Así funciona el sistema de Cuatrecasas para ofrecer precios cerrados a sus clientes

La petición es prácticamente unánime: los abogados de empresa quieren que sus despachos les ofrezcan precios cerrados. De acuerdo con una encuesta realizada por Esade el año pasado, el 87% de los in house encuestados señalaron este método como su modelo de facturación predilecto, frente a un insignificante 2% que se inclinó por la facturación por horas. Las ventajas que ofrece una tarifa cerrada son múltiples: mayor seguridad, estabilidad y capacidad de organización. Muchos despachos son conscientes de esta preferencia y, aunque con resistencias, luchan por abandonar su tradicional sistema y adoptar otras soluciones.

Una de estas firmas es Cuatrecasas. Desde hace unos años, el bufete cuenta con una herramienta que le permite ofrecer a sus clientes precios aproximados de cada asunto en el momento en el que se produce el encargo. Se trata de un algoritmo que nació fruto de más de tres años de intenso trabajo, protagonizado, en gran medida, por el departamento de pricing de la firma.

Como relata el director del departamento, Borja Pascual, este proyecto se puso en marcha por dos cuestiones. Por un lado, porque era una demanda por parte de los clientes. "Desde hace tiempo vimos que querían precios cerrados. Les daba seguridad y tranquilidad, y se percibía como un valor añadido muy grande", comenta. Mientras que en los despachos anglosajones ya ofrecían la posibilidad de adelantar una tarifa aproximada desde hace un tiempo, esto todavía no había llegado al sector español, por lo que la implementación de este sistema se presentaba como una medida muy atractiva.

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Por otro lado, la existencia de sistema de cálculo de precios unificado para toda la firma se vio como un método para lanzar un mensaje de eficiencia y cohesión interna. "Al ser un despacho tan grande, vimos que había divisiones en cada área, cada socio tenía muy establecidos sus honorarios", señala Pascual. Con el algoritmo, sin embargo, se homogeneiza el contenido de las propuestas y, en consecuencia, el precio dependiendo de cada operación y tipo de asesoramiento. De este modo, la herramienta no se limita a ofrecer un precio fijo al cliente, "sino que aporta un valor añadido y una seguridad que es de mucha utilidad al bufete", subraya el director.

Del Excel al algoritmo

Este sistema no llegó a Cuatrecasas de un día para otro, sino que fue un proceso gradual. "Empezó siendo simplemente un Excel en el que apuntábamos manualmente los datos de cada operación", describe Pascual. Solo lo utilizaban para las operaciones de M&A y, en concreto, para los procesos de due digilence. Sin embargo, la progresiva profesionalización de la herramienta por parte del equipo de pricing y la aceptación por parte de los clientes lograron que, poco a poco, se fuera extendiendo por todos los departamentos del despacho. Actualmente, la emplean todos los abogados de la firma para operaciones de cualquier ámbito del derecho.

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¿Cómo funciona? Cada vez que llega un asunto nuevo, el algoritmo pide una serie de datos generales sobre el encargo, como la tipología, el sector al que pertenece la compañía o el número de empleados. Dependiendo de qué tipo de operación se trate, el sistema hace preguntas más concretas para entender al máximo los detalles del asunto y, por tanto, su complejidad. Así, por ejemplo, en una operación de compraventa de una empresa, se tendrán en cuenta desde el tamaño de la entidad hasta detalles como el porcentaje de acciones que se adquieren (no es lo mismo la adquisición del 100% de las acciones que entrar como socio mayoritario con un 20%). "La dirección de las preguntas es de macro a micro", resume el director.

Asimismo, el algoritmo permite al abogado señalar qué elementos tienen más peso (hay operaciones en las que el sector de la compañía puede suponer un extra de complejidad, mientras que, en otras, el tamaño de la compañía jugará un papel especialmente relevante). Con esta información, el sistema calcula el volumen de recursos que la firma necesita para afrontar la tarea y los costes asociados. Es decir, desde las horas que dedicarán cada tipo de profesional, distinguiendo entre socio y letrados de otras categorías, como otros gastos relacionados con la organización.

Una vez hecho el análisis de la operación, la herramienta rebusca en su base de datos —compuesta por información de asuntos que han llevado desde Cuatrecasas en los últimos tres años— y compara el asunto descrito con otros llevados a cabo en el pasado. Entonces, ofrece una horquilla de tarifa aproximada, que es la que se presenta al cliente. "En función de la tipología de operación, el margen de error será mayor o menor, pero la diferencia suele estar entre un 20 o 30%", describe el letrado.

Como regla general, los abogados que utilizan la herramienta deben respetar el resultado y evitar desviaciones. Especialmente, matiza Pascual, a la baja. "Menos del mínimo no se puede bajar, está estipulado por el Consejo. Si lo haces, debes justificarlo", asevera. Lo mismo ocurre al superar el máximo fijado, aunque el abogado reconoce que es más fácil que esto ocurra. "El objetivo es dar seguridad, por lo que es necesario ser coherentes y respetar la metodología", explica.

Aunque Pascual celebra el desarrollo actual de la herramienta, insiste en que todavía queda mucho margen de mejora. De hecho, está en un proceso constante de revisión y perfeccionamiento, y desde pricing siguen engordando diariamente la base de datos con los asuntos que resuelven para dotar de exactitud al sistema.