Trucos y herramientas para asegurarte de que tus correos son leídos y contestados

Lunes por la mañana. Toda nuestra agenda depende de una confirmación. Esa reunión es prioritaria. Enviamos el correo nada más llegar a la oficina pero en el momento en el que pulsamos la tecla "enviar", el mail entra en un extraño limbo en el que poco podemos hacer realmente ¿Lo habrá abierto? ¿lo habrá leído? o peor aún... ¿le habrá llegado o habrá acabado en la bandeja de spam?

La comunicación mediante el correo electrónico tiene ese algo de incertidumbre que o bien nos desespera, o peor aún, hace que perdamos oportunidades de negocio, pero sobre todo, tiempo. Si no tenemos respuesta a un correo importante estamos obligados a volver a escribir, o llamar por teléfono, unas ineficiencias que al final nos cuestan dinero. Por este motivo resulta fundamental aumentar los ratios de respuesta, o incluso tener una evidencia de que nuestro correo se ha leído. La buena noticia, es que ambas cosas se pueden hacer.

Hace unos días nos hicimos eco de un inquietante dato: la mitad de los emails que recibimos vienen con trackers que nos espían, pero… ¿qué sucede cuando somos nosotros los que queremos saber qué diablos ha ocurrido con nuestro envío? Ahí las tornas cambian.

'Cuando estás hablando con alguien en persona, no le preguntas constantemente si ha escuchado lo que acabas de decir'

“Cuando estás hablando con alguien en persona, no le preguntas constantemente si ha escuchado lo que acabas de decir”, esta evidencia nos llega de Nacho González, fundador de Mailtrack, un proyecto español que está creciendo exponencialmente precisamente a cuenta de proporcionar la confirmación de lectura de los correos enviados. La herramienta nació tímidamente a finales de 2013, pero ya cuenta con una base instalada de casi medio millón de usuarios repartidos por todo el mundo.

Se trata de una extensión en Chrome de Gmail que permite saber con exactitud cuándo fue abierto nuestro correo, y en las versiones premium del paquete, si el correo ha sido reenviado o si el link o adjunto han sido abiertos.

Lo abrimos… ¿y lo leemos?

Pero contar con la trazabilidad de lo que sucede con un correo uno vez enviado no sólo nos proporciona una tranquilidad u horizonte de respuesta: sirve como herramienta comercial. “Podemos comenzar a establecer pronósticos: ¿abrieron muchas veces el email? Puede haber mucho interés”, explica el CEO de la startup española, y a partir de ese punto, comenzar a planificar estrategias.

La herramienta sigue acumulando usuarios por todo el globo, al tiempo que anuncia por fin la inminente llegada a dispositivos móviles, inicialmente en iOS y Android y mediante aplicaciones específicas, es decir, que no se podrá utilizar en las nativas de la plataforma. Se trata de un paso de gigante puesto que en los años de vida de la empresa, Mailtrack ha crecido con las restricción de poder ser utilizado únicamente en cuentas de Gmail y el navegador Chrome.

¿Cómo consigue saber quién ha leído el correo y cuándo? Mailtrack incorpora en sus envíos una imagen diminuta que luego es trazada por los servidores de la compañía, con lo que si queremos evitar que el remitente sepa si hemos leído el correo, bastará con desactivar por defecto la apertura de imágenes, o bien emplear herramientas como Trackbuster.

Sin embargo, herramientas de este tipo simplemente nos ayudan a contar con la confirmación de lectura o no del envío, pero… ¿cómo sabemos cuándo es el mejor momento para enviar un correo de forma que sea leído y respondido? Curiosamente, en la eficacia de la comunicación por email sucede como en los anuncios de televisión: cuantos menos sean los spots que pasan ante nuestras retinas, mayor será el impacto del mensaje. Es la ley de la competencia, y esto es lo que se desprende de un estudio llevado a cabo por Yesware, del que se deduce que el mejor momento para conseguir que nuestro correo sea contestado (ojo, no sólo leído), es curiosamente durante los fines de semana a o a primera hora de la mañana muy temprano.

Se trata, en definitiva, de encontrar ese hueco antes de que comience el cotidiano bombardeo de mails, y lograr de esta manera que el destinatario no sólo lea, sino que, al contar con más tiempo, responda al correo.

Se lo estará planteando ¿cómo consigo enviar los correos importantes a las 6h de la mañana o en sábado? No siempre será necesario poner el despertador a horas intempestivas. Por fortuna, existen herramientas como BoomeranGmail que permiten programar el envío del mensaje a la hora que consideremos más oportuna, e incluso programar un aviso si no ha habido una respuesta a ese correo electrónico en concreto.

La idea fundamental de este tipo de herramientas reside en sacar el máximo provecho de algo tan cotidiano (y necesario) como el correo electrónico, y no olvidarse de lo que sucede confiando en la suerte una vez que pulsamos la tecla “enviar”.