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Un búnker en Madrid protege tus documentos
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gestionan millones de archivos en papel

Un búnker en Madrid protege tus documentos

Con más de 750 clientes, la empresa española ADEA se encarga de gestionar, proteger y archivar documentos con la más alta seguridad informática

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En ocasiones por problemas de espacio y de tiempo resulta realmente difícil guardar todos losdocumentos de una forma ordenada y, lo más importante, fácil de encontrar. Un lugar que te dice dónde tienes las cosas, que si las necesitas te las lleva a casa y, que además, te las cuida, puede ser ungran aliado. Deesta formase presentaAdea, la compañíade ingeniería documental que trata de evitar ese mismo mal agrandes y pequeñas empresas.

Con 750 clientes e instalaciones en España, Portugal y Colombia, el centro españolresalta la importancia de la tecnología a la hora de custodiar y archivar la información que sus usuarios consideren importante.

El papel, el material más barato y eficiente

Contratos, información financiera, historias sanitarias...Adea nacepara gestionar archivos y algo fundamental para su buen funcionamiento es la custodia de la información que reciben, tener unespacio para todos los tipos de documentosque las empresas quieren proteger.

El proceso es sencillo, aunque la prevención y seguridad en cada una de sus partestiende a complicarlo. "Una vez el cliente sabe qué es lo que quiere archivar y cómo se le da un código con el que se limitael acceso a la información, una referencia única.Al fin y al cabo, este trabajo requiere hacer ingeniería, arquitectura, tener unas capacidades de movimiento, adecuación del transporte..." cuenta JesúsPérez Narezo, su Director General.

Con una capacidad total de 2,5 millones de contenedores capaces de almacenar tres mil millones de papeles en sólo una de sus instalaciones,muchos de los archivosque se guardan en Adea no registran ningún movimiento a lo largo de su vida pero en el caso de realizar una consulta (el cliente puede tener el papel físico solo 4 horas después de realizarla)se pone en marcha todo un engranaje informático.

"Necesitas una información mixta del cliente y de la empresa, sin ella no se podría encontrar nada. Aún asi la parte más importante y a destacar es la trazabilidad: que el cliente nunca pierda de vista en qué lugarse encuentra el documento durante el recorrido", avisa a Teknautas Beatriz Pérez Piqueras,encargada de la Dirección de LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) y Calidad.

En ocasiones Adea ha recibido la visita de interventores judiciales que buscan recoger cierta información, pero acceder a las cuentas a veces no resulta tan sencillo. "Nosotros siempre vamos a hacer lo que marca la ley pero sólo conocemos el contenido a nivel de referencia documental. Sus cajas son siempre anónimas si ellos lo piden así". De todas formas,con un contrato por el que losclientes aseguran que lo guardado son documentos, y que es eso lo que se encuentra dentro, la actividad es perfectamente legal.Siempre contiempo para casos anecdóticos:"en una ocasión nos encontramos adornosde navidad".

Cuando preguntamos a Jesús Pérezpor el futuro del papel lo tiene claro. “El papel no va a desaparecer. No existe un sistema más barato y más rápido que este. Es cierto que cuando subimos material a la redsu vida es más extensible, pero al papel le queda mucho recorrido”.

AdeaNet y la Ley de Protección de Datos

Por debajo de todo el sistema que se ve a simple vista existe una gestión de archivo digital llevada a cabo por AdeaNet,una base de datos que controla la producción interna y que permite la conexión con los clientes. “Una vez que tu firmas algo ese documento ya tiene validez jurídica. Nosotros trabajamos a partir de ese momento”.

Adea.net, la llave de la empresa,en la actualidadda servicio a 23.000 clientes con perfiles distintos. Además trabaja con diferentes procesos como el cumplimiento normativo o la confidencialidad del personal, lo que dificulta el acceso por parte de terceros a la información almacenada. "Cuando traes un archivoel cliente debedecidir qué personas pueden acceder a él. A partir de ahí ya se activa toda la tecnología para restringir su acceso", cuenta Jesús. "No se atienden consultas por teléfono, por ejemplo", añade Beatriz.

