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Menos gente, más espacio: así será la oficina el primer día

Ahora que el desconfinamiento se acerca, volver a la antigua normalidad será algo imposible. Las empresas trabajan a marchas forzadas para ver cómo será la nueva rutina

Foto: Oficinas vacías en Argentina. (EFE)
Oficinas vacías en Argentina. (EFE)
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Ahora que el teletrabajo se ha impuesto por causa de fuerza mayor, el nuevo reto será volver a la oficina. De un día para otro, cientos de organizaciones y empresas adaptaron sus dinámicas al trabajo en remoto, de manera que el reto ahora es adaptarse cuanto antes a la nueva normalidad, porque nada será como fue. Por eso, propietarios e inquilinos trabajan a marchas forzadas para definir el regreso sin referencias de las viejas rutinas.

Sin darnos cuenta, las semanas de confinamiento se han convertido en la mayor experiencia de laboratorio imaginable. Como explicaba Ángel Serrano, responsable de desarrollo de negocio de Savills Aguirre Newman, en un reciente webinar, el confinamiento se ha convertido en un "dinamizador de tendencias", con la digitalización de la economía como marco y el trabajador 'liquido' como sujeto del trabajo en remoto. El futuro ya es presente.

Aunque de manera intuitiva se pueda pensar que ya no se necesitarán tantos metros cuadrados por el impacto del teletrabajo, la realidad a corto plazo no parece esa. La mayor amenaza para la ocupación de oficinas será, en realidad, la actividad económica. A partir de esa premisa, la vuelta al lugar de trabajo físico girará en torno a un eje principal: la seguridad sanitaria. Este es ahora el nuevo paradigma que condicionará el uso de todos los espacios.

Por lo tanto, esa reasignación implicará menos densidad de trabajador por metro cuadrado. Como explican Bernardo Sesma y Rubén Carreño, responsables de Workplace en la consultora CBRE, "el número de puestos puede reducirse entre un 30-50%". Para evitar entornos estresados y cumplir con las recomendaciones o futuras normas sanitarias habrá que "ajustar los aforos, aplicar medidas de desinfección e incorporar nuevos hábitos de higiene".

Esta nueva normalidad será restrictiva en comparación con la vida anterior y por ello está cambiando la gestión de las organizaciones. Carreño y Sesma, que trabajan con referencias de sus compañeros asiáticos de la firma, tienen claro que espacios como los 'office' y comedores estarán cerrados o tendrán un uso limitado, con material de un solo uso, las salidas de la oficina (fumar) estarán restringidas y se fomentará la jornada continua.

Todo pasa por adaptar los espacios a la menor densidad de empleado por metro cuadrado

Hasta que haya vacuna, todo pasa por convertir la oficina en un entorno seguro para el empleado. "La respuesta ahora es sanitaria", responde Rafael de Ramón, consejero delegado de Utópicus, la división de alquiler flexible de Colonial, y una prueba de ello, en su caso, es la creación de la figura del "Health Manager". A partir de ahí, todo pasa por adaptar los espacios a la menor densidad de empleado por metro cuadrado y a la mayor rotación trabajo-oficina.

Además, para las primeras semanas, habrá que pensar en un regreso gradual. Para esta fase de transición, la prioridad será evitar riesgos, por lo que se tendrá en cuenta la trazabilidad desde casa al lugar de trabajo (penalizará el uso de transporte público), los espacios compartidos ('hot desking') pasarán a ser puestos fijos y las salas de reuniones tendrán un uso más limitado. Primarán tres máximas: distanciamiento, higiene y desinfección.

A medio plazo, las tecnologías pueden jugar un rol decisivo en esta nueva etapa. Carlos Aguayo, consejero delegado Intelsynet, consultora estratégica, apunta a soluciones 'contactless', como el reconocimiento facial, que eviten el contacto físico en zonas de uso común (ascensores, puertas de acceso, aseos…), y biométricas, para monitorizar la ocupación de los espacios, siempre ofreciendo garantías de prevención, eficiencia y 'compliance'.

Todos estos cambios podrían desembocar en algún certificado para los edificios de oficinas en clave sanitaria, como ya hacen los sellos LEED/BREEAM y Well para referirse a la eficiencia energética y al bienestar. Y aunque, de entrada, todas estas medidas implican costes para los propietarios, como apuntan desde CBRE, también es cierto que los inmuebles con estas características tienen mayor valor, pues contribuyen a conseguir mejores rentas.

Pese a la transformación inicial de las oficinas, esta situación sobrevenida ha demostrado algunas cosas buenas. Como recuerdan desde Utópicus, la cultura de las oficinas sin papel y sin puesto fijo ha hecho más fácil la desconexión a las organizaciones, aunque esta adopción del teletrabajo no quite sentido a la oficina, donde es probable que el trabajo individual desaparezca, para desarrollarse más un uso "como lugar de conexiones enriquecedoras".