Las tecnologías que ayudan al área legal y fiscal de las empresas

Acceso e intercambios de información

En un mundo globalizado como el que tenemos se produce una situación de dobles consecuencias: por un lado, las empresas son cada vez más internacionales y amplían su ámbito de actuación a más países; por otro, la coexistencia de diferentes sistemas fiscales y tributarios genera un volumen de información nunca visto hasta ahora.

Por ello, los departamentos legales y fiscales se ven obligados a tener en cuenta todos estos datos, cuando el acceso a las fuentes de información no siempre es sencillo, consumiendo gran parte del tiempo de los distintos equipos. Además, aún muchas empresas hacen esta labor de manera manual, con lo que acaban siendo ineficientes. En este sentido, la tecnología se convierte en un componente clave para gestionar todos los datos necesarios.

Digitalización de los reguladores

No solo las empresas se están digitalizando. Las diferentes instituciones públicas y reguladores también llevan años integrando la tecnología, ya sea gestionando sus propios procesos internos, solicitando información a las compañías o ejecutando sus acciones de ámbito fiscal.

Hay varios ejemplos de ello. La Unión Europea, por ejemplo, lanzó hace tiempo el Electronic Tax Management System (ETMS), un sistema de envío y recepción ‘online’ de documentación relacionada con el pago de impuestos a nivel europeo. Es algo que también está pasando en Reino Unido (que ha invertido 1.300 millones de libras para digitalizar estos procesos), en Estados Unidos (cuyo sistema Modernized e-Filing interactúa con los contribuyentes incluso en redes sociales) o en China (que cuenta con una herramienta digital para analizar el riesgo fiscal de muchas empresas).

Transparencia a nivel global

La globalidad de las empresas ha hecho que los gobiernos de muchos países se preocupen especialmente por la transparencia, todo ello con el objetivo de asegurar de que cada compañía realiza las gestiones requeridas por cada jurisdicción de acuerdo con su normativa local.

En este aspecto la tecnología también está asumiendo un papel esencial. No solo porque permita aumentar los niveles de transparencia, sino también porque acelera y hace más eficientes las comunicaciones entre la administración pública y las propias compañías en caso de que sea necesario cualquier tipo de requerimiento.

¿Qué deben cambiar las compañías?

Digitalizar parte de las tareas legales y fiscales de una compañía, no consiste en desentenderse de la supervisión. “En ocasiones se asocia la digitalización únicamente con pulsar un botón para que los contratos y declaraciones se preparen automáticamente. Pero la transformación digital va mucho más allá”, asegura Miguel Arias, socio responsable de Innovación y Tecnología de KPMG Abogados. “Además, para llegar a este grado de automatización tenemos que contar con datos fiables, procesos estandarizados, una correcta supervisión y recursos adecuados”.

Para una verdadera transformación digital en los ámbitos legales y fiscales, por tanto, cualquier empresa debe afrontar una serie de pasos para que su transición sea efectiva:

1.- Manejo de información masiva

Una compañía con actividad en varios países y jurisdicciones, a medida que aumente sus ámbitos de negocio, va a tener que lidiar con una cantidad de información prácticamente inasumible por el cerebro humano. Es aquí donde entran en juego tecnologías como la computación cognitiva, que es capaz de recopilar información masiva y centralizada, analizarla y elaborar modelos predictivos a partir de ella. Este tipo de tecnologías se encuentran en soluciones como KPMG Katalyst, que incluyen procesos de digitalización de procesos, datos y documentos, así como de visualización y explotación de datos o de robotización de dichos procesos.

Para llevar a cabo estas labores, eso sí, “los despachos tenemos la responsabilidad de estar continuamente al tanto del proceso de transformación de las autoridades fiscales, mantener informados a nuestros clientes en tiempo real y acompañarles en su proceso de transformación digital”, asegura Miguel Arias. Y en lo que atañe a los departamentos legales y fiscales, "deben considerar una gestión diferenciada entre ‘compliance’ y asesoramiento. Existe un mayor apalancamiento en la tecnología en los procesos de ‘compliance’ (requerimientos de información periódicos para el cumplimiento legal y fiscal), mientras que, por otro lado, a través del tratamiento inteligente de los datos se puede prestar un asesoramiento más personalizado, técnico y de mayor valor a la compañía”.

2.- Eficiencia operativa

La gestión y manejo de grandes volúmenes de datos pueden traer consigo un aumento de la ineficiencia en los procesos. Incluso recurriendo a la tecnología, si no está desarrollada para analizar debidamente la información, puede provocar retrasos en los procesos. En este sentido, las empresas que apuestan por la transformación digital de su función fiscal y legal no solo deben incorporar nuevas tecnologías, sino analizar cuál de ellas está más enfocada a sus necesidades concretas y le permitirá, de este modo, que sus procesos internos a nivel legal y fiscal sean más eficientes.

3.- Cambio cultural

La transformación siempre genera dudas y miedos en cualquier tipo de organización. Pero, aunque la incertidumbre sea legítima, nunca podrá ser una excusa, con lo que la transformación digital debe ir previamente acompañada por un cambio cultural que impregne toda la compañía y sea liderada, sobre todo, por sus más altos ejecutivos. Solo de esta manera se podrá evolucionar en la forma de trabajar de todos los empleados, sea cual sea su departamento, y en la forma de adoptar las mejores tecnologías.

Para Miguel Arias, de hecho, "la tecnología es solamente un componente integral de la transformación de la función fiscal. Debe funcionar al unísono con los otros componentes para generar beneficios realmente efectivos tanto para el departamento como para la propia empresa".

4.- Apostar por habilidades STEM

En el marco de transformación de las compañías, el talento es esencial. Por ello, además de los perfiles tradicionales en las áreas fiscal y legal, comienzan a incorporarse profesionales con las denominadas habilidades STEM (matemática, ingenierías….), que facilitan el desarrollo de soluciones tecnológicas.

De hecho, los propios despachos que ayudan a las empresas en su proceso de transformación están integrando cada vez a más profesionales tecnológicos, cuya capacidad con nuevas tecnologías y herramientas es mayor, para que sepan recurrir a ellas con el objetivo de hacerlas esenciales en la gestión de procesos e información de su trabajo diario.

Para Miguel Arias, en definitiva, "no hacer nada no es una opción. La apatía, la aversión al cambio o la preocupación de que las autoridades puedan acceder a sus 'secretos' (riesgos y fallos en controles) son en una realidad un paso atrás, un estancamiento. Los departamentos deben abordar el proceso de transformación, una vez realizado el autoanálisis, con una estrategia clara y marcando unos objetivos necesarios, realistas y cuantificables.