Además de este software, si hay partes que necesitan que su documentación se vea en todo el mundo se procedería a sudigitalización. "Recordamos a nuestros clientes que siempre se deben controlar las copias (la Ley Orgánica de Protección de Datos también lo exige). La copia en papel es difícil que salga de la instalación, sin embargo, la copia digital es muy volátil".

Adea fue la primera empresa del sector en salir a la nube y esto implica un coste:"se trata de varios millones de ficheros a los cuales les tienes que hacer un back up - copia de seguridad- todos los días, digitalmente hablando tiene un coste muy alto".

“Sería imposible entender a la empresa sin la tecnología. Tienes codificada toda la información y además automatizados todos los procesos. Cada cosa que vayas a hacer esta tecnificada:la destrucción, la emisión de un certificado.Desde el momento en el que yo recojo un archivo la ley de protección de datos hace que la custodia de ese archivo pase a ser mía".

La seguridad, fundamental en la ingeniería documental

Para la empresa lo más importante es que no se pierda un documentoy a pesar de la gran cantidad de tráfico de información que mueven a diario nunca se ha dado el caso.“Es muy importante la prevención, vital porque te da una alerta temprana de algo, que en el menor de los casos puede ser polvo pero que también puede darte el aviso de nuestro gran enemigo:el fuego". Con sistemas muy sensibles de alarma, los trabajadores cuentan con 30 segundos para llegar al punto y confirmar o denegar el aviso. "Yo asumo un nivel de riesgo a partir del cual tengo que poner todas las medidas de seguridad, retomar su servicio en X horas".

A través de todo el sistema de gestión interna y la metodología de trabajo se sabe en todo momento donde se encuentra el archivo, pero no sólo eso, las luces de detectores de presencia, las tuberías antiincendio, los materiales que impiden que se produzca electricidad estática y que una chispa pueda saltar en cualquier momento…todas las medidas parecen pocas.

¿La tecnología más sofisticada? Un búnker que recoge la información más valorada de sus clientes. “Antes se guardaban en cajas de seguridad en los bancos, ahora con las técnicas más novedosas logramos proteger la documentación al 100%”.La sala, siempre a la misma temperatura (20-22º) y al mismo nivel de humedad (40-45), tiene un sistema de extinción por gas y no por agua para evitar los incendios. Además se trata de un lugar des ionizado, permitiendo que cualquier elemento magnético como puede ser un vídeo, no se vean dañados

El resto de información se coloca en unos contenedores de cartón patentados por la empresa y resistentes a la humedad que pueden guardar hasta 15 kilos y soportar su propio peso y el de tres cajas más. "Con la crisis hemos notado una mayor externalización de documentos por parte de las empresas, sin embargo, la gente tiende cada vez más a regatear los precios (se paga 30 céntimos al mes por cada contenedor)".

La nave más grande de la compañía, con 21 metros de altura (7 pisos) se encuentra vigilada en todo momento por 84 cámaras, centrales de alarma y seguimiento de la flota por GPS, además de un acceso por huella dactilar en todas las instalaciones.

En todos los centros de procesos de datos existen niveles de seguridad y ellos tienen un taller 3 con un proveedor de servicios llamado Gigas que les ha permitido creardentro de la nube un entorno privado virtual."Estamos en la nube pero dentro de unos servidores en un entorno securizado".

Final del proceso: destrucción de los archivos

Todo documento tiene un final de ciclo. Cuando el Key User –cliente que coordina su proceso documental- ya no desea mantener su informaciónen la empresa tiene dos opciones: o bien la recogey se encarga de ella o puede decidir destruirla, haciendo caso a la ley y permitiendo quelos documentos se queden en un estado totalmente ilegible.

“Alguien tiene que dar la orden y estar autorizado para hacerlo”. Como exige la ley de protección de datosla destrucción debe ser de forma segura y certificada, se registra la petición y se destruirá a un nivel confidencial 7, el máximo, independientemente de qué trate el archivo.

Adea cuenta con diferentes instalaciones repartidas por la geografía española, además de en Lisboa, pero recientementehan sumadoa Colombia a su lista. “El crecimiento constante, las condiciones políticas estables… Colombia ofrece garantías similares e incluso, en ocasiones, superiores a las que puede darnos España. Además, gracias a ellos contamos con un software de gestión de activos que utilizaremos en nuestro país”, explica Narezo.

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