Lo mejor de la 'app' de Office: novedades de Word y Excel que cambiarán la vida

Word, Power Point, Excel, OneDrive… en una ‘app’. Y en una ‘app’ gratuita. Microsoft acaba de lanzar una aplicación que tiene lo mejor de la ‘suite’ de Office, un clásico que, parece, nunca dejará de pasar de moda. Si eres una de esos fans de todo lo que rodea a Windows, quizá ya te suene, porque se parece a lo que ya encuentras en Office.com o en los paquetes de pago. Pero si no, la nueva aplicación te gustará, siempre y cuando seas grupi de la empresa.

Por ello, en este artículo te vamos a dar todos los trucos para que le saques el máximo partido y qué te encontrarás al navegar por ella. En ellos tiene mucha influencia el ‘machine learning’, pero también las acciones que tú realices, como marcar los documentos como favoritos. Te explicamos estas y más características.

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De qué va

Oficialmente, la ‘app’ gratuita está disponible desde finales del pasado mes de febrero, pero estaba en pruebas desde el año pasado. El nombre de la nueva aplicación es fácil de recordar: Office, antes conocida como Mi Office (aún te puede aparecer con el nombre antiguo en la ‘store’).

La descarga es gratuita y se integra a la perfección con las versiones actualizadas de Windows 10; de hecho, te puede aparecer conforme se actualice el sistema operativo, si no la tienes ya cuando leas este artículo: busca “Mi Office” u “Office” en la barra de búsqueda de Inicio y te aparecerá. Si no, siempre te queda la tienda de aplicaciones para encontrarla. Según anunció la compañía, a partir de este verano los nuevos dispositivos con Windows 10 ya tendrán instalada esta ‘app’ por defecto.

Está disponible tanto para usuarios gratuitos como de pago de la ‘suite’ ofimática. No es necesario, por tanto, tener una licencia de Office 2019, por ejemplo, pero tampoco una cuenta de Office 365, la suscripción mensual para el hogar, la empresa o particulares. Pero si las tienes, estupendo, porque podrás vincular la ‘app’ a ellas. Mientras tanto, recuerda que puedes vincularla con tu cuenta gratuita de Office.com.

Muchos destacan de esta nueva aplicación la facilidad de uso y el diseño limpio que tiene, con respecto a versiones anteriores. Además de dar acceso a los programas clásicos de Windows, como Excel, Word o Power Point, también permite entrar a Outlook (servidor de correo electrónico) o OneDrive (almacenamiento en la nube).

Cuando abras la ‘app’ de Office en el ordenador o en tu dispositivo móvil, esta te permitirá acceder a todos los archivos locales. Y no solo entrar, sino también modificarlos. La vinculación no termina aquí: puedes modificar lo que tengas en tu versión web de Office o subir documentos del disco duro a ella. De esta forma, la unión es total, de forma parecida a la que ya existía con Google Drive y los ordenadores Chromebook o entre la versión web de Dropbox y su ‘app’ de escritorio.

Cuáles son las novedades

La primera novedad es el rápido acceso a los documentos recientes: nada más entrar verás los últimos documentos actualizados. Además también lo puedes aprovechar para ir a las diferentes versiones de Office que hayas vinculado, gratuitas o de pago.

Da igual que en el dispositivo no tengas instalada alguna de las herramientas de Office: en caso de que no la tengas, la ‘app’ lo detecta y te mandará a la versión web. De todos modos, si desconoces cuáles tienes instaladas y cuáles no, debajo de las más usadas tienes una opción para explorar todas las aplicaciones. Es en este punto en el que encontrarás tutoriales y enlaces para saber más.

Antes te decíamos que el ‘machine learning’ tiene mucha importancia aquí. Su utilidad la verás en una barra con varias categorías de documentos: recientes, marcados como favoritos (es decir, aquellos de más fácil acceso para ti) o una selección que la inteligencia artificial detecta y selecciona como más relevantes, según tu trabajo: conforme desarrollemos un historial de actividad, la ‘app’ irá modificando su menú inicial, con el fin de ofrecer lo que cree que es más interesante para nosotros. Revisa este listado, porque te puedes ahorrar unos segundos preciados buscándolos. Si ya marcas alguno como favorito, te saldrá en las primeras posiciones ante tus ojos.

Trabaja sin conexión

Igual que la función autoguardado está activa cuando trabajas ‘online’, puedes trabajar en Office sin conexión: cuando recuperes esta, tu trabajo se sincronizará en la nube. Estos guardados automáticos también sucederán si la conexión se pierde de repente.

Pero antes de eso, hay que configurar la ‘app’. Para ello, nos vamos a Archivo. A continuación, dependiendo de dónde nos encontremos, tendremos la opción delante de nuestros ojos o deberemos meternos en un menú más. Por ejemplo, si estamos en la ‘app’ para iPhone o iPad, bastará con activar un control. Si estamos en Android, en cambio, dentro de Archivo iremos a la pestaña ‘Guardar’ y ahí deslizaremos para activar el control.

Si no tienes conexión, puedes abrir archivos en blanco (hojas de cálculo, presentaciones…) e ir trabajando con ellos, que ya se sincronizarán al conectarte. La única excepción son las plantillas predeterminadas: para abrirlas necesitarás estar conectado a la red. Es decir, si quieres usar una de estas plantillas, crea el documento antes de quedarte sin internet y a partir de ahí modifica el nuevo archivo a tu gusto.

Si nuestros documentos están almacenados en la versión ‘online’ de Office.com, sí necesitaremos esa conexión para acceder a las ‘apps’ con conexión y crear documentos. Con estas funciones, Office se asemeja a lo que ya pueden hacer algunas extensiones de Gmail o Google Docs (el procesador de textos de Google Drive).

El motor de búsqueda

Otra de las novedades que el equipo destacó durante su anuncio es la integración con la Búsqueda de Microsoft, o Microsoft Search en inglés. No solo sirve para encontrar fácilmente las ‘apps’ y los documentos, sino también las personas con las que has trabajado. Por ello, usa esta utilidad si quieres, por ejemplo, encontrar a la persona concreta que un día te compartió un archivo y a la que ahora quieres mandarle algo.

Hablando de trabajar con otras personas, si tienes una de las soluciones empresariales de Office, con la nueva ‘app’ puedes crear un “inicio de sesión único”, en palabras de Microsoft, para que todo el equipo entre de la misma forma a las mismas ‘apps’ de línea de negocio.

Microsoft informó también en el lanzamiento que estaba permitiendo a los administradores customizar la ‘app’ para acceder a ‘apps’ de terceros y a Microsoft Search, el motor de búsqueda empresarial con el que pueden encontrar documentos y personas dentro de la propia compañía. Si esta es tu situación, investiga cómo puedes adaptarla a tus necesidades corporativas.

Si aún no tienes esta nueva ‘app’ de Office, no desesperes, porque seguro que te aparecerá próximamente. Cuando lo haga, Office y Windows ganarán enteros para ti frente a otras ‘suites’ y sistemas operativos. La sincronización y el ‘machine learning’ serán los encargados de enamorarte.