¿Puede una empresa vigilar desde dónde trabajan sus empleados? PwC y EY lo hacen en UK

"Comenzaremos a compartir los datos de ubicación de su lugar de trabajo con usted mensualmente a partir de enero, al igual que lo hacemos con otros datos como las horas facturables. Esto ayudará a garantizar que la nueva política se aplique de manera justa y uniforme en toda nuestra empresa". Con estas palabras, PwC UK ha anunciado a sus empleados que va a monitorizar el lugar donde llevan a cabo su jornada laboral.

La encargada de hacerlo fue Laura Hinton, socia gerente de la firma británica de servicios profesionales. En un comunicado al que tuvo acceso el Financial Times informó a la plantilla de que el lugar donde trabajen dejará de ser un secreto en algo más de tres meses. La empresa ha avisado a sus 26.000 trabajadores en Reino Unido de que controlará su asistencia a la oficina de la misma forma que lo hace con sus horas facturables. ¿El objetivo?:Verificar que cumplen con su nueva política de teletrabajo.

La Big Four endurece en el Reino Unido su modelo de trabajo híbrido. A partir de enero de 2025, los trabajadores deberán acudir presencialmente, bien a la oficina, bien a la de sus clientes, tres días a la semana en lugar de dos. "Todos nos beneficiamos del impacto positivo de un enfoque híbrido, pero la orientación anterior de al menos dos o tres días a la semana estaba abierta a interpretación", comenta Hinton.

La socia gerente lo justifica diciendo que "al estar físicamente juntos, podemos ofrecer a los clientes una experiencia diferenciada y crear el entorno positivo de aprendizaje y entrenamiento que es clave para nuestro éxito".

PwC ha avisado a sus 26.000 trabajadores de UK que controlará su asistencia a la oficina igual que con sus horas facturables

De este modo, de acuerdo con el diario británico, PwC sabrá desde dónde están trabajando cada día sus empleados. Y otra firma rival, EY UK, ya lo hace también desde enero aunque, según afirma, con datos anonimizados. ¿Pero sería legal hacer esto mismo en España?.

Pues, en realidad, sí puede serlo. De hecho, Silvia Solé, socia de Laboral del despacho Pedrosa Lagos, asegura que ya hay casos aquí, que van incluso más allá de determinar desde dónde se ha conectado el trabajador a su ordenador. "Actualmente, en España ya se está geolocalizando a vehículos y a empleados en determinadas actividades, especialmente en el sector del transporte. La Sala IV del Tribunal Supremo ya señaló que ello sería lícito".

Así lo explica también Noé Fau, abogado del área laboral del bufete Ceca Magán, que indica que para que sea admisible la geolocalización de un empleado en España han de producirse una serie de condiciones.

"Actualmente, en España ya se está geolocalizando a vehículos y a empleados en determinadas actividades"

"En primer lugar, con carácter previo a la instalación de los dispositivos de geolocalización se exige al empresario un deber de información, incluyéndose: el sistema de localización que se va a utilizar; qué datos recoge ese sistema y qué uso o finalidad se hará de los datos obtenidos; la identidad del responsable de los datos y, por último, el procedimiento para ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión", explica Fau. De igual modo, el Comité de Empresa tendrá derecho a emitir un informe al respecto.

Por otro lado, para que la medida pueda ser ajustada a Derecho "se debe superar el juicio de ponderación en relación con la causa que alegue la empresa para geolocalizar. Así, dicha medida solo será lícita si cumple cuatro requisitos: idoneidad, necesidad, proporcionalidad y justificación", continúa.

Silvia Palacios, socia directora del área laboral del despacho Selier Abogados, argumenta que la geolocalización es un asunto que permite el Estatuto de los Trabajadores. Gracias a él, las compañías pueden "adoptar las medidas que estimen más oportunas para vigilar y controlar la actividad laboral de sus plantillas" siempre que se respete su dignidad. Entre estas medidas, "es posible utilizar sistemas de geolocalización".

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Ahora bien, Palacios puntualiza también en qué momentos se podría realizar el rastreo, ya que se debe cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. "Esta ley exige cumplir con el requisito de información previa a las personas trabajadoras afectadas sobre la existencia, características y finalidad de la implementación de sistemas de geolocalización, así como el posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento de datos y supresión. Esta información debe ser expresa, clara e inequívoca y también debe dirigirse a los representantes legales de las personas trabajadoras, quienes deben ser consultados antes de la implementación de cualquier sistema de control".

En el caso que exponía Solé, la Sala IV del TS lo consideraba lícito siempre y cuando el trabajador estuviera informado, geolocalizable solo durante la jornada laboral y que el dispositivo solo recogiese información sobre el movimiento y la localización (no pudiendo emitir imágenes o audios que pudieran atentar contra la intimidad del trabajador).

"La ley exige cumplir con el requisito de información previa a las personas afectadas por la implementación de geolocalización"

Además, la abogada de Selier recuerda que la Agencia Española de Protección de Datos establece que el uso de estos dispositivos "debe ser restrictivo", es decir, los datos obtenidos solo pueden emplearse para la finalidad específica que justificó su instalación. En este ejemplo de PwC, si la geolocalización se utiliza para registrar el horario y se justifica su implementación, y, por tanto, su legitimidad, en la obligación legal de registro de jornada, solo se podrá verificar la ubicación de las personas al inicio y al final de su jornada laboral, pero no durante toda la jornada.

De esta forma, "solo se consideran válidos aquellos medios de control que no tengan alternativas menos invasivas para el derecho a la intimidad de las personas trabajadoras", comenta Palacios. En estos casos, las compañías afectadas deberán cumplir rigurosamente con los criterios establecidos convencionalmente.

¿Podría demandar a la empresa?

El empleado puede decidir demandar a la compañía en ciertos casos. Primero, si una persona trabajadora entiende que su empresa no ha respetado los requisitos legalmente exigidos para implementar un sistema de geolocalización, como la falta de información previa, podría tomar acciones legales.

Asimismo, si cree que la medida es desproporcionada e innecesaria para la finalidad pretendida o que la empresa utiliza los datos obtenidos con un objetivo más amplio que el comunicado inicialmente, "tiene varias acciones legales a su disposición", dice Palacios.

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"En primer lugar, puede presentar una demanda por vulneración de derechos fundamentales, en concreto del derecho a la intimidad y a la protección de datos, instando que se declare nula la instalación del dispositivo de control y que se ordene el cese inmediato de su uso. Además, en la demanda la persona afectada puede solicitar una indemnización por daños y perjuicios", expresa.

Por último, la abogada explica que "la persona trabajadora puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, la cual, en el caso de detectar irregularidades, puede imponer importantes sanciones a la empresa".