Cuatro claves para gestionar nuestro tiempo desde el 'smartphone'
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elegir una buena 'app', usar los comandos de voz...

Cuatro claves para gestionar nuestro tiempo desde el 'smartphone'

El móvil es ya nuestra agenda particular, tanto en el terreno profesional como en el ámbito del ocio. ¿Cómo podemos exprimir este dispositivo para ahorrarnos tiempo en nuestro día a día?

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Google ha sido rotunda: en diez países el uso de sus servicios desde dispositivos móviles es ya superior al de los ordenadores, y esto es sólo el principio. Uno puede salir del trabajo o casa sin el portátil, pero jamás lo hará sin el móvil. Yes que este dispositivo se ha convertido ya en una segunda piel para el usuario, gobernando el grueso de su actividad.

El móvil es ya nuestra agenda particular, tanto en el terreno profesional como en el ámbito del ocio. Su omnipresencia y la sincronización con servicios en la nube lo han convertido en nuestro asistente personal virtual. Ahora bien, ¿cómo organizar bien la agenda desde este dispositivo para ahorrarnos tiempo al terminar la jornada?

Si logramos emplear bien el terminal de cara a la organización de citas, conseguiremos ahorrarnos tiempo al llegar a la oficina y, desde luego, liberar a nuestra cabeza del temido “tengo que apuntar” que nos martillea a lo largo del día. Estos son algunos de los pasos que hay que seguir:

1.Anotar la cita en el momento. No hay nada peor en la gestión de la productividad personal que dejar cosas en el aire. Si nos llaman por teléfono y nos proponen una reunión, lo más recomendable es echar un ojo a la agenda y cerrar (al menos de forma provisional), la cita. Pero, ¿cómo apuntar una cita en el mismo móvil desde el que estamos hablando?

La mejor opción es activar el altavoz del dispositivo y abrir el calendario para comprobar la disponibilidad. Es importante anotar la cita propuesta y verificar de viva voz los detalles de la misma: el cerebro humano no es multitarea y mantener una conversación al tiempo que se habla puede provocar un error a la hora de apuntar.

2.¿Cita o recordatorio?En la gestión del tiempo nos encontramos a lo largo del día con compromisos difícilmente clasiflicables. Y Apple, la gran maestra de lo simple, lo vio claro: una cosa son las citas y otra los recordatorios, creando una aplicación al efecto. La distinción es clave, porque nos ayudará a liberar la agenda de compromisos que no son tales y no deberían estar ahí.

¿Cómo distinguirlos? Una cita viene siempre acompañada de día y hora de celebración, mientras que un recordatorio no tiene una ubicación exacta en el calendario. De esta forma, las reuniones ocuparán un espacio concreto en nuestras agendas, pero actividades como “entregar el proyecto” tendrán su vencimiento en un día o semana. La distinción es importante, pero la contrapartida es que nos obligará a gestionar dos aplicaciones diferentes, aunque cada vez son más las que integran todo en uno.

3.Escoger una buena aplicación. Ahora que hablamos de aplicaciones, si hay una inversión en tiempo que merezca la pena, reside en escoger la app que nos ayude a organizar la agenda. Y si quieren un consejo, lo mejor es escoger aplicaciones que acepten el uso del lenguaje natural (por ejemplo, “reunión el martes que viene a las 5”), puesto que simplificará enormemente el uso de la agenda desde el móvil.

Timeful va conociendo mediante una sencilla acumulación de datos, los hábitos de uso del usuario

Sorprende comprobar la eficacia de este sistema de entrada de citas, que nos evita tener que desplazarnos por el calendario para escoger fecha y hora. En este sentido, Google ha dado un paso adelante esta semana adquiriendo Timeful, una aplicación que añade un ingrediente adicional a esta fórmula: el uso de algoritmos.

Timeful va conociendo mediante una sencilla acumulación de datos, los hábitos del usuario y de esta manera propone huecos en la agenda para celebrar reuniones futuras. Un enfoque diferente pero muy interesante. Sunrise en Android o Fantastical en iOS son de las alternativas más populares.

4.Utilización de comandos de voz. Sí, todos conocemos la frustrante experiencia de intentar dar instrucciones al móvil y que, bien sea por el ruido ambiental o bien por no comprender algunos términos, resulte imposible añadir una cita de viva voz. Pues bien, si en algo resultan útiles los diferentes asistentes de voz es sin duda en la anotación de citas: Google Now en Android y Siri en iOS, son las soluciones aportadas por las plataformas, aunque el usuario contará con más opciones, bien sean de los propios fabricantes de móviles como de desarrolladores externos.

La idea básica es poder simplificar el proceso de entrada de datos y mediante una simple pulsación de un botón, indicar al sistema que nos recuerde llamar a alguien o nos apunte en la agenda una reunión. Es posible que resulte un poco complejo al principio, pero con el hábito se logra hasta emplear desde el manos libres del coche.

Evidentemente, todos estos trucos parten de la base de que la agenda del móvil y la del ordenador están correctamente sincronizadas y de esta manera nos evitamos duplicidades, o por el contrario, añadir compromisos en fechas ya ocupadas.

Una vez dominados estos pasos, uno puede aventurarse a sofisticarlos incorporando las direcciones en la cita (algo que nos vendrá de perlas para activar el navegador de forma automática y saber cómo llegar en coche), o bien emplear joyas como Evernote, que permite enriquecer cualquier elemento mediante una nota de voz, texto o documento que convierte como por arte de magia en un link que luego podremos pegar en la cita.

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