Cómo puede una pyme ahorrar dinero al digitalizar su empresa (y por qué este mes es clave)

Vivimos una época de cambios. A estas alturas, recurrimos a internet para prácticamente todo: desde acudir a las redes sociales de cualquier restaurante antes de visitarlo, hasta comprar unos altavoces para los que, hasta hace no demasiado tiempo, probablemente hubiéramos confiado en una tienda física. España, de hecho, con un 6% fue el país europeo donde más creció el ‘ecommerce’ durante los tres primeros meses del año, según un estudio de Salesforce. Un porcentaje que se suma al subidón del 70% que vivió durante el mismo periodo del pasado año. El tráfico de los establecimientos ‘online’ también ha experimentado un ‘boom’ con un 14% más durante el primer trimestre.

¿Están preparadas las empresas españolas para este nuevo escenario? Lo cierto es que las de mayor tamaño llevan años trabajando en ello. Y no solo para incrementar su presencia en la web, también para mejorar su competitividad. Hablamos, entre otras cosas, de perfeccionar las herramientas digitales que permiten el teletrabajo (videoconferencias, compatibilidad de aparatos electrónicos…) o de gestionar la actividad del grupo de forma automática, desde la contabilidad hasta las facturaciones, la logística o las ventas.

Pero estas solo suponen el 1% del tejido empresarial, el 99% restante son pymes; ¿están ellas igual de preparadas? Según el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad, no del todo; o, al menos, no al mismo nivel: solo el 35% están digitalizadas a día de hoy, a diferencia de las más grandes, cuyo porcentaje alcanza el 68%. La buena noticia es que aquellas que quieran dar el paso tienen ahora la posibilidad de hacerlo ahorrándose una buena cantidad de dinero. Con las ayudas que ha puesto en marcha el Gobierno a través del programa Kit Digital, podrán recibir subvenciones de hasta 12.000 euros.

Precisamente, con posibilidad de recibir esta cantidad, la primera convocatoria se abrió el pasado mes de marzo y está dirigida a compañías de entre 10 y 49 trabajadores. El plazo permanecerá abierto hasta el próximo 15 de septiembre, aunque se estima, por el número de solicitudes presentadas, según Eduardo Blanco Núñez, senior manager strategic R&D Projects Grupo MásMóvil, que ya se ha consumido la totalidad de la cantidad asignada (600 millones de euros): “Estamos a tiempo de presentar la solicitud por si ocurre una nueva ampliación de presupuesto, pero hay pocas posibilidades. Las empresas que pertenezcan a este segmento tienen que pensar en prepararse para la convocatoria del próximo año”.

“Esto es la prueba de que el programa ha tenido muy buena acogida. De hecho, ya hay más de 20.000 empresas que tienen en sus manos el bono digital”, afirma Carmen Urraca, directora de Fondos Europeos en Banco Sabadell. La siguiente convocatoria, dirigida a compañías de tres a menos de diez empleados, está a la vuelta de la esquina: “Será publicada de forma inminente con subvenciones de 6.000 euros”, añade Urraca. Por su parte, los que quieran optar a la última de ellas, con 2.000 euros y para empresas con menos de tres empleados, tendrán que esperar hasta final de año, entre octubre y noviembre.

¿Qué podrán hacer las pymes con este dinero?

Las tecnologías que podrán adoptarse con los fondos se agrupan en tres bloques. El primero de ellos tiene que ver con la creación de páginas web, la gestión de redes sociales y el comercio electrónico. “La página web tiene que ser válida para cualquier dispositivo e incorporar todo lo necesario. Pero, aunque estar en internet es importante, si queremos posicionarnos como empresa, también tenemos que contar con una tienda ‘online’. Así, los catálogos de productos, los carritos de la compra de la web, la logística o los métodos de pago son algunas de las cosas que podremos abordar con las ayudas”, explica Alberto Díaz, responsable de Alianzas y Transformación Digital para empresas del Grupo MásMóvil.

El segundo bloque de soluciones está dirigido a la digitalización interna de la empresa. "Podemos, entre otras cosas, implantar un sistema CRM para almacenar la información de los clientes con total seguridad, accediendo cuando lo necesitemos y desde cualquier dispositivo”, dice Alberto Díaz. También es posible implantar sistemas similares para gestionar la actividad de la compañía: “La tecnología permite controlar la contabilidad, crear facturas personalizadas y supervisar los activos con la generación de informes, entre otras cosas”. Díaz recalca, además, la importancia de instaurar la factura electrónica: “Con ella ahorramos tiempo en las tareas administrativas. En territorios como Euskadi va a ser obligatorio y en el resto de territorios nacionales ya se están preparando los reglamentos”.

Las oficinas virtuales y la ciberseguridad suponen el tercer bloque. “El teletrabajo es el futuro e implantar herramientas para que los equipos puedan interaccionar de forma ‘online’, dispongan de más almacenamiento en la nube, agenden eventos o compartan dispositivos, entre otras cosas, es primordial. Como también lo es, por supuesto, garantizar la seguridad del acceso a internet de los empleados”, afirma Díaz.

Las empresas que quieran optar a esta ayuda, en primer lugar, “tendrán que realizar el Test de Diagnóstico Digital de 10 preguntas disponible en la página web de Acelera Pyme”, aclara Eduardo Blanco. Con esto, la solicitud puede tramitarla directamente el beneficiario a través de la sede electrónica de red.es. Tras este paso, “hay un proceso de evaluación por parte de la Administración de entre dos y tres meses. Se están resolviendo 2.000 expedientes semanales aproximadamente”, añade.

Tras recibir el bono digital, el beneficiario dispondrá de seis meses para formalizar la compra de soluciones. “Para ello, tendrá que contactar con un agente digitalizador -empresa que implanta las soluciones tecnológicas- registrado en la plataforma Acelera Pyme. Este se encargará de todo, desde la implantación de la tecnología, hasta la emisión de facturas y el cumplimiento de plazos”, dice Blanco. Porque “no se trata de comprar tecnología, sino de recibir un acompañamiento en todo el proceso. En este sentido, desde Banco Sabadell ponemos en contacto al beneficiario con el agente desde el primer momento y ofrecemos la cofinanciación del proyecto integral en el caso de que estas ayudas no sean suficientes”, concluye la Directora de Fondos Europeos en Banco Sabadell.