí, la clave está en el uso proporcional con la que se usen.

La proporcionalidad es la palabra que más repiten estos dos letrados. Es más, Samuel Parra se anima a pronosticar decenas de problemas en los tribunales relacionados con el uso abusivo de sistemas de registro en entornos de trabajo. "Los empresarios deben tener mucho cuidado con las herramientas que utilicen. No es lo mismo usar un control por huella dactilar para registrar la entrada y salida de un empleado de una central nuclear que de una ferretería. Seguramente el segundo pueda denunciar que no es una medida proporcional y la Justicia le dé la razón pues están recopilando datos innecesarios", apunta este abogado.

Lo de las plataformas y sistemas que pueden usar los empleadores para controlar el registro de la jornada está generando mucha confusión al no existir ningún listado y por eso, hay que pensar siempre en la proporcionalidad que Parra define con el caso de un gimnasio murciano. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) multó a dicho centro por obligar a sus socios a usar su huella dactilar para acceder. "Queda muy guay, pero en realidad no tiene ningún sentido, valdría de sobra con una tarjeta y es mucho menos intrusiva".

Información, pero no consentimiento

Lo de los sistemas es todo un mundo en la nueva normativa, pero hay otros aspectos que también afectan al trabajador de forma directa, que están más claros y que es bueno tenerlos en mente. Apartados que van de la mano del GDPR europeo y la nueva Ley de Protección de Datos española y que nos sirven para saber qué va a pasar con nuestros datos personales.

"Debemos tener claro que la empresa está obligada a informar en todo momento y de forma detallada a sus empleados tanto de que el sistema se ha instalado, como de su forma de uso o de qué datos van a recopilar y cómo los van a utilizar", explica Parra. Algo que apoya por su parte Carrasco que recuerda, además, que la nueva normativa solo establece como estrictamente obligatorio que se coloque algún tipo de herramienta que "registre el inicio y el fin de la jornada laboral y que sea totalmente seguro para evitar la modificación de cualquier dato por parte del empleador que no deje huella".

Parra incide en la información detallada porque, contra lo que uno podría llegar a pensar, el empresario no tiene la obligación de pedir tu consentimiento expreso a la hora de poner a funcionar dicha herramienta. Es decir, siguiendo lo establecido en la nueva Ley de Protección de Datos, la empresa deberá informar claramente de la instalación del sistema, de cómo va a funciona, de qué datos van a almacenar o del tiempo que los van a guardar, pero solo necesitaría tu consentimiento en el caso en el que el control sobrepasase el entorno estrictamente laboral. "Si te niegas a darles esta información, la podrían llegar a despedirte de forma procedente pues estas obligando a la compañía a no cumplir con la ley".

Vale, yo no puedo negarme, pero ¿qué pasa si la empresa no me informa debidamente? Carrasco lo explica poniendo el ejemplo del juicio de los repartidores de Telepizza con la compañía por el sistema de geolocalización que esta última colocó en sus móviles. La Audiencia Nacional acabó dando la razón a los empleados porque la empresa los controlaba sin avisarles previamente y en este caso podría ocurrir lo mismo. "Es el mismo riesgo que el de una cámara de vigilancia que tengas en la oficina. El empleado debe saber de forma transparente que estás usando dicha herramienta o sino la prueba puede considerarse ilegal", apunta el abogado.

En cuanto al uso de los datos registrados, ambos abogados explican que nunca puede exceder el normal funcionamiento de la empresa y debe hacer un uso legítimo de los mismos. "Una empresa de reparto por ejemplo puede usar un sistema que además de registrar la hora de inicio guarde la dirección en la que se encuentra el repartidor en ese momento. Puede usar esa información para optimizar sus procesos, hacer 'Business Intelligence', pero sí quiere vender esos datos, o usarlos para otros fines, debe o especificarlo en la cláusula informativo que pase a los empleados o pedir el consentimiento a los mismos. Depende de la proporcionalidad", apunta Carrasco.